Sakkyndig: David Magnusson-Rosén

Eksport av fakturaer til Procountor (API)

Du kan koble (integrere) Opter med økonomisystemet Procountor. Deretter kan du eksportere fakturaer fra Opter til Procountor via API. Mer informasjon om Procountor finnes på https://procountor.fi, på svensk https://procountor.se/ og på engelsk https://procountor.fi/en/.

Når du eksporterer en faktura fra Opter til Procountor, skjer følgende

• Fakturaene eksporteres som "konteringsprodukter", det vil si at det er konteringen som overføres.

  Hvis du ønsker det, kan den grafiske Opter-fakturaen med alle detaljer legges ved som PDF-fil. (Du foretar innstillingen i trinn 2 nedenfor).

• Kundeinformasjonen eksporteres og oppdateres i Procountor.

Forutsetninger

Ytelsesenheter og dimensjoner

Det som i Opter kalles en "resultatenhet", kalles en "dimensjon" i Procountor. Når du eksporterer fakturaer (bokføring av produkter), samsvarer navnet på resultatenheten i Opter med navnet på dimensjonen i Procountor.

Kontroller:

• alle resultatenheter du bruker i Opter, er tilgjengelige som dimensjoner i Procountor. (Det er ikke mulig å opprette nye dimensjoner i Procountor via API-kall).

• at du bruker samme navn på resultatenhetene i Opter som på dimensjonene i Procountor.

Hvis du legger til en ny avdeling eller gruppe under en resultatenhet i Opter, blir den nye avdelingen eller gruppen automatisk opprettet i Procountor under fakturaeksporten (hvis den nye avdelingen eller gruppen er inkludert i et konteringsprodukt).

Kontonummer

Kontonumrene som brukes i Opter, må finnes i Procountor.

Fakturanummer og fakturanummerserier

Procountor tar imot fakturanumre fra Opter. Vi anbefaler at du sørger for at fakturanumrene som er opprettet i Opter, ikke kolliderer med numrene på fakturaer som er opprettet direkte i Procountor. Du kan løse dette ved å bruke ulike fakturanummerserier i Opter og Procountor.

Valutakoder

Procountor bruker de samme valutakodene som Opter.

Kundnummer

Kontroller at alle Opter-kunder har et kundenummer i Reskontranummer -feltet på Standard -fanen i kunderegisteret.

Når du eksporterer fakturaer, sendes også kundenummeret til Procountor. Hvis det ikke finnes noe nummer i Reskontranummer -feltet, vil du få en feilmelding når du eksporterer.

(Kundekoden er tilgjengelig i Opter, men ikke i Procountor).

Kundens bank

Koden til kundens bank må oppgis i feltet EDI kode i Opters kunderegister, på fanen Detaljer. Kontroller at EDI kode -feltet inneholder riktig informasjon for alle kundene dine. For mer informasjon, se tabellen nedenfor og https://support.procountor.fi/.

Kundens bank	EDI kode
Aktia/Paikallisosuuspankki	HELSFIHH
Ålandsbanken	AABAFI22
Apix Messaging Oy	003723327487
Apix Messaging Oy (gammel kode)	00372332748700001
BasWare Einvoices Oy	BAWCFI22
CGI Suomi (ent. Logica Suomi Oy)	003703575029
Danske Bank	DABAFIHH
DNB Bank ASA, Finland Branch	DNBAFIHX
Enfo	003714377140
Handelsbanken	HANDFIHH
InExchange Factorum AB	INEXCHANGE
InExchange Factorum AB (gammel kode)	SE556700997101
Liaison Technologies Oy (ent. Anilinker)	003708599126
Maventa	003721291126
Netbox Finland Oy	003726044706
Nordea	NDEAFIHH
Notebeat Oy	003717203971
OpusCapita Solutions Oy	E204503
Osuuspankki	OKOYFIHH
Pagero	003723609900
POP Pankki	POPFFI22
PostNord Strålfors Oy	003701150617
Ropo Capital	003714377140
Säästöpankki	ITELFIHH
S-Pankki/LähiTapiola	SBANFIHH
Sproom ApS	SPROOM
TeliaSonera Finland Oyj	003714756079
Tieto Oyj	003701011385
Peppol	PEPPOL

Produktgruppe "OpterGroup"

Kundnummer

Kontroller at alle Opter-kunder har et kundenummer i Reskontranummer -feltet på Standard -fanen i kunderegisteret.

