Laskunvienti Fennoaan

Voit integroida Opterin Fennoa-taloushallintojärjestelmään. Integrointi luo ja päivittää asiakkaat Fennoaan. Asetuksista riippuen, integraatio luo myös laskut tai laskujen tiliöinnit.

Edellytykset

Fennoa-käyttäjätili

Jotta voit viedä laskuja, tarvitset API-käyttäjätilin Fennoassa, asiakaskäyttäjätunnuksen sekä asiakasavaimen. Ota yhteyttä Fennoaan tai Fennoa-toimittajaan jos tarvitset apua tietojen hankkimisessa.

Opterin pakolliset tiedot

Viedäksesi tietoja Opterista Fennoaan, tulee kaikilla asiakkailla, joiden laskuja viedään Fennoaan olla seuraavat tiedot Opterissa:

Asiakkaan Y-tunnus asiakasrekisterin välilehdellä Yleinen.
Asiakkaan laskutusosoite asiakasrekisterin välilehdellä Laskutustiedot ruudussa Tiedot.
Laskujen lähettäminen sähköisinä laskuina Finvoice-formaatissa (asetuksella ”DeliveryMethod=finvoice”): Asiakkaan OVT-tunnus ja EDI koodi tulee löytyä asiakasrekisterin välilehdeltä Yksityiskohdat.
Jos laskut lähetetään sähköpostitse PDF-liitteinä (”DeliveryMethod=email”): Asiakkaan sähköpostiosoitteen (osoite, jonne laskut lähetetään) tulee löytyä kentästä S-posti laskuvienti, joka sijaitsee asiakasrekisterin välilehdellä Laskutustiedot ruudussa Laskutustiedot.

Laskunumerosarja

Jotta voit käyttää vientiä, sinun tulee luoda Fennoassa laskunumerosarja, joka vastaa Opterin laskunumerosarjaa. (Mikäli tätä ei tehdä, Fennoa jakaa viedyille laskuille ensimmäiset vapaat numerot ensimmäisestä saatavilla olevasta laskunumerosarjasta).

Vaihe 1: Luo laskunvienti Opterissa

Valitse Hallinto > Laskut > Laskunvienti ja luo uusi laskunvienti valitsemalla .

Seuraavat kentät on täytettävä välilehdellä Yleinen:

Nimi: Esimerkiksi ”Fennoa API”.
Laji: Fennoa API.
Merkkikoodaus: UTF-8.
Käyttäjätunnus: Syötä Fennoan antama asiakaskäyttäjätunnus.
Salasana: Syötä Fennoalta saamasi asiakasavain.
Aloitusteksti: Katso kohta Aloitusteksti-kentän valinnaiset asetukset alla.

Välilehdet Tiedoston siirto ja Koodeja eivät ole merkityksellisiä tämän viennin kannalta, joten älä muuta mitään niissä.

Kentän valinnaiset asetukset Aloitusteksti

Kentässä Aloitusteksti välilehdellä Yleinen voit määritellä Fennoaan vietävien tietojen asetukset. Lisäksi kohdassa yhdistetään Fennoan tulosyksiköt Opterin tulosyksikköihin.

Kirjoita jokainen asetus omalle rivilleen, kuten esimerkissä alla.

Esimerkki: Kenttä Starttext

1
2
3
4
5
6
7
ExportInvoice=true
ApproveInvoice=false
SendInvoice=false
FennoaCustomerNo=cusNo
DeliveryMethod=finvoice
Eu1-DimensionTypeId=2
Eu2-DimensionTypeId=1

Jos et muuta asetuksen arvoa, käytetään oletusarvoa.

