Eksport av fakturaer til E-Financials (API)

Du kan koble sammen (integrere) Opter med E-Financials, og deretter kan du eksportere fakturaer fra Opter til E-Financials.

E-Financials er et regnskapsverktøy som tilbys av «RIK» (Estlands senter for registre og informasjonssystemer). Mer informasjon om E-Financials finner du på https://www.rik.ee/en/e-financials/introduction-e-financials.

Opplysninger som sendes fra Opter til E-Financial

Når du eksporterer fakturaer fra Opter til E-Financials, skjer følgende:

• Fakturaene eksporteres:

  • Opplysningene i fakturaoverskriften (det vil si fakturanummer, fakturadato, forfallsdato, betalingsbetingelser, fakturaens totalbeløp og så videre).

  • Alle fakturalinjer (det vil si ordrenummer, varenavn, beløp, regnskapskonto, merverdiavgiftssats og så videre).

  Mer informasjon er tilgjengelig i Fakturaen i E-Financials nedenfor.

• Kundeopplysninger eksporteres og oppdateres i E-Financials.

  Kundens navn og organisasjonsnummer sendes fra Opter til E-Financials. Kundens organisasjonsnummer brukes til å sammenstille kunder mellom Opter og E-Financials. Hvis kunden ikke finnes i E-Financials, prøver integrasjonen å opprette kunden i E-Financials.

• Hvis du ønsker det, kan den grafiske Opter-fakturaen med alle opplysninger legges ved som en PDF-fil. (Du foretar innstillingen i Trinn 2 nedenfor.)

Forutsetninger

API-nøkkel

For å kunne koble Opter til E-Financials, må dere opprette følgende i E-Financials:

• "API-nøkkel-ID" (API-nøkkel).

• "API-nøkkelpassord" (Passordet til API-nøkkelen).

• "API Public Key" (Offentlig API-nøkkel).

Deretter kopierer du API-nøkkelen, passordet og den offentlige API-nøkkelen og legger dem inn i Opter i Trinn 2 nedenfor.

Fakturanummer og fakturanummerserier

E-Financials godtar fakturanummer fra Opter. Vi anbefaler at dere sørger for at numrene på fakturaer som opprettes i Opter ikke kolliderer med numrene på eventuelle fakturaer som opprettes direkte i E-Financials. Dette kan dere løse ved å bruke forskjellige fakturanummer-serier i Opter og E-Financials.

Standardvaluta

Vi anbefaler at dere bruker euro (EUR) som standardvaluta i Opter. (Mer informasjon er tilgjengelig i Valuta (vindu) og Valutaer.)

Valutakoder

E-Financials og Opter bruker de samme valutakodene.

Valutakurser

Valutakursene i Opter overføres til E-Financials ved eksport av fakturaer.

Kontonummer og merverdiavgiftssatser

Regnskapskontonumrene og merverdiavgiftssatsene som brukes i Opter, må finnes i E-Financials, og hvert regnskapskonto må ha riktig merverdiavgiftssats både i Opter og E-Financials.

Kundens momsregistreringsnummer

Hvis en kunde skal faktureres med 0 % merverdiavgift, må kunden ha et merverdiavgiftsnummer i Opter.

Kundens organisasjonsnummer

Kundens organisasjonsnummer brukes til å samkjøre kunder mellom Opter og E-Financials ved eksport av fakturaer.

Prosjekt

Prosjektene som brukes i Opter, må finnes i E-Financials. I Opter finner du resultatenheterna under Økonomi > Resultatenheter.

Bankkontonummer (IBAN)

Kontorets eller regionens IBAN i Opter må stemme overens med et bankkontonummer i E-Financials.

I Opter, avhengig av om dere bruker IBAN for kontoret eller regionen:

• For kontoret, klikk på Innstillinger > Kontor og fanen Fakturabetaling. Sjekk at det riktige bankkontonummeret står oppført i feltet IBAN.

• For regionen, klikk på Økonomi > Regioner og fanen Betalingsinformasjon. Sjekk at det riktige bankkontonummeret står oppført i feltet IBAN. Merk av i feltet IBAN for alle regioner.

Trinn 1: Sjekk Konteringsskjema kundefordringer og Momssatser

Kontonumrene og merverdiavgiftssatsene som brukes i Opter, må finnes i E-Financials, og hvert konto må ha riktig merverdiavgiftssats både i Opter og E-Financials.

