Tilitysvienti Fortnoxiin

Tässä Artikkeli

Voit yhdistää Opterin Fortnox-taloushallintojärjestelmään, www.fortnox.se. Tämän jälkeen voit:

Viedä tilityksiä Opterista Fortnoxiin. Ohjeet löydät alta.

Jos olet määrittämässä sekä lasku- että tilitysvientiä Fortnoxiin, suosittelemme, että määrität ensin laskunviennin kohdan Laskunvienti Fortnoxiin mukaisesti, ja määrität vasta sitten tilitysviennin.
Viedä laskuja Opterista Fortnoxiin. Ohjeita on kohdassa Laskunvienti Fortnoxiin.
Tuoda maksuja Fortnoxista Opteriin. Ohjeita on kohdassa Maksujen tuonti Fortnoxista.

Aina kun viet tilityksiä, Fortnox tarkistaa, onko tilityksissä tai alihankkijoissa jotain päivitettävää. Fortnox päivittää vain ne tilitykset, joita ei ole vielä kirjattu kirjanpitoon Fortnoxissa.

Tilitys- ja tiliöintisummat lähetetään arvonlisäverollisina.

Opterista Fortnoxiin lähetetyt selvitystiedot

Fortnoxissa ei ole mahdollista näyttää kaikkia tietoja, jotka mahdollisesti halutaan kuljetuslaskelmaan, kuten ajoneuvo- tai kuljettajakohtainen summaa tai päivämäärää, palvelua tai polttoainelisää. Siksi Opterissa luodaan kaikki tiedot sisältävä graafinen tilitys, joka lähetetään Fortnoxiin PDF-tiedostona (olettaen, että teet tämän asetuksen). (Ohjeet löydät alta).

Kun tehdään tilitysvienti Fortnoxiin, Opter lähettää yhteenvedon jokaisesta yksilöllisestä tiliöintiyhdistelmästä. Tämä tarkoittaa sitä, että Opter lähettää yhden tilitysrivin jokaista kirjanpitotilin ja tulosyksiköiden yhdistelmää kohden.

Tilitysviennissä Fortnoxiin lähetetään seuraavat tiedot:

Tilitysnumero.
Tilityksen pvm.
Tilityksen eräpäivä.
Tilityksen tiliöinti.
Kuljettajan/alihankkijan nimi, osoite, maa, kaksi puhelinnumeroa, faksinumero, verkkosivusto, pankkitilinumero, IBAN, BIC, pankkisiirtotilinumero, postisiirtonumero, Y-tunnus (arvonlisäverotunniste), organisaation numero ja oletusvaluutta. Kuljettajan/alihankkijan oletusvaluutta asetetaan samaksi kuin Opterin oletusvaluutta.
Tilitys PDF-liitteenä, jos olet rastittanut valintaruudun Sisällytä PDF-kopio. (Ohjeet löydät alta).

Tulosyksikköjä ei voi viedä.

Edellytykset

Integrointilisenssi ja laskutuslisenssi

Tarvitset integrointilisenssin, jotta voit yhdistää (integroida) Opterin Fortnoxiin. Tarvitset myös ohjelmistolisenssin laskutukseen Fortnoxissa. Voit tilata nämä lisenssit (joita kutsutaan myös nimellä ”ohjelma” tai ”lisäosa”) itse Fortnox-ohjelmassa. Fortnox antaa tarvittaessa lisätietoja lisensseistä.

Maksujen tuonti edellyttää Fortnoxissa ohjelmistolisenssejä laskutukseen ja kirjanpitoon.

Laskunvienti edellyttää Fortnoxissa ohjelmistolisenssiä laskutukseen.

Verkkoselaimet

Jotta vienti Fortnoxiin onnistuu, on tärkeää, että käytät nykyaikaista vakioselainta, kuten Edgeä, Firefoxia tai Chromea.

Vakiovaluutta

Jotta voit viedä laskuja ja tilitystä Fortnoxiin ja tuoda maksuja Fortnoxista Opteriin, Opterin oletusvaluutan on oltava Ruotsin kruunu (SEK).