Asetus	Kuvaus
ApproveInvoice=true/false	Aseta aluksi kohdan ApproveInvoice arvoksi ”false” siirtääksesi laskut luonnoksina Fennoaan. Voit tarkastella ja muokata niitä, ja tarvittaessa jopa poistaa ne Fennoasta (tai hyväksyä ne manuaalisesti). Tämä on hyödyllistä esimerkiksi sen tarkistamiseen, että asiakasrekisterin tiedot ovat oikein ja että laskulle on annettu sama laskunumero kuin Opterissa ennen kuin laskusta tehdään pysyvä Fennoassa. Jos kohdan ApproveInvoice arvoksi asetetaan ”true”, lasku hyväksytään Fennoassa viennin yhteydessä eikä laskua voi sen jälkeen poistaa Fennoasta. Aseta kohdan ApproveInvoice arvoksi ”true” tai ”false” seuraavan mukaan: true: Fennoassa luotava lasku hyväksytään automaattisesti viennin yhteydessä. false (oletus): Lasku on hyväksyttävä manuaalisesti Fennoassa.
DeliveryMethod= postal/manual/email/finvoice/consumerfinvoice/consumerdirect	DeliveryMethod-asetuksen avulla voit määritellä jakelutavan Fennoasta lähetettäville laskuille. Tämä asetus ohittaa kaikki määritykset, jotka asettavat jakelutavan automaattisesti Fennoan asetusten ja tietojen perusteella. Aseta DeliveryMethod-kohdalle jokin seuraavista arvoista: postal: Lasku tulostetaan ja lähetetään asiakkaalle postitse. manual (standard): Laskua ei välitetä asiakkaalle automaattisesti. email: Lasku lähetetään asiakkaalle sähköpostitse PDF-liitteenä. Kaikille Opterissa oleville asiakkaille, joiden laskutus hoidetaan tämän integraation kautta, tulee määritellä sähköpostiosoite asiakasrekisterin kentässä S-posti laskuvienti. (Jos tämä kriteeri ei täyty, jakelutavaksi tulee ”postal”, katso yllä). finvoice: Lasku lähetetään sähköisenä laskuna Finvoice-formaatissa. Kaikilla Opterissa olevilla asiakkailla, joiden laskutus hoidetaan tämän integraation kautta, tulee olla OVT-tunnus ja EDI koodi asiakasrekisterissä. (Jos tämä kriteeri ei täyty, jakelutavaksi tulee ”postal”, katso yllä). consumerfinvoice: Lasku lähetetään sähköisenä laskuna Finvoice-formaatissa suoraan vastaanottajan pankkiin tai maksupalveluun. consumerdirect: Lasku lähetetään toimittajalle sähköisenä laskuna Finvoice-formaatissa, ja samaan aikaan maksajalle lähetetään lasku toisessa formaatissa. Tätä menetelmää käytetään tilanteessa, jossa maksajan pankki tai maksupalvelu ei voi vastaanottaa sähköisiä laskuja.
Eu1-DimensionTypeId=<kustannuspaikan tunnus Fennoassa>	Jos käytätte kustannuspaikkoja: Yhdistä Opterin tulosyksikkö 1 Fennoan tulosyksikköön. Opterissa näet kustannuspaikat ja niiden numerot välilehden Hallinto toimistoasetuksissa. Jos ette käytä kustannuspaikkoja, voit jättää tämän asetuksen väliin.
Eu2-DimensionTypeId=<kustannuspaikan tunnus Fennoassa>	Jos käytätte kustannuspaikkoja: Yhdistä Opterin tulosyksikkö 2 Fennoan tulosyksikköön. Jos ette käytä kustannuspaikkoja, voit jättää tämän asetuksen väliin.
Eu3-DimensionTypeId=<kustannuspaikan tunnus Fennoassa>	Jos käytätte kustannuspaikkoja: Yhdistä Opterin tulosyksikkö 3 Fennoan tulosyksikköön. Jos ette käytä kustannuspaikkoja, voit jättää tämän asetuksen väliin.
Eu4-DimensionTypeId=<kustannuspaikan tunnus Fennoassa>	Jos käytätte kustannuspaikkoja: Yhdistä Opterin tulosyksikkö 4 Fennoan tulosyksikköön. Jos ette käytä kustannuspaikkoja, voit jättää tämän asetuksen väliin.
Eu5-DimensionTypeId=<kustannuspaikan tunnus Fennoassa>	Jos käytätte kustannuspaikkoja: Yhdistä Opterin tulosyksikkö 5 Fennoan tulosyksikköön. Jos ette käytä kustannuspaikkoja, voit jättää tämän asetuksen väliin.
ExportInvoice=true/false	Aseta kohdan ExportInvoice arvoksi ”true”, jotta vienti toimii. true: asiakastiedot siirretään ja lasku luodaan Fennoassa. false (oletus): Laskua ei luoda Fennoassa.
FennoaCustomerNo=cusNo/cusCode/orgNo	Voit valita, mitä Opterin asiakasrekisterin kenttää (välilehdellä Yleinen) käytetään asiakasnumerona Fennoassa. cusNo (oletus, suositeltava): Reskontranumero cusCode: Asiakastunnus orgNo: Y-tunnus Esimerkiksi ”FennoaCustomerNo=cusNo”
SendInvoice=true/false	Aseta kohdan SendInvoice arvoksi ”false” jos haluat ensin varmistaa, että laskunvienti toimii halutulla tavalla. Jos haluat, että laskut lähetetään automaattisesti, voit sen jälkeen asettaa kohdan SendInvoice arvoksi ”true”. Määritä, lähetetäänkö lasku automaattisesti Fennoasta sen jälkeen, kun se on viety Opterista. true: Lasku lähetetään automaattisesti Fennoasta. Asetuksen tulee olla ”ApproveInvoice=true” jotta lasku voidaan lähettää automaattisesti. Jos et ole määritellyt jakelutapaa DeliveryMethod-asetuksen avulla (katso yllä), asetus ”SendInvoice=true” määrittää, että laskut jaellaan Fennoan asetusten mukaisesti. false (oletus): Laskua ei lähetetä.