Gjør følgende for å kontrollere at du har riktig regnskapskontonummer og merverdiavgiftssatser i Opter:

1. Klikk på Økonomi > Konteringsskjema kundefordringer.

   

   Bildet viser hvordan det kan se ut i vinduet Konteringsskjema kundefordringer.

2. I feltet Kundefordringer må du kontrollere at du har konto «1210». Dette er viktig for at eksporten av fakturaer til E-Financials skal fungere.

   Hvis du ikke har det, klikker du på ved siden av rullegardinmenyen. Vinduet Konto åpnes. Klikk på Ny og gi kontoen et Navn ( «1210») og et Beskrivelse (f.eks. «E-Financials Kundefordringer»). Klikk på Lagre.

3. I vinduet Konteringsskjema kundefordringer må du kontrollere at de øvrige kontoene er de samme som brukes i E-Financials.

   Hvis du vil endre noe, klikker du på ved siden av rullegardinmenyene.

   Klikk på Lagre når du er ferdig.

4. Hvis du har flere innstillinger i listen til venstre i vinduet Konteringsskjema kundefordringer, velger du den for E-Financials som standard ved å merke den i listen og deretter klikke på Standard øverst i menyen. (Innstillingen lagres automatisk.)

5. Klikk på Økonomi > Kontoer. Sjekk at dere har de samme salgskontoene i Opter og E-Financials:

   • For eksempel "3100 – E-Financials Salg av varer i Estland (full merverdiavgiftssats)", dette kontoet er nødvendig for at fakturaeksporten til E-Financials skal fungere.

     

     Bildet viser hvordan det kan se ut i vinduet Konto. Mer informasjon er tilgjengelig i Konto (vindu).

   • Dere trenger sannsynligvis også en konto for salg innenfor EU (0 % moms), f.eks. "3520 – E-Financials Salg av tjenester i EU (mva 0 %)".

6. Klikk på Økonomi > MVA-sats, og sjekk at merverdiavgiftssatsene er riktig angitt. (Mer informasjon er tilgjengelig i Registrere momssatser og Momssatser (vindu).)

   Du trenger sannsynligvis en merverdiavgiftssats på 24 % og en på 0 %.

   • Moms på 24 %: Konto «3100» er knyttet til en merverdiavgiftssats på 24 % i E-Financials. Velg konto «3100» i rullegardinmenyen Konto salg (og sannsynligvis også i rullegardinmenyen Konto diff).

   • Moms på 0 %: Hvis det brukes en 0-sats (0 % moms) ved salg innenfor EU, er det viktig at du merker av i avmerkingsboksen EU-moms.

   Klikk på Lagre for å lagre alle endringer.

7. Hvis en kunde skal faktureres med 0 % merverdiavgift, må kunden ha et merverdiavgiftsnummer i Opter. Kontroller at kunden har en MVA-nummer i Opter ved å klikke på Register > Kunder og fanen Detaljer.

8. Klikk på Innstillinger > Kontor og fanen Fakturainnstillinger. Kontroller at KID-nummertype er satt til Finsk.

Trinn 2: Opprett en fakturaeksport for E-Financials i Opter

1. Klikk på Økonomi > Faktura > Fakturaeksport og opprett en ny fakturaeksport ved å klikke på Ny. Følgende felter må fylles ut på fanen Standard:

   • Navn: For eksempel «E-Financials (API)».

   • Rapport: Ingen.

   • Type: E-Financials.

   • Tegnkoding: UTF-8.

   • Passord: Passordet til API-nøkkelen ("API Key Password"). (Kopier den fra tekstfilen (fra E-Financials) og lim den inn her. Mer informasjon er tilgjengelig i seksjonen API-nøkkel ovenfor.)

   • Merk av i boksen Inkluder PDF-kopi hvis du ønsker at Opter-fakturaen skal legges ved i PDF-format.

     I E-Financials er det ikke mulig å oppgi alle opplysningene man kanskje ønsker å ha med på en transportfaktura, som avstand, vekt, fraktbrevnummer og så videre. Derfor opprettes den grafiske fakturaen med alle opplysningene i Opter og sendes videre til E-Financials som en PDF-fil.

   

2. Klikk på Lagre for å lagre alle endringer.

3. Klikk på fanen Filoverføring. Følgende felt må fylles ut:

   • Klientidentitet: API-nøkkel( "API Key Id"). (Kopier den fra tekstfilen (fra E-Financials) og lim den inn her. Mer informasjon er tilgjengelig i seksjonen API-nøkkel ovenfor.)

