E-postaviseringar om uppdrag till underleverantörer

Det finns en särskild e-postavisering som kan skickas till underleverantörer när ett uppdrag får statusen Fördelad eller senare. E-postmeddelandet skickas i följande tre fall:

När du drar och släpper ett uppdrag på underleverantören i trafikledningen.
När en order med underleverantören som resurs sparas i ordermottagningen, om du har ställt in att ordrar ska fördelas när de sparas.
När du har valt underleverantören som resurs på en order i ordermottagningen, och sedan byter status på ordern till Fördelad eller senare i trafikledningen.

Det går inte att skicka aviseringen manuellt.

E-postmeddelandet innehåller länkar för att byta status på uppdraget. Länkarna leder till en webbsida där underleverantören kan välja status (Lastad eller Lossad) och vilken adress på uppdraget det gäller. Alternativen är förvalda beroende på vilken länk i aviseringen underleverantören klickar på, så i regel behöver de bara godkänna statusändringen genom att klicka på Ok på webbsidan.

När underleverantören uppdaterar statusen till Lossad skapas en POD på ordern. POD:en kan signeras på webbsidan och i samband med det går det även att ladda upp en bild.

Så här redigerar du e-postmeddelandet och och aktiverar aviseringen:

Kontrollera att du har angett basadressen till webbarna

För att länkarna ska bli korrekta i e-postmeddelandet måste du ha angett basadressen till webbarna i kontorsinställningarna (Inställningar > Kontor). Gå till fliken Internet och fyll i fältet Basadress med den adress ni använder till kundwebben, till exempel ”https://www.budfirman.se/opter”.

Redigera rapporten (valfritt)

Du kan redigera rapporten så att den innehåller exakt den information som du vill skicka ut.

Klicka på Inställningar > Rapporter.
Markera Uppdrag till underleverantör, e-post (svenska) i listan och klicka på Visa Editor.
Gör ändringarna, klicka på Spara och stäng rapporteditorn. Mer information om taggsyntaxen finns i Taggsyntax – Text.

Välj att rapporten ska användas för meddelandet

Klicka på Inställningar > Meddelanden och markera den meddelandegrupp som är inställd som standardval (markerad med ).
Välj rapporten Uppdrag till underleverantör, e-post (svenska) för meddelandetypen Underleverantör avisering i tabellen.
Klicka på för att spara alla ändringar.

Aktivera aviseringsprenumerationen i underleverantörsregistret

Klicka på Register > Underleverantörer och markera den underleverantör du vill skicka aviseringar till i listan.
Kontrollera att det finns en e-postadress under Kontaktinformation. Det fältet måste vara ifyllt när du aktiverar aviseringen.
Gå till fliken Detaljer och markera kryssrutan Skicka aviseringar vid fördelning (e-post). Om du vill bifoga fraktsedlar i aviseringarna markerar du kryssrutan Bifoga fraktsedel.
Klicka på för att spara alla ändringar.

En ikon som indikerar att aviseringen är aktiverad visas på panelen Underleverantörer i trafikledningen.

Ställa in webbsidan

Du kan ställa in vilka fält på POD:en som måste fyllas i på webbsidan. Det gör du på den POD-typ som ni har som standard-POD.

Den POD som sätts på ordern när statusen ändras till Lossad är den som är markerad som standard i fönstret Leveransbevistyper. Ingen hänsyn tas till under-POD-typer.

För att funktionen ska fungera som tänkt måste ni ha Levererad som standard-POD. Om ni har till exempel Ingen hemma som standard-POD blir statusen på ordern Bomkörning, men det står på webbsidan att statusen har satts till Lossad.

Gå till Inställningar > Leveransbevis (POD) > Leveransbevistyper och markera Levererad i listan till vänster. Följande tre inställningar har betydelse för vad som visas på webbsidan: