Senast uppdaterad: 2023-03-08
Alternativa e-postadresser
Som standard skickas alla meddelanden från Opter med adressen för huvudkontot som avsändare (den som står på fliken Allmänt i kontorsinställningarna), men det går att ange andra adresser som avsändare. Du kan till exempel skicka ekonomimeddelanden från ”invoice@budfirman.se” och andra meddelanden från ”info@budfirman.se”, trots att huvudkontot har adressen ”admin@budfirman.se”.
Om du har markerat Använd Outlook på fakturaexporten PDF via E-post (fliken Filöverföring) används inte det e-postkonto som har konfigurerats i Opter för att skicka meddelanden med bifogade fakturor, utan det konto som är konfigurerat i Outlook på användarens dator. Mer information finns i , fönster.
Steg 1: Ange de nya avsändaradresserna
Aviseringar, e-post till underleverantörer och andra informationsutskick (informationsmeddelanden)
-
Om ni använder regioner, och vill ha olika avsändaradresser för dem, anger du adressen för respektive region i fältet E-post på fliken Allmänt under Ekonomi > Regioner. Lämna annars det fältet tomt.
-
Om ni inte använder regioner, eller vill använda samma avsändaradress oavsett region, skriver du in den nya adressen i fältet E-post på fliken Allmänt i kontorsinställningarna.
Fakturor, avräkningar, betalningspåminnelser och kontoutdrag (ekonomimeddelanden)
-
Om ni använder regioner, och vill ha olika avsändaradresser för dem, anger du adressen för respektive region i fältet E-post på fliken Fakturadetaljer under Ekonomi > Regioner. Lämna annars det fältet tomt.
-
Om ni inte använder regioner, eller vill använda samma avsändaradress oavsett region, anger du den i fältet E-post på fliken Fakturadetaljer i kontorsinställningarna.
-
Om ni vill använda samma avsändaradress för både ekonomimeddelanden och infomeddelanden från Opter lämnar du fältet på fliken Fakturadetaljer tomt och skriver istället in den nya adressen i fältet E-post på fliken Allmänt i kontorsinställningarna.
Steg 2: Ställ in behörigheten för huvudkontot
Kontakta er IT-leverantör och be dem konfigurera e-postkontot som har angetts som huvudkonto på fliken Servrar i kontorsinställningarna så att det har behörighet att använda de alternativa adresserna som avsändare.
I Microsoft 365 finns det två olika sätt att skicka med en annan e-postadress, som ombud (”delegate”) och ”för” (”on behalf of”). Om du skickar som ombud visas bara den adress som har ställts in på fliken Allmänt eller Fakturadetaljer som avsändare (t.ex. ”invoice@budfirman.se”). Med den andra metoden visas både ombudets och huvudkontots adresser som avsändare (”admin@budfirman.se för invoice@budfirman.se”).
Steg 3: Testa adresserna
När IT-leverantören har gjort inställningarna kan du testa att de fungerar. Klicka på Inställningar > Kontor > fliken Servrar > Testa e-post. Skriv in den adress du kommer att använda som avsändare i fältet Avsändare och klicka på Skicka. Upprepa för alla alternativa adresser och kontrollera att du får ett grönt OK längst ner i dialogrutan.
Exempel
Budfirman har skapat ett Microsoft 365-konto med adressen ”admin@budfirman.se”. Det kontot används som huvudkonto i Opter och uppgifterna för det anges på fliken Servrar i kontorsinställningarna. Men de vill använda avsändaradresserna ”info@budfirman.se” för infomeddelanden och ”invoice@budfirman.se” för ekonomimeddelanden, oavsett region. Kontot admin@budfirman.se har konfigurerats så att det har behörighet att skicka meddelanden som de två adresserna i Microsoft 365, och så här ser det ut i kontorsinställningarna.
Fliken Servrar.
Fliken Allmänt.
Fliken Fakturadetaljer.
