Fakturaeksport til Heeros (API)

Du kan koble sammen (integrere) Opter med økonomisystemet Heeros. Deretter kan du eksportere fakturaer fra Opter til Heeros. Du finner mer informasjon om Heeros på heeros.com (på finsk) og heeros.com/en (på engelsk).

Trinn 1: Opprett en fakturaeksport for Heeros i Opter

Klikk på Økonomi > Faktura > Fakturaeksport og opprett en ny fakturaeksport ved å klikke på . Følgende felter må fylles ut på fanen Standard:
- Navn: For eksempel «Heeros (API)».
- Rapport: Ingen.
- Type: XmlSerializer. (Typemå være XmlSerializer.)
- Tegnkoding: UTF-8.
- Kundekode: Du finner kundekoden din i Heeros, ”la_id” eller "end customer id" (”loppuasiakastunnus”).
- Kontorkode: Du finner kontorkoden din i Heeros, ”tt_id” eller "accounting customer id" (”tilitoimistotunnus”).
- Starttekst: I dette feltet kan du legge til andre parametere for å tilpasse eksporten.
  
  Bruk formatet «parameter=verdi», og skriv én parameter per linje, som i eksempelet nedenfor.
  Eksempel, feltet Starttekst
```
1
2
3
4
5
6
7
MoveOnlyToLedger=true
SendToCustomer=false
CreateCustomer=true
UpdateCustomer=true
CreateProduct=true
UpdateProduct=true
CreateAccountingObjects=true
```
  Hvis du ikke angir en bestemt parameter i feltet Starttekst, brukes standardinnstillingen. Du finner mer informasjon om parameterne i tabellen Parametere i feltet Starttext nedenfor.
- Marker boksen En fil pr. faktura.
Klikk på for å lagre alle endringer.
Klikk på fanen Filoverføring. Følgende felt må fylles ut:
- Metode: Heeros API.
- Klientidentitet: API-brukeridentitet fra Heeros. («Heeros user name».)
- Klientnøkkel: API-nøkkel fra Heeros. («Heeros password».)
Klikk på for å lagre alle endringer.

Trinn 2: Legg inn transform på fakturaeksporten

Dette trinnet bestilles av Opter. Kontakt for mer informasjon.

Trinn 3: Legg til fakturaeksporten i en fakturaeksportgruppe

For å opprette en ny fakturaeksportinnstilling (dvs. gruppe av eksporter) eller for å kontrollere om det allerede finnes en fakturaeksportinnstilling (gruppe) der du ønsker å legge til fakturaeksporten til Heeros, gjør du som følger:

Klikk på Økonomi > Faktura > Fakturaeksportinnstillinger.
Se i listen til venstre om det allerede finnes en fakturaeksportinnstilling (gruppe) der du ønsker å legge til fakturaeksporten til Heeros. Klikk på fakturaeksportinnstillingen, og kryss av i avmerkingsboksen for «Heeros API» (eller navnet du har gitt fakturaeksporten) under Eksportere.

Hvis det ikke finnes noen fakturaeksportinnstilling (gruppe) der du vil legge til fakturaeksporten til Heeros, oppretter du en ny. Klikk på og gi fakturaeksportinnstillingen et navn, for eksempel «Heeros API». Marker avmerkingsboksen for «Heeros API» (eller navnet du ga fakturaeksporten) under Eksportere.
Klikk på for å lagre alle endringer.
Velg hvilken av fakturaeksportinnstillingene som skal være standard. For å velge Heeros API som standard, marker «Heeros API» i listen til venstre og klikk på .
For å forsikre deg om at alle fakturaer blir bokført i Heeros, må du markere «Heeros API»-eksporten for samtlige eksportinnstillinger (grupper).
Klikk på for å lagre alle endringer.
Hvis du vil angi hvilken fakturaeksportinnstilling (gruppe) som gjelder for en bestemt kunde, klikker du på Register > Kunder og søker opp kunden du ønsker å gjøre innstillingen for. Klikk på fanen Faktureringsinformasjon og velg fakturaeksportinnstilling (gruppe) i rullegardinmenyen Fakturaeksportinnstilling. Klikk på for å lagre alle endringer.

Trinn 4: Eksportere fakturaer til Heeros

Du kan eksportere fakturainformasjonen fra Opter samtidig som du avslutter en fakturaperiode, eller etterpå, siden du kan velge om du vil eksportere hele fakturaperioder eller enkeltfakturaer.

Klikk på Økonomi > Faktura > Faktura.
Marker fakturaen eller fakturaperioden du vil eksportere, høyreklikk og velg Eksporter.
Klikk på Eksporter og send for å eksportere fakturaen eller fakturaperioden til Heeros.

I vinduet Fakturaeksport i Opter vises antall fakturaer som skal eksporteres og antall eksporterte fakturaer, samt en fremdriftsindikator (lengst nede i vinduet). Fremdriftsindikatoren blir helt grønn når fakturaeksporten er fullført.

Hvis fakturaeksporten mislykkes, blir fremdriftslinjen grå, og det står at eksporten mislyktes. Hvis eksporten mislyktes, vises en feilmelding, se Feilmeldinger nedenfor.

Parametere i feltet Starttekst

Tabellen viser de parameterne du kan angi i feltet Starttekst. Du finner mer informasjon og et eksempel i Trinn 1 ovenfor.

