Fakturaeksport til Fortnox

Du kan koble sammen (integrere) Opter med økonomisystemet Fortnox, www.fortnox.se. Deretter kan du:

• Eksportere fakturaer fra Opter til Fortnox. Du finner instruksjoner nedenfor.

• Importere betalinger fra Fortnox til Opter. Du finner instruksjoner for dette i Betalingsimport fra Fortnox.

• Eksportere avregninger fra Opter til Fortnox. Du finner instruksjoner for dette i Avregningseksport til Fortnox.

Hver gang du eksporterer fakturaer, kontrollerer Fortnox om noe i fakturaene eller blant kundene skal oppdateres. Fortnox oppdaterer bare fakturaer som ennå ikke er bokført i Fortnox.

Fakturainformasjon sendt fra Opter til Fortnox

Når du eksporterer en faktura til Fortnox, sender Opter et sammendrag av hver unike konteringskombinasjon. Det betyr at Opter sender én fakturalinje per kombinasjon av bokføringskonto og resultatenheter.

Sende fakturaer til kunder fra Fortnox eller Opter

I Opter kan du opprette fakturaer som inneholder de opplysningene du ønsker om transporten. I Fortnox er det ikke støtte for å presentere alle detaljene man måtte ønske å ha med på en transportfaktura, som avsender, mottaker, avstand, vekt, fraktbrevnummer med mer. På fakturaen som opprettes i Fortnox, legger Opter til en «Tittel» (beskrivelse) som inneholder fakturanummer, ordrenummer og ordredato. Mer informasjon er tilgjengelig i Transportinformasjon på fakturaen fra Fortnox nedenfor.

Velg om du vil sende fakturaene til kundene fra Fortnox eller Opter, i henhold til ett av følgende alternativer:

• Bokfør fakturaene i Fortnox, men send fakturaene til kundene fra Opter.

  Instruksjoner

  Gjør følgende når du er klar til å eksportere fakturaer til Fortnox:

  1. I Opter eksporterer du fakturaene fra Opter til Fortnox (i henhold til Trinn 4 nedenfor).

  2. I Fortnox klikker du på «Fakturering». På fanen «Kundefakturaer» velger du én eller flere fakturaer ved å krysse av i avmerkingsboksen lengst til venstre på fakturalinjen.

     Klikk på rullegardinmenyen «Bokfør og send» (1) nederst i høyre hjørne. Velg «Bokfør» (A). Fakturaen(e) blir deretter bokført i Fortnox.

     

  3. I Opter sender du fakturaene til kundene.

• Bokfør fakturaene i Fortnox, og send fakturaene til kundene fra Fortnox, med Opter-fakturaen vedlagt i PDF-format. Ulempen er at det kan se ut som om du har sendt to fakturaer til kunden.

  Instruksjoner

  1. I Opter krysser du av i avmerkingsboksen Inkluder PDF-kopi i Trinn 2 nedenfor.

     Den grafiske fakturaen med alle detaljer opprettes i Opter og sendes til Fortnox som PDF-fil.

  2. Gjør følgende når du har eksportert fakturaer til Fortnox:

     I Fortnox klikker du på «Fakturering». På fanen «Kundefakturaer» velger du én eller flere fakturaer ved å krysse av i avmerkingsboksen lengst til venstre på fakturalinjen.

     Klikk på rullegardinmenyen «Bokfør og send» (1) nederst i høyre hjørne. Velg «Send» (B).

     

     Fakturaen(e) blir deretter bokført i Fortnox og sendt til kundene fra Fortnox. Kunden mottar dermed en faktura fra Fortnox og i tillegg PDF-filen med den grafiske fakturaen fra Opter som vedlegg.

     For kunden kan de dessverre se ut som om du har sendt to fakturaer.

• Bokfør fakturaene i Fortnox, og send fakturaene til kundene fra Fortnox, (uten Opter-fakturaen vedlagt).

  Kunden får én faktura, fra Fortnox. Ulempen er at fakturaen dessverre ikke inneholder noen detaljert informasjon om transportene, kun fakturanummer, ordrenummer og ordredato. Se også informasjon om rentefakturaer nedenfor.

  Instruksjoner

  1. I Opter krysser du av i avmerkingsboksen Inkluder PDF-kopi i Trinn 2 nedenfor.

     Se informasjon om rentefakturaer nedenfor.