   • Klientnøkkel: Offentlig API-nøkkel ("API Public Key"). (Kopier den fra tekstfilen (fra E-Financials) og lim den inn her. Mer informasjon er tilgjengelig i seksjonen API-nøkkel ovenfor.)

   

4. Klikk på Lagre for å lagre alle endringer.

Trinn 3: Legg til fakturaeksporten i en fakturaeksportgruppe

For å opprette en ny fakturaeksportinnstilling (det vil si en gruppe av eksporter) eller for å sjekke om det allerede finnes en fakturaeksportinnstilling (gruppe) der du ønsker å legge til fakturaeksporten til E-Financials, gjør du følgende:

1. Klikk på Økonomi > Faktura > Fakturaeksportinnstillinger.

2. Sjekk listen til venstre for å se om det allerede finnes en fakturaeksportinnstilling (gruppe) der du ønsker å legge til E-Financials-eksporten. Klikk på fakturaeksportinnstillingen og merk av i boksen for «E-Financials (API)» (eller det navnet du ga fakturaeksporten) under Eksportere.

   Hvis det ikke finnes noen fakturaeksportinnstilling (gruppe) der du ønsker å legge til E-Financials-eksporten, oppretter du en ny. Klikk på og gi fakturaeksportinnstillingen et navn, for eksempel «E-Financials (API)». Merk av i boksen for «E-Financials (API)» (eller det navnet du ga fakturaeksporten) under Eksportere.

3. Klikk på Lagre for å lagre alle endringer.

4. Velg hvilken av fakturaeksportinnstillingene som skal være standard. For å velge E-Financials (API) som standard, merk av for «E-Financials (API)» i listen til venstre og klikk på .

5. For å sikre at alle fakturaer blir ført i E-Financials, må du merke av for «E-Financials (API)»-eksporten for alle eksportinnstillinger (grupper).

6. Klikk på Lagre for å lagre alle endringer.

7. Hvis du vil angi hvilken fakturaeksportinnstilling (gruppe) som gjelder for en bestemt kunde, klikker du på Register > Kunder og søker opp kunden du ønsker å gjøre innstillingen for. Klikk på fanen Faktureringsinformasjon og velg fakturaeksportinnstilling (gruppe) i rullegardinmenyen Fakturaeksportinnstilling. Klikk på Lagre for å lagre alle endringer.

Trinn 4: Eksporter fakturaene til E-Financials

Du kan eksportere fakturainformasjonen fra Opter samtidig som du avslutter en fakturaperiode, eller etterpå, siden du kan velge om du vil eksportere hele fakturaperioder eller enkeltfakturaer.

Slik gjør du:

1. I Opter klikker du på Økonomi > Faktura > Faktura.

2. Merk av fakturaen eller fakturaperioden du ønsker å eksportere, høyreklikk og velg Eksporter.

3. Klikk på Eksporter og send for å eksportere fakturaen eller fakturaperioden til E-Financials.

   I vinduet Fakturaeksport i Opter vises antall fakturaer som skal eksporteres og antall eksporterte fakturaer, samt en fremdriftsindikator (lengst nede i vinduet). Fremdriftsindikatoren blir helt grønn når fakturaeksporten er fullført.

   Hvis fakturaeksporten mislykkes, blir fremdriftslinjen grå, og det står at eksporten mislyktes. Hvis eksporten mislyktes, vises en feilmelding, se Feilmeldinger nedenfor.

Fakturaen i E-Financials

Informasjonsfeltene på fakturaen i E-Financials kan endres, men i skrivende stund vises blant annet følgende opplysninger, se tabellen.

Feltnavn	Beskrivelse
"Fakturadato"	Her vises fakturadatoen.
"Fakturafil"	Her kan du klikke hvis du ønsker å laste ned Opter-fakturaen (i PDF-format). (Opter-fakturaen blir sendt med i eksporten til E-Financials hvis du har merket av i boksen Inkluder PDF-kopi i Trinn 2 ovenfor.)
"Fakturanummer"	Her vises fakturanummeret. Fakturanummeret kommer fra Opter, og den eksporterte fakturaen har nå samme nummer i E-Financials. Mer informasjon er tilgjengelig i Fakturanummer og fakturanummerserier ovenfor.
"Frist/Antall dager"	Fakturaens forfallsdato og betalingsbetingelser. (Mer informasjon er tilgjengelig i Opprette fakturaer (vindu) og Betalingsvilkår (vindu).)
"Kode" (kolonne)	I kolonnen vises konto og merverdiavgiftssats. Hvis det for eksempel står «3100-24», betyr det konto 3100 og merverdiavgiftssats på 24 %. Hvis det står «3520-0», betyr det konto 3520 og merverdiavgiftssats på 0 %.
"Produkt/Tjeneste" (kolonne)	I kolonnen vises ordrenummer, avsenderreferanse og mottakerreferanse, eller ordrenummer og varenavn. Den første linjen i en ordre viser ordrenummer, avsenderreferanse og mottakerreferanse. For eksempel "Bestilling: 261 sender ref. «Gianna N» mottaker ref. "Martin Smith"". Deretter vises én rad per artikkel, for eksempel: "Bestilling: 261 Veiavgift", "Bestilling: 261 «Kyla» eller «Bestilling: 261 «Tilleggstid».