Parameter	Beskrivelse
MoveOnlyToLedge=<true/false>	Fakturaer i Heeros kan sendes til mottakeren (kunden) via Opentext. Velg om fakturaen skal sendes automatisk til Opentext eller ikke: «True» (standard): Fakturaen sendes automatisk til Opentext. «False»: Fakturaen lagres i «Heeros Sales Invoices» med statusen «complete». Deretter kan du sende fakturaen manuelt til Opentext eller direkte til kunden. Bare én av parameterne MoveOnlyToLedge og SendToCustomer (se nedenfor) kan settes til «true».
SendToCustomer=<true/false>	Velg om fakturaen skal sendes automatisk til kunden eller ikke: «True»: Fakturaen sendes automatisk til kunden. «False» (standard): Fakturaen lagres i «Heeros Sales Invoices» med statusen «complete». Deretter kan du sende fakturaen manuelt til Opentext eller direkte til kunden. Bare én av parameterne MoveOnlyToLedge (se ovenfor) og SendToCustomer kan settes til «true».
CreateCustomer=<true/false>	Velg om kunden skal opprettes automatisk i Heeros eller ikke: «True» (standard): Hvis kunden som står på fakturaen som eksporteres, ikke finnes i Heeros, opprettes kunden automatisk i Heeros. «False»: Hvis kunden på fakturaen som eksporteres, ikke finnes i Heeros, vil du få en feilmelding fra Heeros når du eksporterer fakturaen. Kunden opprettes altså ikke automatisk i Heeros, men du kan opprette kunden manuelt i Heeros og deretter eksportere fakturaen på nytt.
UpdateCustomer=<true/false>	Velg om kundeinformasjonen skal oppdateres automatisk i Heeros eller ikke: «True» (standard): Hvis kundeinformasjonen som står på fakturaen som eksporteres ikke stemmer overens med informasjonen i Heeros, oppdateres kundeinformasjonen automatisk i Heeros. «False»: Hvis informasjonen om kunden på fakturaen som eksporteres, ikke stemmer med informasjonen i Heeros, får du en feilmelding fra Heeros når du eksporterer fakturaen. Kunden oppdateres altså ikke automatisk i Heeros, men du kan oppdatere informasjonen om kunden manuelt i Heeros og deretter eksportere fakturaen på nytt.
CreateProduct=<true/false>	I Opter kan du føre opp artikler og/eller produkter på fakturaen (du velger vanligvis om du vil bruke varer eller produkter). I Heeros kalles det bare produkter. Velg om produktene skal opprettes automatisk i Heeros eller ikke: «True» (standard): Hvis produktet som står på fakturaen som eksporteres, ikke finnes i Heeros, opprettes produktet automatisk i Heeros. «False»: Hvis produktet på fakturaen som eksporteres, ikke finnes i Heeros, vil du få en feilmelding fra Heeros når du eksporterer fakturaen. Produktet opprettes altså ikke automatisk i Heeros, men du kan opprette produktet manuelt i Heeros og deretter eksportere fakturaen på nytt.
UpdateProduct=<true/false>	I Opter kan du føre opp artikler og/eller produkter på fakturaen (du velger vanligvis om du vil bruke varer eller produkter). I Heeros kalles det bare produkter. Velg om produktene skal oppdateres automatisk i Heeros eller ikke: «True» (standard): Hvis produktinformasjonen som står på fakturaen som eksporteres ikke stemmer overens med informasjonen i Heeros, oppdateres produktinformasjonen automatisk i Heeros. «False»: Hvis informasjonen om produktet på fakturaen som eksporteres, ikke stemmer med informasjonen i Heeros, får du en feilmelding fra Heeros når du eksporterer fakturaen. Produktinformasjonen oppdateres altså ikke automatisk i Heeros, men du kan oppdatere informasjonen manuelt i Heeros og deretter eksportere fakturaen på nytt.
CreateAccountingObjects=<true/false>	Velg om konteringen skal opprettes automatisk i Heeros eller ikke: «True» (standard): Ved fakturaeksport opprettes konteringen automatisk i Heeros. «False»: Konteringen opprettes ikke automatisk i Heeros.

Feilsøking

Feilmeldinger

Hvis eksporten til Heeros ikke fungerer, vises en feilmelding. Feilmeldinger vises bare når du eksporterer og noe går galt. Feilmeldingene vises i et popup-vindu og lagres ikke noe sted.

Feilmelding	Beskrivelse
Det er ikke mulig å logge på Heeros. Enten er brukernavnet/passordet feil, ellers går det ikke å koble til Heeros. Prøv igjen om noen minutter.	Kontroller at det står riktig i Opter, på fanen Filoverføring, i feltene: Klientidentitet: API-brukeridentitet fra Heeros. (Heeros user name.) Klientnøkkel: API-nøkkel fra Heeros. (Heeros password.) (Se instruksjonene ovenfor.) Prøv deretter å eksportere fakturaene på nytt.
Kunne ikke sende fakturaen til Heeros. Feilkode fra Heeros: {0}. Feilmelding fra Heeros: {1}	Les feilkoden og feilmeldingen fra Heeros, og prøv å løse problemet. Deretter kan du prøve å eksportere fakturaene på nytt.
Fakturaen er sendt, men kunne ikke håndteres i Heeros siden den ikke er fullstendig. Kontroller ufullstendige fakturaer i Heeros. Faktura-ID i Heeros: {0}.	Kontakt Heeros og be om mer informasjon.
Fakturaen er sendt, men kunne ikke bekreftes innen tidsgrensen. Kontroller ufullstendige fakturaer i Heeros for å se om den har kommet inn, og hvilken status den har. Faktura-ID i Heeros: {0}.	Kontroller fakturaen i Heeros, om den har kommet til Heeros og hvilken status den har. Du kan prøve å eksportere fakturaen på nytt.
Kunne ikke sende faktura \{0\} til Heeros på grunn av valideringsfeil. Antall feil: {2}. Ta kontakt med Opter-support.	Kontakt kundestøtte hos Opter hvis du får denne feilmeldingen.