  2. Gjør følgende når du har eksportert fakturaer til Fortnox:

     I Fortnox klikker du på «Fakturering». På fanen «Kundefakturaer» velger du én eller flere fakturaer ved å krysse av i avmerkingsboksen lengst til venstre på fakturalinjen.

     Klikk på rullegardinmenyen «Bokfør og send» (1) nederst i høyre hjørne. Velg «Send» (B).

     

     Fakturaen(e) blir deretter bokført i Fortnox og sendt til kundene fra Fortnox.

     Kunden mottar altså en faktura fra Fortnox, som dessverre ikke viser noen detaljert informasjon om transporten.

Transportinformasjon på fakturaen fra Fortnox

På fakturaen som opprettes i Fortnox, legger Opter til en «Tittel» (beskrivelse). Opter legger inn følgende informasjon i følgende rekkefølge:

• Teksten «Faktura» (på det språket du hadde stilt inn i Opter da du opprettet fakturaen i Opter).

• Fakturanummer.

• Ordrenummer.

• Ordredato.

Tittelen kan for eksempel se slik ut: «Faktura 100353, 4555, 2024-09-04».

Forutsetninger

Integrasjonslisens og faktureringslisens

For å kunne koble sammen (integrere) Opter med Fortnox trenger du en integrasjonslisens. Du trenger også en programlisens for fakturering i Fortnox. Du kan selv bestille disse lisensene (også kalt «program» og «tillegg») i Fortnox-programmet. Kontakt Fortnox hvis du trenger mer informasjon om lisensene dine.

Nettleser

For å kunne eksportere til Fortnox er det viktig at du bruker en moderne standard nettleser, for eksempel Edge, Firefox eller Chrome.

Standard valuta

Valutakoder

Valutakurser

Hvis du alltid vil ha de samme valutakursene i Fortnox og Opter, gjør du dette:

• I Fortnox: Gå til Fakturering > Valuta og sett Automatiske valutakurser til «NEI».

• Angi nøyaktig samme valutakurser i Fortnox og Opter. Når du ønsker å oppdatere en valutakurs, endrer du kursen samtidig i både Fortnox og Opter. I Opter angir du valutakurser under Økonomi > Valutaer > fanen Valutakurser.

Kundenummer og reskontronummer

Fortnox krever at alle kunder har et nummer. For at Fortnox og Opter skal fungere godt sammen, må du sørge for at Fortnox-kundenummeret er likt nummeret som ligger i feltet Reskontranummer under Register > Kunder i Opter.

Kostnadssted og prosjekt

For at kostnadssteder og prosjekter skal overføres fra Opter til Fortnox må du skrive inn navnene på resultatenhetene som nedenfor på fanen Økonomi i kontorinnstillingene (selv om du har Opter på et annet språk enn svensk):

• Hvis du bruker kostnadssted, må en resultatenhet hete «KOSTNADSSTED».

• Hvis du bruker prosjekt, må en resultatenhet hete «PROSJEKT».

Kreditering av faktura, kreditnotaens fakturanummer og nummerserie

Når du i Opter krediterer en debetfaktura som er bokført i Fortnox, vil Fortnox opprette en kreditnota med et automatisk generert fakturanummer. Dette fakturanummeret kan være det samme nummeret som en annen faktura har eller vil få i Opter. For å unngå dette problemet går du til Innstillinger > Fakturering > Nummerserier og OCR i feltet Kundefaktura i Fortnox og velger en nummerserie som ikke vil komme i konflikt med fakturanumrene i Opter, og klikker på Lagre.

Kreditering av faktura, OCR-nummer

I Fortnox, under Innstillinger > Fakturering > Nummerserier og OCR, kan du sette OCR på kundefakturaer til AV eller PÅ.

Når du i Opter krediterer en debetfaktura som er bokført i Fortnox, genererer Opter et OCR-nummer til kreditnotaen. Hvis du har valgt å sette OCR på kundefakturaer til PÅ i Fortnox, vil også Fortnox generere et OCR-nummer. Dette OCR-nummer kan være det samme OCR-nummeret som en annen faktura har eller vil få i Opter. For å unngå dette problemet kan du velge å sette OCR på kundefakturaer til AV og klikke på Lagre.

