Sist oppdatert: 2024-08-15

Gjelder fra og med: Opter 2023.12.00

Avregningseksport til Fortnox

Du kan koble sammen Opter med økonomisystemet Fortnox, www.fortnox.se. Deretter kan du:

• Eksportere avregninger fra Opter til Fortnox. Du finner instruksjoner nedenfor.

  Hvis du skal sette opp både faktura- og avregningseksport til Fortnox, anbefaler vi at du først setter opp fakturaeksporten i henhold til Fakturaeksport til Fortnox, og deretter setter opp avregningseksporten.

• Eksportere fakturaer fra Opter til Fortnox. Du finner instruksjoner for dette i Fakturaeksport til Fortnox.

• Importere betalinger fra Fortnox til Opter. Du finner instruksjoner for dette i Betalingsimport fra Fortnox.

Hver gang du eksporterer avregninger, kontrollerer Fortnox om noe i avregningene eller bileier/leverandører skal oppdateres. Fortnox oppdaterer bare avregninger som ennå ikke er bokført i Fortnox.

Avregnings- og konteringsbeløp sendes inkl. moms.

Avregningsopplysninger som sendes fra Opter til Fortnox

I Fortnox er det ikke støtte for å presentere alle detaljer som det kan være lurt å ta med på en transportavregning, for eksempel beløp per bil/sjåfør og dato, tjeneste- og drivstofftillegg. Derfor opprettes den grafiske avregningen med alle detaljer i Opter og sendes til Fortnox som PDF-fil, hvis du har den innstillingen. (Du finner instruksjoner nedenfor.)

Når du eksporterer en avregning til Fortnox, sender Opter et sammendrag av hver unike konteringskombinasjon. Det betyr at Opter sender én avregningslinje per kombinasjon av bokføringskonto og resultatenheter.

Følgende informasjon sendes til Fortnox i avregningseksporten:

• Avregningsnummer.

• Avregningsdato.

• Avregningens forfallsdato.

• Avregningens kontering.

• Bileierens/underleverandørens navn, adresse, land, to telefonnummer, faksnummer, nettside, bankkontonummer, IBAN, BIC, bankgironummer, plusgironummer, MVA-nummer (momsregistreringsnummer), organisasjonsnummer og standardvaluta. Standardvalutaen til bileieren/underleverandøren er satt til samme standardvaluta som Opter har.

• Avregningen som PDF-vedlegg, hvis du har markert boksen Inkluder PDF-kopi. (Du finner instruksjoner nedenfor.)

Kan ikke eksportere resultatenheter.

Forutsetninger

Integrasjonslisens og faktureringslisens

For å kunne koble sammen (integrere) Opter med Fortnox trenger du en integrasjonslisens. Du trenger også en programlisens for fakturering i Fortnox. Du kan selv bestille disse lisensene (også kalt «program» og «tillegg») i Fortnox-programmet. Kontakt Fortnox hvis du trenger mer informasjon om lisensene dine.

Nettleser

For å kunne eksportere til Fortnox er det viktig at du bruker en moderne standard nettleser, for eksempel Edge, Firefox eller Chrome.

Valuta

For at det skal fungere bra å eksportere avregninger fra Opter til Fortnox, må standardvalutaen i Opter være svenske kroner (SEK).

Valutakurser

Hvis du alltid vil ha de samme valutakursene i Fortnox og Opter, gjør du dette:

• I Fortnox under Fakturering > Valuta, sett Automatiske valutakurser til «NEI».

• Angi nøyaktig samme valutakurser i Fortnox og Opter. Når du ønsker å oppdatere en valutakurs, endre kursen samtidig i både Fortnox og Opter. I Opter angir du valutakurser under Økonomi > Valutaer på fanen Valutakurser.

Konti for leverandørgjeld, inngående moms og øreavrunding

For at Fortnox og Opter skal fungere godt sammen, må du sørge for at du har samme kontonummer for leverandørgjeld, inngående moms og øreavrunding i Opter og Fortnox. Standardinnstillingene er som følger:

• Konto 2400 er standard for leverandørgjeld i både Opter og Fortnox.

• Konto 2640 er standard for inngående moms i Opter, mens konto 2641 er standard i Fortnox.

• Konto 3740 er standard for øreavrunding i både Opter og Fortnox, men i Fortnox heter kontoen «Avrunding».