Når du eksporterer fakturaer, sendes også kundenummeret til Procountor. Hvis det ikke finnes noe nummer i Reskontranummer -feltet, vil du få en feilmelding når du eksporterer.

(Kundekoden er tilgjengelig i Opter, men ikke i Procountor).

Begrensninger

Procountor-integrasjon for ulike markeder

Integrasjonen er kun testet for det finske markedet. Vi i Opter kan imidlertid tilpasse integrasjonen for alle Procountor-markeder. Hvis du ønsker å bruke Procountor på et annet marked enn Finland, kan du kontakte Opters kundestøtte.

Steg : Opprett en bruker og en API-nøkkel i Procountor

For å kunne eksportere fakturaer til Procountor må du først opprette en såkalt m2m-bruker ("maskin til maskin"-bruker). M2m-brukeren må ha rettigheter som vist i tabellen nedenfor, og en API-nøkkel som er knyttet til den. Du trenger ingen personlige påloggingsopplysninger for å eksportere fakturaer til Procountor.

For å kunne eksportere fakturaer til Procountor, gjør du som følger:

1. Opprett en m2m-bruker i Procountor. Se "Opprett ny bruker" (under "Brukere og brukerrettigheter" > "Legge til og fjerne en bruker"), https://support.procountor.fi/hc/en-us/articles/360000252297-Adding-and-removing-a-user#CREATENEWUSER.

   Hvis du trenger hjelp med å opprette m2m-brukeren, gi den rettigheter og en API-nøkkel, kan du kontakte Procountors kundestøtte.

2. I Procountor må du sørge for at m2m-brukeren har alle rettigheter i henhold til tabellen nedenfor.

   For å sette opp brukerrettigheter i Procountor, se "Brukere og brukerrettigheter", https://support.procountor.fi/hc/en-us/articles/10142366663580-Users-and-user-rights.

   Betegnelse	Nivå av rettigheter
   basicAccountingInfo	ALL_RIGHTS
   importData	ALL_RIGHTS
   editPersonalInfo	ALL_RIGHTS
   salesOrGroupInvoices	ALL_RIGHTS
   salesInvoiceSearch	ALL_RIGHTS
   customerRegister	ALL_RIGHTS
   productRegister	ALL_RIGHTS
   verifisering	ALL_RIGHTS
   godkjenning	ALL_RIGHTS
   journalReceipts	ALL_RIGHTS
   journalReceiptSearch	ALL_RIGHTS

3. I Procountor oppretter du en API-nøkkel ("API key"). Se "Opprette en API-nøkkel ved hjelp av Procountor UI", https://dev.procountor.com/m2m-authentication/#creating an api key using procountor ui.

   (Deretter kopierer du API-nøkkelen og limer den inn i Opter i trinnet nedenfor).

4. Lagre alle endringene i Procountor.

Steg : Opprett en fakturaeksport

1. I Opter klikker du på Økonomi > Faktura > Fakturaeksport og oppretter en ny fakturaeksport ved å klikke på . Følgende felter må fylles ut på fanen Standard:

   • Navn: For eksempel "Procountor (API)".

   • Rapport: Ingen.

   • Type: Procountor API.

   • Tegnkoding: UTF-8.

   • Passord: Her skriver du inn API-nøkkelen du opprettet i Procountor i trinnet ovenfor.

2. Hvis du vil at Opter-fakturaen skal legges ved i PDF-format, må du merke av i avkrysningsruten Inkluder PDF-kopi.

   Legg ved Opter-fakturaen hvis du vil at alle detaljer om transporten skal inkluderes i Procountor, for eksempel avsender, mottaker, avstand, vekt og fraktseddelnummer.

   Hvis PDF-filen ikke kan legges ved fakturaen under eksport, vises en advarsel (se Feilmeldinger nedenfor). Dette stopper imidlertid ikke opprettelsen av fakturaen i Procountor.

3. Hvis du vil redusere størrelsen på PDF-filen, markerer du Reduser PDF-filstørrelse.

   Filstørrelsen reduseres ved å fjerne all tekstformatering (fet, kursiv, understreket), og ved å endre skrifttypen til en skrift som bruker mindre lagringsplass. Hvor mye filstørrelsen reduseres, avhenger blant annet av hvor mye formatering den inneholder.