Rentefakturaer

For at Fortnox og Opter skal fungere godt sammen, eksporteres rentefakturaer som vanlige fakturaer til Fortnox. Informasjon som er spesifikk for rentefakturaer, vises i en PDF-kopi som Opter legger ved fakturaeksporten til Fortnox, hvis du har markert boksen Inkluder PDF-kopi på Økonomi > Faktura > Fakturaeksport. Mer informasjon er tilgjengelig i Trinn 2: Opprett en fakturaeksport for Fortnox i Opter nedenfor.

Selge fakturaer

Hvis du selger fakturaene dine, ønsker Fortnox at du skal selge fakturaene som ligger i Fortnox. For å få med alle detaljer (som avsender, mottaker, avstand, vekt, fraktbrevnummer osv.) er det viktig at du legger ved Opter-fakturaene som PDF-filer ved eksporten til Fortnox. Det gjør du ved å markere Inkluder PDF-kopi i Trinn 2 nedenfor.

Trinn 1: Opprett et egensignert sertifikat

Alle datamaskiner som skal kunne eksportere fakturaer og avregninger til Fortnox, må ha et egensignert sertifikat for å kunne autentiseres.

1. Åpne Windows PowerShell med administratortilgang og kjør følgende kommando.

   PowerShell

   New-SelfSignedCertificate -DnsName localhost44301 -CertStoreLocation cert:\LocalMachine\My

2. Kopier Thumbprint fra resultatet av kommandoen ovenfor, og bruk det som certhash i følgende kommando.

   PowerShell

   netsh http add sslcert ipport=0.0.0.0:44301 appid='{ae7f1bed-891a-45a3-b0ac-37fe01e6b6cd}' certhash=Klistra in Thumbprint från ovanstående kommando

3. Gjenta punkt 1 og 2 ovenfor på hver datamaskin som skal eksportere fakturaer og avregninger til Fortnox.

Trinn 2 (valgfritt): Legge til en tjenestekonto

Hvis du ønsker å forenkle tildelingen av fullmakter, kan du la vanlige brukere ha begrensede fullmakter, og opprette en tjenestekonto og kun gi tjenestekontoen de fullmaktene som kreves for å eksportere fakturaer og avregninger til Fortnox og importere betalinger til Opter (fra Fortnox).

Når de faste brukerne deretter eksporterer fakturaer eller avregninger til Fortnox eller importerer betalinger til Opter, er det tjenestekontoen og dens fullmakter som brukes i bakgrunnen for eksport/import mellom Opter og Fortnox. (Det vil si at integrasjonen bruker tjenestekontoen).

Hvis du som systemadministrator ønsker å opprette en tjenestekonto, gjør du følgende:

1. I Opter merker du av i avmerkingsboksen Bruk servicekonto i vinduet Fakturaeksport. Dette kan du gjøre i forbindelse med trinnet Opprett en fakturaeksport for Fortnox i Opter nedenfor.

   For oppgjørseksport krysser du av for Bruk servicekonto i vinduet Avregningseksport. Se Avregningseksport til Fortnox.

   For betalingsimport merker du av i avmerkingsboksen Bruk servicekontoi vinduet Betalingsimport. Se Betalingsimport fra Fortnox.

2. Når det er på tide å eksportere fakturaer, er det du som systemadministrator som må gjøre den første fakturaeksporten for å opprette servicekontoen. Hvis du også eksporterer avregninger og importerer betalinger, må systemadministratoren også utføre den første avregningseksporten og den første betalingsimporten.

   Slik gjør du:

   1. Hvis du ikke allerede er innlogget i Fortnox, logger du inn med Fortnox-brukerkontoen din.

   2. Følg trinnet Eksporter fakturaer til Fortnox nedenfor. Når du klikker på Eksporter og send i Opter, åpnes et vindu i Fortnox. Vinduet viser en liste over autorisasjonene som kreves for tjenestekontoen. Klikk på knappen "Godkjenn". Tjenestekontoen er opprettet.

      Nettvinduet med teksten "Lukk dette vinduet" kan lukkes når som helst, det forstyrrer ikke opprettelsen av servicekontoen. Det forstyrrer heller ikke eksporten av fakturaer.

      Du kan også få "Dette nettstedet kan ikke nås", men dette forstyrrer ikke opprettelsen av tjenestekontoen eller eksporten av fakturaer.

