Skicka aviseringar automatiskt

Du kan ställa in så att aviseringar skickas automatiskt till kunder, kundreferenser, avsändare och mottagare, eller en helt valfri e-postadress/telefonnummer, vid statusförändringar och andra händelser i ordern. Det kallas aviseringsprenumerationer.

Det går även att skapa aviseringsprenumerationer när ordrar importeras via EDI. Kontakta för mer information.

Steg 1: Öppna fönstret Aviseringsprenumerationer

Du kan styra vilka ordrar det ska skickas ut aviseringar för genom att basera aviseringsprenumerationerna på kund, kundreferens, littera eller en uppsättning hemleveransinställningar. Beroende på hur du vill konfigurera de automatiska aviseringarna öppnar du fönstret på olika sätt.

Steg 2: Skapa en ny aviseringsprenumeration

Klicka på i verktygsfältet och välj en metod (e-post eller SMS) i fältet Metod. För att kunna skicka aviseringar via SMS måste du ha ett Pixie-konto. Se Aktivera SMS-tjänsten Pixie. Om du väljer SMS som metod kan du inte bifoga fraktsedlar eller kollietiketter i aviseringen.

Steg 3: Välj vart aviseringen ska skickas

Välj vilken e-postadress eller vilket telefonnummer som aviseringen ska skickas till i fältet Ta {0} från. Om du väljer Manuell anger du e-postadressen eller telefonnumret i fältet E-postadress/Telefonnummer. Övriga fyra alternativ hämtas från kundregistret och ordermottagningen:

Kund (klicka på för att se e-postadressen/telefonnumret)
Beställare (klicka på för att se e-postadressen/telefonnumret)
Avsändare
Mottagare

Steg 4: Välj rapport

Om du baserar aviseringsprenumerationen på tjänst, det vill säga om du har öppnat fönstret från Hemleveransinställningar, väljer du vilken rapport som ska skickas ut i listrutan Meddelande.

Listrutan Meddelande visas bara om du öppnar fönstret från Hemleveransinställningar.

För att valet du gör i listrutan Meddelande ska gälla så måste listrutan Avisering nedan vara inställd på [Standard]. Mer information finns i Aviseringsprenumerationer, fönster.

Steg 5: Välj vilka ordrar som aviseringarna ska skickas ut för

Under Tillgänglighet anger du vilka ordrar som aviseringarna ska skickas ut för baserat på var ordrarna har skapats. I ordermottagningen, på kundwebben eller via EDI. Om du markerar Använd i internetordrar visas aviseringsprenumerationen som förval i beställningsformuläret på kundwebben.

Steg 6: Välj bilagor

Om du vill lägga till fraktsedlar och kollietiketter som bifogade filer i e-postaviseringar väljer du vilken rapport som ska användas för respektive bilaga. Om du har valt SMS som metod kan du inte bifoga fraktsedlar eller kollietiketter.

Steg 7: Välj vilka händelser du vill skicka ut aviseringar för

Välj först en kategori och sedan en eller flera händelser för den kategorin. Du kan bara välja en kategori för varje aviseringsprenumeration, men flera olika händelser för den kategori du har valt.

Om du vill skicka ut aviseringar för händelser i olika kategorier lägger du till en ny likadan aviseringsprenumeration för varje kategori genom att klicka på . Glöm inte att spara den aviseringsprenumeration du håller på att konfigurera först.

Exempel

Du vill skicka aviseringar till en mottagare för tre olika statusförändringar, och dessutom om någon avvikelse registreras på ordern. Då skapar du två likadana aviseringsprenumerationer. På den ena väljer du händelsekategorin Status och markerar de tre statusarna. På den andra väljer du händelsekategorin Avvikelse och markerar alla typer av avvikelser.

Aviseringar för kategorin Fordonsrörelse skickas alltid ut till den e-postadress som har angetts för kundreferensen (i första hand) eller kunden (i andra hand), oavsett vilka övriga inställningar du gör för aviseringsprenumerationen. Det går alltså inte att skicka ut aviseringar om fordonsrörelse via SMS eller ange en manuell e-postadress som mottagare.

Steg 8: Spara alla ändringar

Aviseringen skickas ut när Opter tar emot information om den händelse som du har konfigurerat aviseringen för, till exempel när statusen på en order ändras, när en checklista har fyllts i av föraren eller när en avvikelse registreras på ordern. Både aviseringar som skickas ut, och sådana som misslyckas att skickas ut, loggas i aviseringsloggen.

Om du vill att innehållet i e-postmeddelandet eller SMS:et ska visas i aviseringsloggen, så måste kryssrutan Logga meddelanden vara markerad. Kryssrutan finns på fliken Servrar i kontorsinställningarna.

Mer information om aviseringsloggen finns i Händelselogg (ordermottagningen).

I sektionen Aviseringar i ordermottagningen kan du se de aviseringar som är konfigurerade att skickas ut automatiskt. Du kan skicka ut en eller flera av dem fördefinierade aviseringarna, eller skapa en helt ny. I kolumnen Skickad ser du om aviseringen har skickats ut tidigare. Mer information finns i , ordermottagningen.