4. Klikk på for å lagre alle endringer.

Steg : Oversett Opters momskoder

Fakturaer eksporteres fra Opter til Procountor som "bokføringsprodukter". I Procountor settes "MVA-status" på hvert enkelt regnskapsprodukt.

For å kunne opprette korrekte bokføringsprodukter må Opter vite hvilken MVA-statuskode som skal brukes for hver MVA-sats i Opter. For eksempel skal "VAT status code" = "vat_1" brukes for momssatsen på 25,5 %.

Beskrivelser og de vanligste kodene ("VAT status codes") finner du på https://support.procountor.fi/hc/en-us/articles/360000240818-VAT-defaults. Hvis du vil se en fullstendig liste over alle kodene, kan du gå til Procountors brukergrensesnitt og søke på engelsk "VAT defaults" eller på finsk "ALV-oletukset".

For at Opter skal vite hvilken "MVA-statuskode" som skal brukes for hver MVA-sats i Opter, går du frem på følgende måte:

1. I Opter klikker du på Økonomi > Faktura > Fakturaeksport.

2. I Fakturaeksport-vinduet velger du "Procountor (API)" i listen til venstre.

   Klikk på fanen Koder, og velg Skattesatser fra rullegardinmenyen.

3. Skriv inn "VAT status code" i kolonnen Kode for den eller de momssatsene du bruker. Se eksempelet i bildet nedenfor.

   

4. Klikk på for å lagre alle endringer.

Steg : Legg til fakturaeksporten i en fakturaeksportgruppe

Gjør følgende for å opprette en ny fakturaeksportinnstilling (dvs. gruppe av eksporter) eller for å sjekke om det allerede finnes en fakturaeksportinnstilling (gruppe) der du ønsker å legge til fakturaeksporten i Procountor:

1. Klikk på Økonomi > Faktura > Fakturaeksportinnstillinger.

2. Se i listen til venstre om det allerede finnes en fakturaeksportinnstilling (gruppe) der du ønsker å legge til Procountor-eksporten. Klikk på den aktuelle fakturaeksporten og kryss av for "Procountor (API)" (eller det navnet du har gitt fakturaeksporten) under Eksportere.

   Hvis det ikke finnes noen fakturaeksportinnstilling (gruppe) der du vil legge til Procountor-eksporten, oppretter du en ny. Klikk på og gi fakturaeksportinnstillingen et navn, for eksempel "Procountor (API)". Merk av for "Procountor (API)" (eller det navnet du har gitt fakturaeksporten) under Eksportere.

3. Klikk på for å lagre alle endringer.

4. Velg hvilken av fakturaeksportinnstillingene som skal være standard. For å velge Procountor (API) som standard, velg "Procountor (API)" i listen til venstre og klikk på .

5. For å sikre at alle fakturaer blir bokført i Procountor, må du krysse av for "Procountor (API)"-eksport for alle eksportinnstillinger (grupper).

6. Klikk på for å lagre alle endringer.

7. Hvis du vil angi hvilken fakturaeksportinnstilling (gruppe) som gjelder for en bestemt kunde, klikker du på Register > Kunder og søker opp kunden du ønsker å gjøre innstillingen for. Klikk på fanen Faktureringsinformasjon og velg fakturaeksportinnstilling (gruppe) i rullegardinmenyen Fakturaeksportinnstilling. Klikk på for å lagre alle endringer.

Steg : Eksport av fakturaer til Procountor

Du kan eksportere fakturainformasjonen fra Opter samtidig som du avslutter en fakturaperiode, eller etterpå, siden du kan velge om du vil eksportere hele fakturaperioder eller enkeltfakturaer.

Slik gjør du:

1. I Opter klikker du på Økonomi > Faktura > Faktura.

2. Marker fakturaen eller fakturaperioden du vil eksportere, høyreklikk og velg Eksporter.

3. Klikk på Eksporter og send for å eksportere fakturaen eller fakturaperioden til Procountor.

   I vinduet Fakturaeksport i Opter vises antall fakturaer som skal eksporteres og antall eksporterte fakturaer, samt en fremdriftsindikator (lengst nede i vinduet). Fremdriftsindikatoren blir helt grønn når fakturaeksporten er fullført.