      Hvis du vil sjekke at tjenestekontoen er opprettet, klikker du på "Office" og deretter "Administrer integrasjoner" i Fortnox. I listen over "Brukere" vises tjenestekontoen med følgende ikon:

      

      Etter at tjenestekontoen er opprettet, kan vanlige brukere (med begrensede fullmakter) eksportere fakturaer til Fortnox. Tjenestekontoen og dens autorisasjoner brukes deretter i bakgrunnen når du eksporterer til Fortnox. (Vanlige brukere trenger imidlertid autorisasjon for å håndtere fakturaer i Opter).

   3. For oppgjørseksport, følg trinnet Avregningseksport til Fortnox. Når du klikker på Eksporter og send i Opter, åpnes et vindu i Fortnox. Klikk på knappen "Godkjenn". Nå kan vanlige brukere eksportere avregninger, og servicekontoen brukes i bakgrunnen.

   4. For betalingsimport, følg trinnet Betalingsimport fra Fortnox. Når du klikker på Ok i Opter for å importere betalingene, åpnes et vindu i Fortnox. Klikk på knappen "Godkjenn". Vanlige brukere kan nå importere betalinger, og servicekontoen brukes i bakgrunnen.

Trinn 3: Opprett en fakturaeksport for Fortnox i Opter

1. Klikk på Økonomi > Faktura > Fakturaeksport. Klikk på og gi fakturaeksporten et navn (for eksempel «Fortnox»). Feltene Type og Tegnkoding må fylles ut.

   • Type: Fortnox API

   • Tegnkoding: UTF-8

   • Inkluder PDF-kopi:  Hvis du vil at Opter-fakturaen skal legges ved i PDF-format.

     I Fortnox er det ikke støtte for å presentere alle detaljene man måtte ønske å ha med på en transportfaktura, som avsender, mottaker, avstand, vekt, fraktbrevnummer med mer. Derfor opprettes den grafiske fakturaen med alle detaljer i Opter og sendes til Fortnox som PDF-fil. Mer informasjon er tilgjengelig i Sende fakturaer til kunder fra Fortnox eller Opter ovenfor.

     For at Fortnox og Opter skal fungere godt sammen, eksporteres rentefakturaer som vanlige fakturaer til Fortnox. Informasjon som er spesifikk for rentefakturaer, vises i PDF-kopien som Opter inkluderer i fakturaeksporten til Fortnox, hvis du har markert Inkluder PDF-kopi.

   (La feltene Passord og API-kode stå tomme. Knappen Hent tilgangstoken brukes ikke. Disse to feltene og knappen er fjernet fra og med Opter versjon 2025.06.00).

2. Hvis du vil redusere størrelsen på PDF-filen, merker du av i avmerkingsboksen Reduser PDF-filstørrelse.

   Filstørrelsen reduseres ved å fjerne all tekstformatering (fet, kursiv, understreket) og ved å endre skrifttypen til Trebuchet MS, som bruker mindre lagringsplass. Hvor mye filstørrelsen reduseres, avhenger blant annet av hvor mye formatering den inneholder.

3. Hvis du vil at alle kredittfakturaer skal behandles som manuelle kredittfakturaer ved fakturaeksport til Fortnox, markerer du boksen Eksporter alltid kreditnotaer som manuelle..

   Ved fakturaeksport av vanlige kredittfakturaer tillater ikke Fortnox at man bestemmer kredittfakturaens nummer i Opter. Hvis du bruker manuelle kredittfakturaer, godkjenner Fortnox at kredittfakturaens nummer bestemmes i Opter, men kredittfakturaen blir da ikke markert som en kreditering av en annen faktura og mister koblingen til originalfakturaen.

   Hvis du tidligere har eksportert kredittfakturaer som vanlige kredittfakturaer til Fortnox, og så endrer til alltid å eksportere kredittfakturaer som manuelle kredittfakturaer, så vil nummerserien trolig bli brutt.

4. Hvis du vil bruke en tjenestekonto når du eksporterer fakturaer, merker du av i avmerkingsboksen Bruk servicekonto. Mer informasjon er tilgjengelig i trinn Legg til en tjenestekonto ovenfor.

5. Klikk på for å lagre alle endringer.

Trinn 4: Legg til fakturaeksporten i fakturaeksportinnstillingene

1. Klikk på Økonomi > Faktura > Fakturaeksportinnstillinger.

2. Klikk på og gi eksportinnstillingen et navn (for eksempel «Fortnox»). Marker «Fortnox» (eller navnet du ga fakturaeksporten) under Eksportere.

