Fakturaeksport til Fennoa

Du kan integrere Opter med økonomisystemet Fennoa. Integrasjonen oppretter og oppdaterer kunder i Fennoa. Avhengig av innstillingene oppretter integrasjonen også fakturaer eller fakturakontering.

Forutsetninger

Brukerkonto hos Fennoa

For å kunne eksportere fakturaer må du ha en API-brukerkonto hos Fennoa, samt en klientbruker-ID og en klientnøkkel. Ta kontakt med Fennoa eller din Fennoa-leverandør hvis du trenger hjelp til å hente frem opplysningene.

Obligatoriske opplysninger i Opter

For å kunne eksportere fra Opter til Fennoa må følgende opplysninger være tilgjengelig i Opter for alle kunder hvis fakturaer eksporteres til Fennoa:

Kundens Organisasjonsnummer på fanen Standard i kunderegisteret.
Kundens fakturaadresse på fanen Faktureringsinformasjon i ruten Informasjon i kunderegisteret.
Hvis fakturaene skal sendes som e-fakturaer i Finvoice-format (med «DeliveryMethod=finvoice»): Kundens OVT nummer og EDI kode skal finnes på fanen Detaljer i kunderegisteret.
Hvis fakturaene skal sendes som PDF-vedlegg via e-post (med «DeliveryMethod=email»): Kundens e-postadresse (som fakturaer skal sendes til) må finnes i feltet E-post fakturaeksport på fanen Faktureringsinformasjon i ruten Faktureringsinformasjon i kunderegisteret.

Fakturanummerserie

For å kunne bruke eksporten må du opprette en fakturanummerserie i Fennoa som samsvarer med Opters. (Hvis du ikke gjør det, vil Fennoa tilordne eksporterte fakturaer det første tilgjengelige nummeret fra den første tilgjengelige fakturanummerserien).

Trinn 1: Opprett en fakturaeksport i Opter

Klikk på Økonomi > Faktura > Fakturaeksport og opprett en ny fakturaeksport ved å klikke på .

Følgende felter må fylles ut på fanen Standard:

Navn: For eksempel «Fennoa API».
Type: Fennoa API.
Tegnkoding: UTF-8.
Bruker id: Skriv inn din klientbruker-ID som du har fått av Fennoa.
Passord: Skriv inn din klientnøkkel som du har fått av Fennoa.
Starttekst: Se Valgfrie innstillinger i feltet Starttekst nedenfor.

Fanene Filoverføring og Koder er ikke relevante for denne eksporten, ikke endre noe på disse fanene.

Valgfrie innstillinger i feltet Starttekst

I feltet Starttekst på fanen Standard kan du gjøre innstillinger som påvirker informasjonen som eksporteres til Fennoa. Her tilordner du også resultatenhetene i Fennoa til resultatenheter i Opter.

Skriv hver innstilling på sin egen linje, som i eksempelet nedenfor.

Eksempel: Feltet Starttekst

1
2
3
4
5
6
7
ExportInvoice=true
ApproveInvoice=false
SendInvoice=false
FennoaCustomerNo=cusNo
DeliveryMethod=finvoice
Eu1-DimensionTypeId=2
Eu2-DimensionTypeId=1

Den angitte standardverdien er den som gjelder hvis du ikke angir noen verdi i det hele tatt for innstillingen.

