Viimeisin päivitys: 15.8.2024

Voimassa alkaen: Opter 2023.12.00

Tilitysvienti Fortnoxiin

Voit yhdistää Opterin Fortnox-taloushallintojärjestelmään, www.fortnox.se. Tämän jälkeen voit:

• Viedä tilityksiä Opterista Fortnoxiin. Ohjeet löydät alta.

  Jos olet määrittämässä sekä lasku- että tilitysvientiä Fortnoxiin, suosittelemme, että määrität ensin laskunviennin kohdan Laskunvienti Fortnoxiin mukaisesti, ja määrität vasta sitten tilitysviennin.

• Viedä laskuja Opterista Fortnoxiin. Ohjeita on kohdassa Laskunvienti Fortnoxiin.

• Tuoda maksuja Fortnoxista Opteriin. Ohjeita on kohdassa Maksujen tuonti Fortnoxista.

Joka kerta kun viet tilityksiä, Fortnox tarkistaa, tarvitseeko tilityksiä tai kuljettajia/toimittajia päivittää. Fortnox päivittää vain ne tilitykset, joita ei ole vielä kirjattu kirjanpitoon Fortnoxissa.

Tilitys- ja tiliöintisummat lähetetään arvonlisäverollisina.

Tilitystiedot, jotka lähetetään Opterista Fortnoxiin

Fortnoxissa ei ole mahdollista näyttää kaikkia tietoja, jotka mahdollisesti halutaan kuljetuslaskelmaan, kuten ajoneuvo- tai kuljettajakohtainen summaa tai päivämäärää, palvelua tai polttoainelisää. Siksi Opterissa luodaan kaikki tiedot sisältävä graafinen tilitys, joka lähetetään Fortnoxiin PDF-tiedostona (olettaen, että teet tämän asetuksen). (Ohjeet löydät alta).

Kun tehdään tilitysvienti Fortnoxiin, Opter lähettää yhteenvedon jokaisesta yksilöllisestä tiliöintiyhdistelmästä. Tämä tarkoittaa sitä, että Opter lähettää yhden tilitysrivin jokaista kirjanpitotilin ja tulosyksiköiden yhdistelmää kohden.

Tilitysviennissä Fortnoxiin lähetetään seuraavat tiedot:

• Tilitysnumero.

• Tilityksen pvm.

• Tilityksen eräpäivä.

• Tilityksen tiliöinti.

• Kuljettajan/alihankkijan nimi, osoite, maa, kaksi puhelinnumeroa, faksinumero, verkkosivusto, pankkitilinumero, IBAN, BIC, pankkisiirtotilinumero, postisiirtonumero, Y-tunnus (arvonlisäverotunniste), organisaation numero ja oletusvaluutta. Kuljettajan/alihankkijan oletusvaluutta asetetaan samaksi kuin Opterin oletusvaluutta.

• Tilitys PDF-liitteenä, jos olet rastittanut valintaruudun Sisällytä PDF-kopio. (Ohjeet löydät alta).

Tulosyksikköjä ei voi viedä.

Edellytykset

Integrointilisenssi ja laskutuslisenssi

Tarvitset integrointilisenssin, jotta voit yhdistää (integroida) Opterin Fortnoxiin. Tarvitset myös ohjelmistolisenssin laskutukseen Fortnoxissa. Voit tilata nämä lisenssit (joita kutsutaan myös nimellä ”ohjelma” tai ”lisäosa”) itse Fortnox-ohjelmassa. Fortnox antaa tarvittaessa lisätietoja lisensseistä.

Verkkoselaimet

Jotta vienti Fortnoxiin onnistuu, on tärkeää, että käytät nykyaikaista vakioselainta, kuten Edgeä, Firefoxia tai Chromea.

Valuutta

Jotta tilitysten vienti Opterista Fortnoxiin toimii oikein, Opterin oletusvaluutan tulee olla ruotsin kruunu (SEK).

Valuuttakurssit

Jotta valuuttakurssit ovat aina samat Fortnoxissa ja Opterissa, tee näin:

• Siirry Fortnoxissa kohtaan Laskutus > Valuutta ja aseta kohdan Automaattiset valuuttakurssit arvoksi ”EI”.

• Syötä Fortnoxiin ja Opteriin täsmälleen samat valuuttakurssit. Jos haluat päivittää valuuttakurssia, päivitä se sekä Fortnoxissa että Opterissa. Opterissa valuuttakurssit määritetään kohdassa Hallinto > Valuutat välilehdellä Valuuttakurssit.

Tilit toimittajien veloille, tilille saapuvalle ALV:lle ja sentin pyöristyksill:

Jotta Fortnox ja Opter toimisivat oikein yhdessä, varmista, että Opter ja Fortnox käyttävät samaa tiliä toimittajien veloille, tilille saapuvalle ALV:lle ja sentin pyöristyksille. Oletusasetukset ovat seuraavat:

• Tili 2400 on oletustili toimittajien veloille sekä Opterissa että Fortnoxissa.

• Tili 2640 on oletustili tilille saapuvalle ALV:ille Opterissa, mutta Fortnoxissa oletustili on tili 2641.