Vaihe 2: Lisää laskunvienti laskunvientiasetuksiin

Valitse Hallinto > Laskut > Laskunvientiasetukset ja merkitse ”Fennoa” (tai nimi, jonka annoit laskunviennille) niille ryhmille, joiden tulee voida tehdä vientejä Fennoaan.

Tallenna muutokset valitsemalla .

Vaihe 3: Vie Fennoaan

Voit viedä laskutiedot Opterista laskutuskauden sulkemisen yhteydessä tai sen jälkeen, kun olet valinnut, haluatko viedä kokonaisia laskutuskausia vai yksittäisiä laskuja. Asiakastiedot ja tiliöinnit viedään Fennoaan muunnosmääritysten mukaisesti.

Näin viet laskuja jälkikäteen:

Valitse Hallinto > Laskut > Laskut.
Napsauta laskutuskautta tai yksittäistä laskua hiiren kakkospainikkeella ja valitse Vie.
Valitse Vie ja lähetä.

Näyttöön tulee vietävien ja vietyjen laskujen määrä sekä edistymisosoitin.

Vianetsintä

Jos siirto Fennoaan ei toimi, laskun vientilokiin lisätään englanninkielinen viesti. Viestin luo Fennoa, ei Opter. Virheet johtuvat yleensä seuraavista syistä:

Asiakkaan Y-tunnus on virheellinen tai puuttuu Opterin asiakasrekisterin välilehdeltä Yleinen.
Asiakkaan laskutusosoite on virheellinen tai puuttuu Opterin asiakasrekisterin ruudusta Tiedot välilehdellä Laskutustiedot.
Asiakkaan OVT-tunnus tai EDI koodi on virheellinen tai puuttuu Opterin asiakasrekisterin välilehdeltä Yksityiskohdat. Jos olet valinnut asetuksen ”DeliveryMethod=finvoice”, Opterin kentät OVT-tunnus ja EDI koodi ovat pakollisia kenttiä kaikille asiakkaille, joita laskutetaan integraation kautta.
Asiakkaan sähköpostiosoitteen (osoite, jonne laskut lähetetään) on virheellinen tai puuttuu kentästä S-posti laskuvienti, joka sijaitsee Opterissa asiakasrekisterin välilehdellä Laskutustiedot. Jos olet valinnut asetuksen ”DeliveryMethod=email”, Opterin kenttä S-posti laskuviention pakollinen kenttä kaikille asiakkaille, joita laskutetaan integraation kautta.
Fennoan verkkopalvelu on poissa käytöstä.