Viimeisin päivitys: 21.9.2023
Voimassa alkaen: 2018.06.00 ja uudempia
Henkilötietojen ja sijaintihistorian poistaminen
Yleisen tietosuoja-asetuksen ja seurantaa koskevien vaatimusten täyttämiseksi tilausten ja rekisterien sisältämät henkilötiedot voidaan anonymisoida sen sijaan, että ne poistettaisiin kokonaan. Toiminnon tarkoituksena on poistaa vanhoja tietoja määrätyistä kentistä säännöllisesti, mutta se soveltuu myös kertaluontoisiin puhdistuksiin.
Aktiiviset puhdistukset suoritetaan järjestelmäasetuksissa määritettävän päivittäisen puhdistuksen yhteydessä (päivittäinen puhdistus suoritetaan kenttään Päivittäisten kuljetusten aika määritettävänä kellonaikana).
Puhdistettava kentät koskevat kaikkia tilauksia ja rekisterikohteita (esim. kenttä Puhelin 1 koskee kaikkia työntekijöitä). Tietoja ei voi poistaa valikoivasti, niin että poistettaisiin esimerkiksi 123-alkuiset puhelinnumerot tai tiettyjen työntekijöiden puhelinnumerot. Tällöin on käytettävä vastaavaa rekisteriä tai tilausten hallintaa.
Vaihe 1: Määritä puhdistettavat tiedot
Valitse Asetukset > Tyhjennä (naamioi) tiedot. Sarakkeista Rekisteri/tilaukset ja Kenttä näet Opterin kentät, jotka voidaan puhdistaa.
Merkitse valintaruutu sarakkeessa Aktiivinen kentille, jotka haluat puhdistaa.
Määritä sitten sarakkeeseen Poista tieto joka on vanhempi kuin (päivää), miten vanhaa tiedon tulee olla, jotta se puhdistetaan. Jos kenttää ei ole muokattu määrittämääsi aikaan, sen sisältö korvataan korvaavalla sanalla.
Useimmat rekisterit voidaan viedä Exceliin, jossa voit hakea peitettävää tietoa.
Jos haluat peittää tilausten sisältämiä tietoja, voit hakea tietoja tilausten hallinnassa.
Vaihe 2: Määritä, millä tieto korvataan
Kirjoita sarakkeeseen Korvaava sana sana, jolla tieto korvataan. Korvaava sana syötetään vain kenttiin, joissa on tietoa. Rekisterien ja tilausten tyhjät kentät ovat tyhjiä myös puhdistuksen jälkeen.
Voit jättää sarakkeen Korvaava sana tyhjäksi, jolloin kentän tiedot poistetaan ilman, että niitä korvataan muulla tekstillä. Jos kirjoitat sarakkeeseen jotakin ja teet puhdistuksen uudelleen, korvaavaa sanaa ei täytetä tyhjiin, juuri puhdistettuihin kenttiin, sillä toiminto ei vaikuta tyhjiin kenttiin.
Vaihe 3: Puhdista tiedot säännöllisesti tai vain kerran
Puhdista tiedot säännöllisesti
Valitse Tallenna ja sulje. Puhdistus suoritetaan muiden kerran vuorokaudessa suoritettavien säännöllisten tehtävien yhteydessä. Vain vaiheessa 1 määritettyä aikaa vanhemmat rekisterien ja tilausten kohteet puhdistetaan.
Voit tarkistaa päivittäisten tehtävien suorittamisajan kohdan Asetukset > Järjestelmäasetukset kentästä Päivittäisten kuljetusten aika.
Puhdista tiedot kertaluontoisesti
Jos haluat suorittaa yksittäisen puhdistuksen säännöllisten puhdistusten sijaan, valitse Tallenna ja aja puhdistus. Tarkista, että tiedot on puhdistettu. Poista sitten merkinnät valintaruuduista Aktiivinen kaikista kentistä ja valitse Tallenna ja sulje. Muuten kentät puhdistetaan jälleen päivittäisten tehtävien seuraavan suorittamisen yhteydessä.
Tarkista rekisteristä tai tilausten hallinnasta, että tiedot on korvattu.