Älä muuta oletusvaluuttaa, koska se aiheuttaa suuria ongelmia järjestelmässä. Jos käytössäsi on muu vakiovaluutta kuin Ruotsin kruunu, laskujen ja tilitysten vienti Fortnoxiin ja maksujen tuonti Fortnoxista ei ole mahdollista.

Valuuttakoodit

Fortnox hyväksyy vain kolmikirjaimiset valuuttakoodit, esimerkiksi ”DKK”, ”SEK”, ”GBP” ja ”EUR”.

Valuuttakurssit

On tärkeää, että Fortnoxissa ja Opterissa käytetään täsmälleen samoja valuuttakursseja. Näin voidaan välttyä esimerkiksi valuuttamenetyksiltä ja maksusuorituksilta, jotka eivät vastaa Opterissa olevaa laskua ja jotka kirjataan tämän vuoksi virheellisesti ennakoksi.

Jotta valuuttakurssit ovat aina samat Fortnoxissa ja Opterissa, tee näin:

Siirry Fortnoxissa kohtaan Laskutus > Valuutta ja aseta kohdan Automaattiset valuuttakurssit arvoksi ”EI”.
Syötä Fortnoxiin ja Opteriin täsmälleen samat valuuttakurssit. Jos haluat päivittää valuuttakurssia, päivitä se sekä Fortnoxissa että Opterissa. Opterissa valuuttakurssit määritetään kohdassa Hallinto > Valuutat välilehdellä Valuuttakurssit.

Tilit toimittajien veloille, tilille saapuvalle ALV:lle ja sentin pyöristyksill:

Jotta Fortnox ja Opter toimisivat oikein yhdessä, varmista, että Opter ja Fortnox käyttävät samaa tiliä toimittajien veloille, tilille saapuvalle ALV:lle ja sentin pyöristyksille. Oletusasetukset ovat seuraavat:

Tili 2400 on oletustili toimittajien veloille sekä Opterissa että Fortnoxissa.
Tili 2640 on oletustili tilille saapuvalle ALV:ille Opterissa, mutta Fortnoxissa oletustili on tili 2641.
Tili 3740 on oletustili sentin pyöristyksille sekä Opterissa että Fortnoxissa, mutta Fortnoxissa tilin nimi on ”Pyöristykset”.

Tilityksiä kutsutaan Fortnoxissa ”toimittajan laskuiksi”.

Vaihe 1: Luo itse allekirjoitettu varmenne

Ohjeita on kohdassa Laskunvienti Fortnoxiin.

Jos olet määrittämässä sekä lasku- että tilitysvientiä Fortnoxiin, suosittelemme, että määrität ensin laskunviennin kohdan Laskunvienti Fortnoxiin mukaisesti, ja määrität vasta sitten tilitysviennin.

Vaihe 2 (valinnainen): Palvelutilin lisääminen

Jos haluat käyttää palvelutiliä selvitysvientejä varten, katso Laskunvienti Fortnoxiin.

Vaihe 3: Luo tilitysvienti Opterissa

Valitse Hallinto > Tilitykset > Tilitysvienti ja luo uusi tilitysvienti. Seuraavat kentät on täytettävä välilehdellä Yleinen:
- Nimi: Esimerkiksi ”Fortnox”.
- Laji: Fortnox.
- Merkkikoodaus: ISO-8859-1.
Jätä API -tunnuskenttä tyhjäksi. Kenttää ei käytetä ja se poistetaan).
Rastita valintaruutu Käytä palvelutiliä, jos haluat käyttää palvelutiliä selvitysviennissä. Palvelutilin lisääminen on kuvattu osoitteessa Laskunvienti Fortnoxiin.
Merkitse valintaruutu Sisällytä PDF-kopio jos haluat lähettää kaikki Opterin yksityiskohdat sisältävän, graafisen tilityksen Fortnoxiin PDF-tiedostona.
Tallenna muutokset valitsemalla .