Feilsøking

Hvis eksporten mislyktes, vises en feilmelding. Feilmeldingene og forslag til tiltak er oppført i tabellen nedenfor.

Når du har løst problemet/feilen, kan du eksportere fakturaene igjen. Hvis en faktura allerede finnes i E-Financials, eksporterer Opter ikke den fakturaen til E-Financials (igjen), men går videre til neste faktura i eksporten. Det opprettes ingen duplikater i E-Financials.

Meldingen Følgende fakturaer {0} finnes allerede i E-Financials.

Det vises også en melding om hvilke fakturaer som ikke ble eksportert fordi de allerede fantes i E-Financials. At en faktura (dvs. et fakturanummer) allerede finnes i E-Financials, kan skyldes en av følgende årsaker:

• Fakturaen er allerede eksportert fra Opter til E-Financials (ved en tidligere fakturaeksport).

• En faktura med samme fakturanummer er tidligere opprettet direkte i E-Financials.

  Vi anbefaler at dere bruker forskjellige fakturanummerserier i Opter og E-Financials, slik at dette problemet ikke oppstår. Mer informasjon er tilgjengelig i Fakturanummer og fakturanummerserier ovenfor.

Feilmeldinger

Hvis eksporten til E-Financials ikke fungerer, vises det en feilmelding. Feilmeldinger vises bare når du eksporterer og noe går galt. Feilmeldingene vises i et popup-vindu og lagres ikke noe sted.