3. Klikk på for å lagre alle endringer.

4. Velg hvilken av fakturaeksportene som skal være standard. For å velge Fortnox som standard, markerer du «Fortnox» i listen til venstre og klikker på .

5. For å forsikre deg om at alle fakturaer blir bokført i Fortnox, må du markere «Fortnox»-eksporten for samtlige eksportinnstillinger.

6. Klikk på for å lagre alle endringer.

Trinn 5: Eksporter fakturaer til Fortnox

Du kan eksportere fakturainformasjonen fra Opter samtidig som du avslutter en fakturaperiode, eller etterpå, siden du kan velge om du vil eksportere hele fakturaperioder eller enkeltfakturaer. Det opprettes en faktura i Fortnox med fakturalinjer som tilsvarer konteringen i Opter.

1. Klikk på Økonomi > Faktura > Faktura.

2. Marker fakturaen eller fakturaperioden du vil eksportere, høyreklikk og velg Eksporter.

3. Klikk på Eksporter og send.

   Hvis du ikke allerede er logget inn på Fortnox, åpnes et nytt vindu der du logger inn med ditt vanlige Fortnox-brukernavn og passord. Hvis autentiseringen er vellykket, starter eksporten.

   Du kan lukke nettvinduet med teksten «Lukk dette vinduet» når du vil, det forstyrrer ikke fakturaeksporten.

   Nederst i vinduet Fakturaeksport i Opter er det en fremdriftslinje som blir helt grønn når fakturaeksporten er fullført. Hvis fakturaeksporten mislykkes, blir fremdriftslinjen grå, og det står at eksporten mislyktes.

Slett tjenestekontoen

Hvis du har en tjenestekonto og ønsker å slette den, følger du disse trinnene:

1. I Opter fjerner du avmerkingen i avmerkingsboksen Bruk servicekonto i vinduet Fakturaeksport.

   For oppgjørseksport fjerner du avmerkingen i Bruk servicekonto i Avregningseksport-vinduet.

   For betalingsimport fjerner du avmerkingen i Bruk servicekontoi Betalingsimport-vinduet.

   Lagre alle endringer.

2. I Fortnox klikker du på "Office" og deretter på "Administrer integrasjoner" i Fortnox. I listen over "Brukere" vises tjenestekontoen med følgende ikon:

   

   Velg "Koble fra" i menyen for tjenestekontoen.

Servicekontoen er nå kansellert.

Feilsøking, servicekonto

Hvis du bruker en tjenestekonto og får følgende tre feilmeldinger i følgende rekkefølge

1. Brukeropplysningene ble ikke godtatt av eksternt system. (Klikk på Ok.)

2. Brukeren kunne ikke autoriseres av eksternt system, kontroller tildelte roller. (Klikk på Ok.)

3. Feil ved oppretting av faktura. Kontakt din systemadministrator. (Klikk på Ok.)

Dette skyldes sannsynligvis at Fortnox har fjernet tjenestekontonøkkelen (token). For å løse dette må systemadministratoren legge til en ny tjenestekonto. Følg Trinn 2 (valgfritt): Legge til en tjenestekonto ovenfor (igjen).

Feilsøking

Hvis overføringen til Fortnox ikke fungerer, vises en feilmelding. Feilmeldinger vises bare når du eksporterer og noe går galt. Feilmeldingene vises i et popup-vindu og lagres ikke noe sted.

Hvis eksporten til Fortnox ikke fungerer, kan det skyldes ett av følgende:

• Hvis du eksporterer fra flere forskjellige datamaskiner, og det fungerer på noen datamaskiner, men ikke på alle, er det sannsynligvis fordi datamaskinen ikke har et egensignert sertifikat. Alle datamaskiner som skal kunne eksportere fakturaer og avregninger til Fortnox, må ha et egensignert sertifikat for å kunne autentiseres. Se Trinn 1: Opprett et egensignert sertifikat ovenfor.

  Sertifikatet utløper etter ett år uten varsel. Hvis et sertifikat er utløpt, vil du få feilmeldingen Brukeropplysningene ble ikke godtatt av eksternt system.

• Nettleseren din er for gammel, eller Internet Explorer er åpnet som standard. For å kunne eksportere til Fortnox er det viktig at du bruker en moderne standard nettleser, for eksempel Edge, Firefox eller Chrome.

• Fortnox’ nettjeneste er nede.

• Du har ikke lisens. Du finner mer informasjon ovenfor, se Integrasjonslisens og faktureringslisens.

Se også