Voimassa alkaen: 2021.10.00

Yleiseen tietosuoja-asetukseen liittyvät pyynnöt

Järjestelmään tallennetut henkilötiedot voidaan noutaa yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimusten täyttämiseksi.

Asiakkaat

Jos yksityishenkilöasiakas haluaa tietää, mitä tietoja hänestä on tallennettu, tai muuttaa tietoja, käytä apunasi asiakastietoihin liittyviä rekistereitä.

Asiakasrekisterin tietojen käsittely

Valitse Hakemisto > Asiakkaat ja etsi kyseinen asiakas.

• Jos haluat poimia asiakastietoja, valitse Tiedosto > Vie Exceliin. Etsi asiakas Excel-tiedostosta ja poimi sieltä asiakastiedot.
• Poista asiakas käytöstä valitsemalla Kohta > Ei aktiivinen.
• Asiakasta ei voi poistaa, mutta voit peittää asiakkaan nimen korvaamalla sen esimerkiksi sanalla ”Tunnistamaton”.

Tietyn asiakkaan asiakasreferenssien tietojen hallinta

Valitse Hakemisto > Asiakkaat ja etsi kyseinen asiakas. Valitse sitten Asiakas > Tilaaja.

• Napsauta sitten haluamaasi asiakasreferenssiä ja muuta tietoja. Jos haluat poimia tietoja, ota kuvakaappaus ikkunasta.
• Poista asiakasreferenssi käytöstä valitsemalla Kohta > Ei aktiivinen.
• Asiakasreferenssiä ei voi poistaa, mutta voit peittää asiakasreferenssin nimen korvaamalla sen esimerkiksi sanalla ”Tunnistamaton”.

Osoitteiden etsiminen ja poistaminen pikahaussa

Katso Osoite-ehdotusten poistaminen tilausten vastaanotossa.

Kuljettaja ja työntekijät

Jos kuljettaja tai muu työntekijä haluaa tietää, mitä tietoja hänestä on tallennettu tai haluaa muuttaa tietoja, käytä apunasi työntekijöiden rekisteriä sekä työvuoro- ja työhistoriaa.

Työntekijöiden rekisterin tietojen käsittely

Valitse Hakemisto > Työntekijät ja etsi haluamasi henkilö.

• Jos haluat poimia henkilötiedot, valitse Tiedosto > Vie Exceliin. Etsi työntekijä Excel-tiedostosta ja poimi sieltä henkilötiedot.
• Poista työntekijä käytöstä valitsemalla Kohta > Ei aktiivinen.
• Työntekijää ei voi poistaa, mutta voit peittää työntekijän nimen korvaamalla sen esimerkiksi sanalla ”Tunnistamaton”.

Työvuorohistorian käsittely

Katso Työvuorojen vienti Exceliin.

Sijaintihistorian käsittely

Tämä koskee organisaatioita, jotka tekevät ajojärjestelyä kuljettajille, ei ajoneuvoille. Kuljettajille voidaan näyttää historiallisia tietoja, jotka sisältävät tietoa heidän sijainnistaan tiettynä ajankohtana, sekä historiatietoja ajojärjestelyn kartalla. Karttahistorian jakaminen Opterista:

1. Valitse Lähetys > Ajojärjestely.
2. Siirry välilehdelle Kuljettajat ja napsauta kuljettajaa hiiren kakkospainikkeella.
3. Valitse Näytä historia kartalla pikavalikosta ja ota kuvakaappaus, jonka voit lähettää tietoja pyytäneelle henkilölle.

Jos haluat poistaa sijaintihistorian, katso Henkilötietojen ja sijaintihistorian poistaminen.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan myös historiatietoja hakevista on tehtävä kirjaus, mikä tehdään Opterin tietokannassa. Ota yhteyttä tukeen, jos haluat nähdä kirjaukset siitä, kuka on käyttänyt sijaintihistoriaa.

Liikennöitsijät ja alihankkijat

Opterissa oletuksena on, että liikennöitsijät ja alihankkijat eivät ole yksityishenkilöitä. Jos henkilötietoja siitä huolimatta on tallennettu näihin rekistereihin (tai muualle järjestelmään), sinun tulee etsiä myös niistä, jos saat yksityishenkilöltä pyynnön henkilötietojen luovuttamisesta tai muuttamisesta.

EDI ja viennit

Jos lähetät tietoja maahan, jossa yleistä tietosuoja-asetusta ei sovelleta (EU:n ja ETA:n ulkopuolelle), sinulla on yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan oltava sopimuksia, jotka antavat yksityishenkilöille samat oikeudet kuin asetuksen piiriin kuuluvissa maissa. Jos saat pyynnön oikaista virheellisiä henkilötietoja, sinun on välitettävä pyyntö kaikille, joille henkilötietoja on välitetty.

Tiedot tilausten yhteydessä lähetetyistä EDI-viesteistä ovat EDI-lokissa(Asetukset > EDI > EDI-loki).

Laskunvientien lähetystiedot saa näkyviin napsauttamalla laskujaksoa hiiren kakkospainikkeella ikkunassa Laskut (Hallinto > Laskut > Laskut) ja valitsemalla Laskulista.

Jos jaat tietoja muulla tavalla (esimerkiksi viemällä asiakasrekisterin), voit dokumentoida sen Opterin ulkopuolelle.

---