Feilmelding	Beskrivelse
Kunne ikke koble til E-Financials. {0}.	Det kan skyldes noe av det følgende: E-Financials nettjeneste er nede. En eller annen nettverksfeil.
Kunne ikke opprette en kunde med kundekoden {0} i E-Financials. {1}.	Les hele feilmeldingen; den første delen er fra Opter, den andre delen er fra E-Financials. Problemet er sannsynligvis at kundens organisasjonsnummer mangler i Opter eller ikke er et gyldig organisasjonsnummer i Estland (hvis kunden er estisk). Sjekk kundens Organisasjonsnummer i Opter ved å klikke på Register > Kunder (og fanen Standard). Mer informasjon er tilgjengelig i Kunder (vindu). Deretter kan du prøve å eksportere fakturaen på nytt.
Kunne ikke sende faktura {0} til E-Financials. {1}.	Les hele feilmeldingen; den første delen er fra Opter, den andre delen er fra E-Financials. Problemet kan skyldes at det for eksempel er brukt feil merverdiavgiftssats.
Kunne ikke oppdatere kunden {0} i E-Financials. {1}.	Les hele feilmeldingen; den første delen er fra Opter, den andre delen er fra E-Financials.
Kallet til E-Financials ble avbrutt.	Opter avbrøt eksporten av en eller annen grunn. Prøv å eksportere fakturaene på nytt.
API-kallet til E-Financials mislyktes. Statuskode {0}.	Statuskodene er HTTP-koder, for eksempel «401» («Unauthorized»). At API-anropet mislyktes, kan for eksempel skyldes en av følgende årsaker: API-nøkkelen mangler eller er fjernet. Se avsnittet Mer informasjon er tilgjengelig i API-nøkkel og Trinn 2 ovenfor. Hvis statuskoden er «401» («Unauthorized» Mer informasjon er tilgjengelig iAPI-nøkkel), kan det være feil IP-adresse i API-nøkkelen. Sjekk avsnittet API-nøkkel og Trinn 2 ovenfor. E-Financials-serveren kan ha interne problemer.
En ukjent feil oppsto i API-kallet til E-Financials: {0}.	HTTP-klienten kan ha fått problemer. Prøv å eksportere fakturaene på nytt. Hvis det fremdeles ikke fungerer, kan du prøve å starte Opter-klienten på nytt.
Kunne ikke tolke svaret fra E-Financials: {0}.	E-Financials sender noe uventet til Opter. E-Financials har sannsynligvis endret API-et sitt. Kontakt Opters kundestøtte.
Kallet til E-Financials {0} mislyktes. Statuskode {1}.	Kontakt Opters kundestøtte.
Fakturaeksporten til E-Financials ble avbrutt.	Opter avbrøt eksporten av en eller annen grunn. Prøv å starte fakturaeksporten på nytt.
Følgende {0} er fjernet eller deaktivert i E-Financials {1}.	Kontoen eller prosjektet ser ut til å være slettet eller deaktivert i E-Financials, for eksempel kan konto «3100» være deaktivert. (Kontoene og prosjektene som brukes i Opter, må finnes i E-Financials.) Aktiver eller opprett kontoen eller prosjektet i E-Financials. Start deretter fakturaeksporten på nytt.
Følgende {0} mangler i E-Financials {1}.	Kontoen eller prosjektet finnes ikke i E-Financials, f.eks. mangler konto «3100». (Kontoene og prosjektene som brukes i Opter, må finnes i E-Financials.) Opprett kontoen eller prosjektet som mangler i E-Financials, og start fakturaeksporten på nytt.
Konto for salg mangler eller er feilaktig for perioden {0}.	Det kan for eksempel være at salgskonto «3100» mangler eller har feil momssats i Opter. Sjekk at dere har salgskontoer og riktige merverdiavgiftssatser i Opter; dette er nødvendig for at fakturaeksporten til E-Financials skal fungere. Mer informasjon er tilgjengelig i Trinn 1 ovenfor. Kontakt Opter-kundestøtten hvis du trenger hjelp.
Det mangler salgsartikler for følgende kontoer: {0}.	Det er sannsynligvis feil merverdiavgiftssats på kontoen i Opter. (Kontoer og merverdiavgiftssatser må stemme overens mellom Opter og E-Financials.) Kontakt Opter-kundestøtten hvis du trenger hjelp.
Kunne ikke generere fakturafilen.	Opter kan ikke opprette PDF-fakturaen. Det kan skyldes en feil i fakturarapporten (malen). Vennligst sjekk rapporten. Mer informasjon er tilgjengelig i Fakturaskjemaer (vindu), Rapporter (vindu) og Rapporteditor (vindu). Kontakt Opter-kundestøtten hvis du trenger hjelp.
Tidsavbrudd for kallet til E-Financials.	Prøv å starte fakturaeksporten på nytt. Hvis problemet vedvarer, kan du kontakte Opter-kundestøtten.
Det finnes ingen bankkonto med IBAN {0} i E-Financials.	Kontorets eller regionens IBAN i Opter må stemme overens med et bankkontonummer i E-Financials. Mer informasjon er tilgjengelig i Bankkontonummer (IBAN) ovenfor. Sørg for at Opter og E-Financials har bankkontoer med samsvarende IBAN-nummer. Prøv deretter å starte fakturaeksporten på nytt.
Det finnes ingen kontoer for perioden {0}. Sørg for at det finnes en konto for kundefordringer under konteringsskjemaet.	Det mangler et konteringskjema i Opter. Kontakt Opter-kundestøtten hvis du trenger hjelp.
Konto for kundefordringer mangler eller er feilaktig for perioden {0}.	Regnskapskonto «1210» mangler i Opter. Merk av i feltet Kundefordringer i vinduet Konteringsskjema kundefordringer. Mer informasjon er tilgjengelig i Trinn 1 ovenfor. Kontakt Opter-kundestøtten hvis du trenger hjelp.
Konto for kundefordringer {0} er feilaktig for perioden {1}.	Det er sannsynlig at kontoen for kundefordringer ikke stemmer overens med den forventede merverdiavgiftssatsen. I Opter må du kontrollere at du har regnskapskonto «1210» for kundefordringer, og at merverdiavgiftssatsen som er knyttet til kontoen, er riktig. Mer informasjon er tilgjengelig i Trinn 1 ovenfor. Kontakt Opter-kundestøtten hvis du trenger hjelp.
Det finnes flere kontoer for kundefordringer ({0}) for perioden {1}.	Kontroller konteringen i Opter. Det skal ikke være mer enn én konto for kundefordringer. Mer informasjon er tilgjengelig i Trinn 1 ovenfor. Kontakt Opter-kundestøtten hvis du trenger hjelp.

Se også

• Kontering, oversikt

• Registrere momssatser

• Endre momssats (vindu)

• Opprette fakturaer (vindu)