Gjelder fra og med: 2021.10.00

GDPR-forespørsler

For å oppfylle kravene i GDPR kan du hente den personlige informasjonen som er lagret i systemet.

Kunder

Hvis en kunde som er privatperson, ber om å få vite hva dere har lagret om ham eller henne, eller ønsker å endre noen opplysninger, bruker du registrene som gjelder kundeinformasjon.

Håndtere opplysninger i kunderegisteret

Klikk Register > Kunder og søk opp den aktuelle kunden.

• Hvis du vil hente ut kundeopplysninger, klikker du på Arkiv > Eksporter til Excel. Søk opp kunden i Excel-filen og hent ut kundeinformasjonen derfra.
• Hvis du vil deaktivere kunden, klikker du på Post > Inaktiv.
• Du kan ikke slette en kunde, men du kan maskere den ved å erstatte kundens navn med for eksempel ordet «Avidentifisert».

Håndtere opplysninger om kundereferanser for en bestemt kunde

Klikk Register > Kunder og søk opp den aktuelle kunden.Klikk så på Kunde > Bestiller.

• Klikk på kundereferansen det gjelder, og endre opplysningene. Hvis du vil trekke ut informasjonen, ta et skjermbilde av vinduet.
• Hvis du vil deaktivere kundereferansen, klikker du på Post > Inaktiv.
• Du kan ikke slette en kundereferanse, men du kan maskere den ved å erstatte kundereferansens navn med eksempelvis ordet «Avidentifisert».

Søke etter og slette adresser i hurtigoppslaget

Se Fjerne adresseforslag i ordremottaket.

Sjåfører og ansatte

Hvis en sjåfør eller en annen ansatt vil vite hva som er lagret om ham eller henne, eller vil endre opplysninger, bruker du personalregistrene og historikken over arbeidsøkter og posisjoner.

Håndtere opplysninger i personalregistre

Klikk på Register > Ansatte og søk opp personen det gjelder.

• Hvis du vil hente ut personopplysninger, klikker du på Arkiv > Eksporter til Excel. Søk opp den ansatte i Excel-filen og hent ut personinformasjonen derfra.
• Hvis du vil deaktivere den ansatte, klikker du på Post > Inaktiv.
• Du kan ikke slette ansatte, men du kan maskere dem ved å erstatte ansattnavnet med for eksempel ordet «Avidentifisert».

Håndtere arbeidsøktshistorikk

Se Eksportere arbeidsøkter til Excel.

Håndtere posisjonshistorikk

Dette gjelder organisasjoner som trafikkleder på sjåfør, ikke bil. Det er mulig å vise historiske data for sjåførene med informasjon om hvilken posisjon de befant seg på på et visst tidspunkt, og se historikken på kartet i trafikkledelsen. Slik skriver du ut karthistorikk fra Opter:

1. Klikk på Ordre > Trafikkledelse.
2. Gå inn på fanen Sjåfør og høyreklikk på en sjåfør.
3. Velg Vis historikk på kartet på hurtigmenyen og ta en skjermdump som du kan sende til vedkommende som ba om informasjonen.

For å slette posisjonshistorikk, se Slett personlig informasjon og posisjonshistorikk.

Ifølge GDPR må også de som søker i historikken, loggføres, noe som gjøres i databasen i Opter. Kontakt kundestøtte hvis dere vil se loggen over hvem som har brukt posisjonshistorikken.

Bileiere og underleverandører

Opter går ut fra bileiere og underleverandører ikke er privatpersoner. Hvis dere likevel lagrer personopplysninger i disse registrene (eller et annet sted i systemet), må du også søke i dem hvis du får en forespørsel fra en privatperson om å levere ut eller endre personopplysninger.

EDI og eksporter

Hvis dere sender opplysninger til et land som ikke er underlagt GDPR (utenfor EU og EØS), krever GDPR at dere har inngått en avtale som gjør at privatpersoner får de samme rettighetene som i land som er underlagt GDPR. Hvis dere får en anmodning om å rette en feilaktig personopplysning, må dere sende anmodningen videre til alle dere har gitt personopplysningen til.

Du kan se hvilke EDI-meldinger som er sendt i forbindelse med ordrer, i EDI-loggen (Innstillinger > EDI > EDI-logg).

Du kan se hvor fakturaeksporter er sendt, ved å høyreklikke på en fakturaperiode i vinduet Fakturaer (Økonomi > Faktura > Faktura) og velge Fakturaliste.

Hvis dere deler opplysninger på en annen måte (for eksempel ved å eksportere kunderegisteret), kan dere dokumentere det utenfor Opter.

---