Innstilling	Beskrivelse
ApproveInvoice=true/false	Sett først ApproveInvoice til «false» for å overføre fakturaene som utkast til Fennoa. Deretter kan de gjennomgås og redigeres, og om ønskelig også fjernes fra Fennoa (eller godkjennes manuelt). Dette er verdifullt for å sikre at oppsettet av f.eks. kunderegistre er korrekt og at fakturaen har samme fakturanummer som i Opter før fakturaen gjøres permanent i Fennoa. Hvis ApproveInvoice er satt til «true», blir fakturaen godkjent i Fennoa i forbindelse med eksporten og kan ikke slettes fra Fennoa. Sett ApproveInvoice til «true» eller «false» på følgende måte: true: Fakturaen opprettet i Fennoa godkjennes automatisk umiddelbart ved eksport. false (standard): Fakturaen må godkjennes manuelt i Fennoa.
DeliveryMethod= postal/manual/email/finvoice/consumerfinvoice/consumerdirect	DeliveryMethod brukes til å eksplisitt angi distribusjonsmetoden for fakturaene hvis de sendes fra Fennoa. Denne innstillingen overstyrer alle kontroller som automatisk stiller inn distribusjonsmetode basert på innstillingene og opplysningene som er tilgjengelige i Fennoa. Angi DeliveryMethod til noe av følgende: postal: Fakturaen skrives ut og kan sendes i posten. manual (standard): Det er ingen automatisk distribusjon av fakturaen. email: Fakturaen sendes som en vedlagt PDF-fil via e-post. Alle kunder i Opter som faktureres med denne integrasjonen, må ha en gyldig e-postadresse i feltet E-post fakturaeksport i kunderegisteret. (Hvis dette kriteriet ikke er oppfylt, vil distribusjonsmetoden være «postal» (se ovenfor)). finvoice: Fakturaen sendes som e-faktura i Finvoice-format. Alle kunder i Opter som faktureres med denne integrasjonen, må ha OVT nummer og EDI kode i kunderegisteret. (Hvis dette kriteriet ikke er oppfylt, vil distribusjonsmetoden være «postal» (se ovenfor)). consumerfinvoice: Fakturaen sendes som e-faktura i Finvoice-format direkte til mottakerens bank eller betalingstjeneste. consumerdirect: Fakturaen sendes som e-faktura i Finvoice-format til leverandøren, og samtidig sendes en faktura i et annet format til betaleren. Denne metoden brukes hvis betaleren ikke kan motta e-fakturaer i sin bank eller betalingstjeneste.
Eu1-DimensionTypeId=<resultatenhetens ID i Fennoa>	Hvis du bruker kostnadssteder: Tilordne resultatenhet 1 i Opter til en resultatenhet i Fennoa. I Opter kan du se resultatenhetene og deres nummer i kontorinnstillingene på fanen Økonomi. Hvis du ikke bruker kostnadssteder, skal denne innstillingen utelates.
Eu2-DimensionTypeId=<resultatenhetens ID i Fennoa>	Hvis du bruker kostnadssteder: Tilordne resultatenhet 2 i Opter til en resultatenhet i Fennoa. Hvis du ikke bruker kostnadssteder, skal denne innstillingen utelates.
Eu3-DimensionTypeId=<resultatenhetens ID i Fennoa>	Hvis du bruker kostnadssteder: Tilordne resultatenhet 3 i Opter til en resultatenhet i Fennoa. Hvis du ikke bruker kostnadssteder, skal denne innstillingen utelates.
Eu4-DimensionTypeId=<resultatenhetens ID i Fennoa>	Hvis du bruker kostnadssteder: Tilordne resultatenhet 4 i Opter til en resultatenhet i Fennoa. Hvis du ikke bruker kostnadssteder, skal denne innstillingen utelates.
Eu5-DimensionTypeId=<resultatenhetens ID i Fennoa>	Hvis du bruker kostnadssteder: Tilordne resultatenhet 5 i Opter til en resultatenhet i Fennoa. Hvis du ikke bruker kostnadssteder, skal denne innstillingen utelates.
ExportInvoice=true/false	Sett ExportInvoice til «true» for at eksporten skal fungere. true: Kundeinformasjonen overføres og fakturaen opprettes i Fennoa. false (standard): Fakturaen opprettes ikke i Fennoa.
FennoaCustomerNo=cusNo/cusCode/orgNo	Du kan velge hvilket felt i kunderegisteret i Opter (på fanen Standard) som skal brukes som kundenummer i Fennoa. cusNo (standard, anbefales): Reskontranummer cusCode: Kundekode orgNo: Organisasjonsnummer Eksempel: ”FennoaCustomerNo=cusNo”
SendInvoice=true/false	Sett først SendInvoice til «false» hvis du først vil forsikre deg om at oppsettet av fakturaeksporten fungerer som det skal. Deretter kan du sette SendInvoice til «true» hvis du vil at fakturaer skal sendes ut automatisk. Angi om fakturaen skal sendes automatisk fra Fennoa etter at den er eksportert fra Opter. true: Fakturaen sendes ut automatisk fra Fennoa. Du må ha angitt «ApproveInvoice=true» for at fakturaen skal sendes automatisk. Med innstillingen «SendInvoice=true» vil fakturaer distribueres i henhold til innstillingene i Fennoa, hvis du ikke har angitt noen distribusjonsmetode ved hjelp av innstillingen DeliveryMethod (se ovenfor). false (standard): Fakturaen sendes ikke ut.

Trinn 2: Legg til fakturaeksporten i fakturaeksportinnstillingene

Klikk på Økonomi > Faktura > Fakturaeksportinnstillinger og marker «Fennoa» (eller navnet du ga fakturaeksporten) for konfigurasjonene som skal generere en eksport til Fennoa.

Klikk på for å lagre alle endringer.

Trinn 3: Eksporter til Fennoa

Du kan eksportere fakturainformasjonen fra Opter samtidig som du avslutter en fakturaperiode, eller etterpå, siden du kan velge om du vil eksportere hele fakturaperioder eller enkeltfakturaer. Kundeinformasjon og kontering eksporteres til Fennoa som spesifisert i transformen.

Slik eksporterer du fakturaer i etterkant:

Klikk på Økonomi > Faktura > Faktura.
Høyreklikk på en fakturaperiode eller individuell faktura, og velg Eksporter.
Klikk på Eksporter og send.

Antall fakturaer som skal eksporteres, og antall eksporterte fakturaer vises, samt en fremdriftsindikator.

Feilsøking

Dersom overføringen til Fennoa ikke fungerer, vises en melding (på engelsk) i fakturaeksportloggen. Meldingen genereres av Fennoa, ikke Opter. Eventuelle feil skyldes vanligvis ett av følgende:

Kundens Organisasjonsnummer er feil eller mangler i Opter på fanen Standard i kunderegisteret.
Kundens fakturaadresse er feil eller mangler i Opter på fanen Faktureringsinformasjon i ruten Informasjon i kunderegisteret.
Kundens OVT nummer eller EDI kode er feil eller mangler i Opter på fanen Detaljer i kunderegisteret. Hvis du har valgt «DeliveryMethod=finvoice», er OVT nummer og EDI kode obligatoriske felt i Opter for alle kunder som faktureres med denne integrasjonen.
Kundens e-postadresse som fakturaer skal sendes til, er feil eller mangler i Opter i feltet E-post fakturaeksport på fanen Faktureringsinformasjon i kunderegisteret. Hvis du har valgt «DeliveryMethod=email», er E-post fakturaeksport et obligatorisk felt i Opter for alle kunder som faktureres med denne integrasjonen.
Fennoas nettjeneste er nede.