Sist oppdatert: 2023-09-21
Gjelder fra og med: 2018.06.00 og nyere
Slett personlig informasjon og posisjonshistorikk
For å oppfylle både kravene i GDPR og kravene til oppfølging, kan du anonymisere personopplysninger i ordrer og registre, i stedet for å slette dem fullstendig. Ideen med funksjonen er å fjerne gammel informasjon fra enkelte felt med jevne mellomrom, men det er også mulig å kjøre rensinger enkeltvis.
Aktive rensinger kjøres i forbindelse med den daglige rengjøringen, som er angitt i systeminnstillingene (et tidspunkt i Tid for daglige oppgaver-feltet).
Feltene du renser, gjelder for alle ordrer og oppføringer i registrene (f.eks. feltet Telefon 1 på alle ansatte). Det er ikke mulig å fjerne spesifikk informasjon, for eksempel «telefonnummer som begynner med 123», eller telefonnummeret til bestemte ansatte. Bruk i så fall det respektive registeret eller ordrekontrollen.
Trinn 1: Angi hvilken informasjon som skal renses
Klikk på Innstillinger > Rense (maskere) informasjon. I kolonnene Register/ordrer og Felt ser du feltene i Opter som kan renses.
Merk av i avmerkingsboksen i Aktiv-kolonnen for feltene du vil rense.
Skriv deretter inn hvor gammel informasjonen må være for at den skal renses i Rens informasjon som er eldre enn (dager)-kolonnen. Feltene som ikke er redigert i antall dager du angir, erstattes med erstatningsordet.
De fleste poster kan eksporteres til Excel hvor du kan søke etter informasjon du ønsker å maskere.
Ønsker du å maskere informasjon i ordrer, kan du søke i ordrekontrollen.
Trinn 2: Skriv inn hva informasjonen skal erstattes med
Skriv inn hva du vil erstatte informasjonen med i Erstatningsord-kolonnen. Kun felt som allerede inneholder informasjon, endres til det du legger inn som erstatningsord. Tomme felt i registre og ordrer forblir tomme selv etter rensingen.
Du kan la kolonnen Erstatningsord stå tom, da slettes informasjonen i feltet uten at den erstattes av annen tekst. Hvis du deretter fyller inn noe i kolonnen og kjører rensingen på nytt, vil ikke de tomme feltene du nettopp renset, bli erstattet med det nye erstatningsordet, ettersom tomme felt ikke påvirkes av denne funksjonen.
Trinn 3: Rens data regelmessig eller bare én gang
Rens data regelmessig
Klikk på Lagre og lukk. Rensingen foretas i forbindelse med andre faste oppgaver som utføres en gang i døgnet. Men kun de oppføringene i registrene/ordrene som er eldre enn antall dager du la inn i trinn 1 blir renset.
Du kan se når på dagen de daglige oppgavene kjøres i Innstillinger > Systeminnstillinger > feltet Tid for daglige oppgaver.
Rens informasjon en gang
Hvis du bare vil rense dataene én gang, og ikke regelmessig, klikker du på Lagre og kjør rensing. Sjekk at informasjonen er renset. Fjern deretter merket for Aktiv avmerkingsboksene for alle feltene og klikk på Lagre og lukk. Ellers renses feltene igjen neste gang de daglige oppgavene kjøres.
Sjekk i registrene eller ordrekontrollen at informasjonen er erstattet.