• Tili 3740 on oletustili sentin pyöristyksille sekä Opterissa että Fortnoxissa, mutta Fortnoxissa tilin nimi on ”Pyöristykset”.

Tilityksiä kutsutaan Fortnoxissa ”toimittajan laskuiksi”.

Todennusmenetelmä

Kohdassa Laskunvienti Fortnoxiin kerroimme, että Fortnoxissa on käytössä uusi ja vanha todennusmenetelmä. Tilitysvienneissä voidaan käyttää vain uutta (turvallisempaa) menetelmää.

Kun painat painiketta Vie ja lähetä Opterissa, avautuu uusi ikkuna, jossa kirjaudutaan sisään tavallisella Fortnox-käyttäjänimellä ja salasanalla. Sinun ei tarvitse kirjautua sisään jokaista tilitysvientiä varten, vaan ainoastaan silloin, kun pääsytunnus on vanhentunut tai viennissä tapahtuu virhe.

Vaihe 1: Luo itse allekirjoitettu varmenne

Ohjeita on kohdassa Laskunvienti Fortnoxiin.

Vaihe 2: Luo tilitysvienti Opterissa

1. Valitse Hallinto > Tilitykset > Tilitysvienti ja luo uusi tilitysvienti. Seuraavat kentät on täytettävä välilehdellä Yleinen:

   • Nimi: Esimerkiksi ”Fortnox”.

   • Laji: Fortnox.

   • Merkkikoodaus: ISO-8859-1.

2. Merkitse valintaruutu Sisällytä PDF-kopio jos haluat lähettää kaikki Opterin yksityiskohdat sisältävän, graafisen tilityksen Fortnoxiin PDF-tiedostona.

3. Tallenna muutokset valitsemalla .

Vaihe 3: Lisää tilitysvienti tilitysvientiryhmään

Valitse Hallinto > Tilitykset > Tilitysviennin asetukset ja merkitse ”Fortnox” (tai tilitysviennille antamasi nimi) niitä ryhmiä varten, jotka luovat viennin Fortnoxiin. Voit myös luoda uuden vientiryhmän. Koska kaikki tilitykset on kirjattava, vienti on valittava kaikille vientiryhmille.

Vaihe 4: Vie tilitykset Fortnoxiin

Voit viedä tilitystiedot Opterista tilityskauden sulkemisen yhteydessä tai sen jälkeen, kun voit viedä kokonaisia tilitysjaksoja, mutta et yksittäisiä tilityksiä.

Kun teet viennin, Fortnoxiin luodaan tilitys, jonka tilitysrivit vastaavat Opterin tiliöintiä.

Jos haluat viedä tilityskaudet jälkikäteen, tee näin:

1. Valitse Opterissa Hallinto > Tilitykset > Liikennöitsijätilitykset.

2. Napsauta tilityskautta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Vie.

3. Valitse Vie ja lähetä.

   Uusi ikkuna avautuu, jossa voit kirjautua sisään tavallisella Fortnox-käyttäjänimellä ja -salasanalla. Jos todennus onnistuu, vienti alkaa.

   Voit sulkea Close this window -tekstillä varustetun ikkunan milloin haluat, se ei häiritse tilityksen vientiä.

   Edistymispalkki tulee näkyviin ikkunan Tilitysvienti alaosaan Opterissa. Kun tilitysvienti on valmis, koko edistymispalkki on vihreä. Jos tilityksen vienti epäonnistuu, edistymispalkki on harmaa ja ikkunaan tulee viesti viennin epäonnistumisesta.

Vianetsintä

Jos vienti Fortnoxiin epäonnistuu, näytetään virheilmoitus. Virheilmoitus näytetään vain, jos vienti epäonnistuu ja tapahtuu virhe. Virheilmoitukset näytetään ponnahdusikkunassa, eikä sitä tallenneta mihinkään.

Jos tilitystä ei voida viedä kokonaisuudessaan, loput tilityksestä poistetaan Fortnoxista automaattisesti. Virheet johtuvat yleensä seuraavista syistä:

• Liikennöitsijän/alihankkijan osoite on virheellinen tai puuttuu (välilehti Yleinen vastaavassa rekisterissä).

• Fortnoxin verkkopalvelu on poissa käytöstä.

Jos vienti Fortnoxiin ei toimi, syynä voi olla jokin seuraavista:

• Jos vientejä tehdään useista eri tietokoneista ja vienti toimii joillakin tietokoneilla mutta ei kaikilla, syynä on todennäköisesti se, että tietokoneella ei ole itse allekirjoitettua varmennetta. Kaikissa tietokoneissa, joita on voitava käyttää laskujen ja tilitysten viemiseen Fortnoxiin, on oltava itse allekirjoitettu varmenne todennusta varten. Ohjeita on kohdassa Laskunvienti Fortnoxiin.

• Verkkoselaimesi on liian vanha tai Internet Explorer on avattu oletusarvoisesti. Jotta vienti Fortnoxiin onnistuu, on tärkeää, että käytät nykyaikaista vakioselainta, kuten Edgeä, Firefoxia tai Chromea.

---