Vaihe 4: Lisää tilitysvienti tilitysvientiryhmään

Valitse Hallinto > Tilitykset > Tilitysviennin asetukset ja merkitse ”Fortnox” (tai tilitysviennille antamasi nimi) niitä ryhmiä varten, jotka luovat viennin Fortnoxiin. Voit myös luoda uuden vientiryhmän. Koska kaikki tilitykset on kirjattava, vienti on valittava kaikille vientiryhmille.

Vaihe 5: Vie tilitykset Fortnoxiin

Voit viedä tilitystiedot Opterista tilityskauden sulkemisen yhteydessä tai sen jälkeen, kun voit viedä kokonaisia tilitysjaksoja, mutta et yksittäisiä tilityksiä.

Kun teet viennin, Fortnoxiin luodaan tilitys, jonka tilitysrivit vastaavat Opterin tiliöintiä.

Jos haluat viedä tilityskaudet jälkikäteen, tee näin:

Valitse Opterissa Hallinto > Tilitykset > Liikennöitsijätilitykset.
Napsauta tilityskautta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Vie.
Valitse Vie ja lähetä.

Jos et ole vielä kirjautunut Fortnoxiin, avautuu uusi ikkuna, jossa voit kirjautua sisään tavallisella Fortnox-käyttäjätunnuksellasi ja salasanallasi. Jos todennus onnistuu, vienti alkaa.

Voit sulkea Close this window -tekstillä varustetun ikkunan milloin haluat, se ei häiritse tilityksen vientiä.

Edistymispalkki tulee näkyviin ikkunan Tilitysvienti alaosaan Opterissa. Kun tilitysvienti on valmis, koko edistymispalkki on vihreä. Jos tilityksen vienti epäonnistuu, edistymispalkki on harmaa ja ikkunaan tulee viesti viennin epäonnistumisesta.

Jos kaikkia tilityksiä ei viedä ensimmäisellä kerralla, napsauta Vie ja lähetä-painiketta uudelleen. Tilityksiä ei tule enempää, jos teet viennin uudelleen. Joka kerta kun viet tilityksen, Fortnox päivittää sen, ellei sitä vielä ole kirjattu kirjanpitoon Fortnoxissa.

Vianetsintä

Jos vienti Fortnoxiin epäonnistuu, näytetään virheilmoitus. Virheilmoitus näytetään vain, jos vienti epäonnistuu ja tapahtuu virhe. Virheilmoitukset näytetään ponnahdusikkunassa, eikä sitä tallenneta mihinkään.

Jos tilitystä ei voida viedä kokonaisuudessaan, loput tilityksestä poistetaan Fortnoxista automaattisesti. Virheet johtuvat yleensä seuraavista syistä:

Liikennöitsijän/alihankkijan osoite on virheellinen tai puuttuu (välilehti Yleinen vastaavassa rekisterissä).
Fortnoxin verkkopalvelu on poissa käytöstä.

Jos vienti Fortnoxiin ei toimi, syynä voi olla jokin seuraavista:

Jos vientejä tehdään useista eri tietokoneista ja vienti toimii joillakin tietokoneilla mutta ei kaikilla, syynä on todennäköisesti se, että tietokoneella ei ole itse allekirjoitettua varmennetta. Kaikissa tietokoneissa, joita on voitava käyttää laskujen ja tilitysten viemiseen Fortnoxiin, on oltava itse allekirjoitettu varmenne todennusta varten. Ohjeita on kohdassa Laskunvienti Fortnoxiin.

Sertifikaatin voimassaolo päättyy vuoden kuluttua ilman irtisanomista. Jos varmenne on vanhentunut, saat virheilmoituksen Ulkoinen järjestelmä ei hyväksynyt käyttäjätietoja.
Verkkoselaimesi on liian vanha tai Internet Explorer on avattu oletusarvoisesti. Jotta vienti Fortnoxiin onnistuu, on tärkeää, että käytät nykyaikaista vakioselainta, kuten Edgeä, Firefoxia tai Chromea.
Sinulla ei ole lupaa. Lisätietoa: Laskunvienti Fortnoxiin.