Avregning kalles «leverandørfaktura» i Fortnox.

Autentiseringsmetode

I Fakturaeksport til Fortnox forteller vi at Fortnox har en ny og en gammel metode for autentisering. For avregningseksport kan bare den nye (sikrere) metoden brukes.

Når du trykker på knappen Eksporter og send i Opter, åpnes det et nytt vindu der du logger inn med ditt vanlige brukernavn og passord fra Fortnox. Du trenger ikke å logge inn for hver avregningseksport, du trenger bare å logge inn når tilgangstokenet er utløpt eller hvis noe går galt med eksporten.

Trinn 1: Opprett et egensignert sertifikat

Du finner instruksjoner for dette i Fakturaeksport til Fortnox.

Trinn 2: Opprett en avregningseksport i Opter

1. Klikk på Økonomi > Avregninger > Avregningseksport og opprett en ny avregningseksport. Følgende felter må fylles ut på fanen Standard:

   • Navn: For eksempel «Fortnox».

   • Type: Fortnox.

   • Tegnkoding: ISO-8859-1.

2. Marker boksen Inkluder PDF-kopi hvis du vil at den grafiske avregningen med alle detaljer i Opter sendes til Fortnox som PDF-fil.

3. Klikk på for å lagre alle endringer.

Trinn 3: Legg til avregningseksporten i en avregningseksportgruppe

Klikk på Økonomi > Avregninger > Avregningseksportinnstillinger og marker «Fortnox» (eller navnet du ga avregningseksporten) for gruppene som skal kunne generere en eksport til Fortnox. Du kan også opprette en ny eksportgruppe. Siden alle avregninger skal bokføres, bør du markere eksporten for samtlige eksportgrupper.

Trinn 4: Eksportere avregninger til Fortnox

Du kan eksportere avregningsinformasjonen fra Opter i forbindelse med at du avslutter en avregningsperiode, eller etterpå, siden du kan eksportere hele avregningsperioder, men ikke enkeltavregninger.

Når du eksporterer, opprettes en avregning i Fortnox med avregningslinjer som tilsvarer konteringen i Opter.

Hvis du vil eksportere avregningsperioder i etterkant, kan du gjøre dette:

1. I Opter klikker du på Økonomi > Avregninger > Avregning.

2. Høyreklikk på en avregningsperiode og velg Eksporter.

3. Klikk på Eksporter og send.

   Et nytt vindu åpnes, der logger du inn med ditt vanlige Fortnox-brukernavn og -passord. Hvis autentiseringen er vellykket, starter eksporten.

   Du kan lukke nettvinduet med teksten «Close this window» når du vil, det forstyrrer ikke avregningseksporten.

   Nederst i vinduet Avregningseksport i Opter vises en fremdriftslinje. Når avregningseksporten er fullført, er hele fremdriftslinjen grønn. Hvis avregningseksporten mislykkes, blir fremdriftslinjen grå, og det står at eksporten mislyktes.

Feilsøking

Hvis overføringen til Fortnox ikke fungerer, vises en feilmelding. Feilmeldinger vises bare når du eksporterer og noe går galt. Feilmeldingene vises i et popup-vindu og lagres ikke noe sted.

Hvis en avregning ikke kan eksporteres i sin helhet, fjernes eventuelle rester av avregningen automatisk fra Fortnox. Feil skyldes vanligvis ett av følgende:

• Bileierens/underleverandørens adresse er feil eller mangler (på fanen Standard i det respektive registeret).

• Fortnox’ nettjeneste er nede.

Hvis eksporten til Fortnox ikke fungerer, kan det skyldes ett av følgende:

• Hvis du eksporterer fra flere forskjellige datamaskiner, og det fungerer på noen datamaskiner, men ikke på alle, er det sannsynligvis fordi datamaskinen ikke har et egensignert sertifikat. Alle datamaskiner som skal kunne eksportere fakturaer og avregninger til Fortnox, må ha et egensignert sertifikat for å kunne autentiseres. Du finner instruksjoner for dette i Fakturaeksport til Fortnox.

• Nettleseren din er for gammel, eller Internet Explorer er åpnet som standard. For å kunne eksportere til Fortnox er det viktig at du bruker en moderne standard nettleser, for eksempel Edge, Firefox eller Chrome.

---