   Hvis fakturaeksporten mislykkes, blir fremdriftslinjen grå, og det står at eksporten mislyktes. Hvis eksporten mislyktes, vises en feilmelding, se Feilsøking nedenfor.

Feilsøking

Hvis eksporten til Procountor ikke fungerer som den skal, vises en feilmelding. Følgende gjelder for feilmeldingene:

• De vises bare når du eksporterer og noe går galt.

• De vises i et popup-vindu i Opter når du eksporterer.

• Du finner mer detaljert informasjon i Windows Eventlog. (Det vil si, se i klientens hendelseslogg, ettersom anropene foretas fra klienten).

Feilmeldingene og forslag til tiltak er oppført i tabellen nedenfor. Når du har løst problemet/feilen, kan du eksportere fakturaene igjen.

Feilmeldinger

Feilmelding	Beskrivelse
Feil ved API-kall	Denne feilmeldingen er knyttet til en feilmelding fra Procountor. Kontakt Opters kundestøtte.
Brukeropplysningene ble ikke godtatt av Procountor	Sørg for at du har skrevet inn API-nøkkelen fra Procountor i Passord-feltet (se trinn 1 og 2 ovenfor). Kontroller at m2m-brukeren du opprettet har alle rettighetene som vises i tabellen i trinn 1 ovenfor.
Produktgruppen {0} mangler / kunne ikke opprettes i Procountor	For mer informasjon, se produktgruppen "OpterGroup " ovenfor. Kontakt Opters kundestøtte.
Feil angitt kontonummer: {0}	Kontroller kontonummeret i Opter.
Kontoen {0} mangler i Procountor. Kontroller tilgjengelige kontoer i Procountor.	Kontonumrene som brukes i Opter, må finnes i Procountor.
Kunne ikke hente kontoer fra Procountor	Kontakt Opters kundestøtte.
Dimensjonene {0} mangler i Procountor	Det som i Opter kalles en "resultatenhet", kalles en "dimensjon" i Procountor. Mer informasjon er tilgjengelig i Resultatenheter og dimensjoner ovenfor.
Kunne ikke hente kontering for faktura {0} fra Procountor	Opter kunne ikke hente konteringen for fakturaen som Opter eksporterte. Kontakt Opters kundestøtte.
Kunne ikke oppdatere kontering for faktura {0} i Procountor	Kontakt Opters kundestøtte.
Periode for dato {0} mangler eller er stengt i Procountor	Procountor har ikke faktureringsperioder, men fakturadatoen i Opter må falle innenfor et åpent regnskapsår i Procountor.
Kunne ikke opprette kunden {0} i Procountor (kundekode: {1}, kundenr.: {2})	Du kan prøve å opprette kunden manuelt i Procountor. Det er viktig at kundenummeret stemmer overens med det som allerede finnes i Opter, se Kundenummer ovenfor. Deretter kan du prøve å eksportere fakturaen på nytt.
Kunne ikke oppdatere kunden {0} i Procountor (kundekode: {1}, kundenr.: {2})	Du kan prøve å oppdatere kundeinformasjonen manuelt i Procountor. Det er viktig at kundenummeret stemmer overens med det som allerede finnes i Opter, se Kundenummer ovenfor. Deretter kan du prøve å eksportere fakturaen på nytt.
Kundenummer mangler i Opter for kunde: {0} (kundekode: {1}, kundenr: {2})	Se kundenummeret ovenfor. Deretter kan du prøve å eksportere fakturaen på nytt.
Feil ved opplastning av PDF-fil til Procountor	Denne feilmeldingen er en advarsel, men den stopper ikke opprettelsen av fakturaen i Procountor. Opter-fakturaen i PDF-format kunne ikke legges ved fakturaen i Procountor. Det kan for eksempel skyldes at PDF-filen er for stor. Du kan legge til PDF-filen (Opter-fakturaen) manuelt til fakturaen i Procountor. Hvis du ikke allerede har krysset av for Reduser PDF-filstørrelse, kan du se om det hjelper neste gang du skal eksportere fakturaer. Se Trinn 2: Opprett en fakturaeksport ovenfor). Hvis du ikke vil at Opter-fakturaen skal være vedlagt eksporten, fjerner du merket i avmerkingsboksen Inkluder PDF-kopi, (se Trinn 2: Opprett en fakturaeksport ovenfor).
For mange kall	Kontakt Opters kundestøtte.

Se også