Viimeisin päivitys: 10.9.2024

Voimassa alkaen: 2022.04.00 ja uudempia

Laskunvienti Fortnoxiin

Voit yhdistää (integroida) Opterin Fortnox-taloushallintojärjestelmään, www.fortnox.se. Tämän jälkeen voit:

• Viedä laskuja Opterista Fortnoxiin. Ohjeet löydät alta.

• Tuoda maksuja Fortnoxista Opteriin. Ohjeita on kohdassa Maksujen tuonti Fortnoxista.

• Viedä tilityksiä Opterista Fortnoxiin. Ohjeita on kohdassa Tilitysvienti Fortnoxiin.

Joka kerta kun viet laskuja, Fortnox tarkistaa, onko laskuissa tai asiakkaissa päivitettävää. Fortnox päivittää vain ne laskut, joita ei ole vielä kirjattu kirjanpitoon Fortnoxissa.

Laskutiedot, jotka lähetetään Opterista Fortnoxiin

Kun tehdään laskunvienti Fortnoxiin, Opter lähettää yhteenvedon jokaisesta yksilöllisestä tiliöintiyhdistelmästä. Tämä tarkoittaa sitä, että Opter lähettää laskurivin jokaista kirjanpitotilin ja tulosyksiköiden yhdistelmää kohden.

Laskujen lähettäminen asiakkaille Fortnoxista tai Opterista

Opterissa voit luoda laskuja, jotka sisältävät haluamasi tiedot kuljetuksista. Fortnox ei tue kaikkien mahdollisesti tarvittavien tietojen esittämistä kuljetuslaskussa. Näitä tietoja ovat esimerkiksi lähettäjä, vastaanottaja, etäisyys, paino ja rahtikirjan numero. Opter lisää Fortnoxissa luotuun laskuun nimikkeen (kuvaus), joka sisältää laskun numeron, tilausnumeron ja tilauspäivän. Lisätietoa: Kuljetustiedot Fortnoxin laskussa jäljempänä.

Valitse, haluatko lähettää laskut asiakkaille Fortnoxista vai Opterista, ja mitä seuraavista vaihtoehdoista haluat käyttää:

• Kirjaa laskut Fortnoxissa, mutta lähetä laskut asiakkaille Opterista.

  Ohjeet

  Kun olet valmis viemään laskut Fortnoxiin, toimi seuraavasti:

  1. Vie laskut Opterista Fortnoxiin (alla olevan vaiheen 4 mukaisesti).

  2. Napsauta Fortnoxissa ”Laskutus”. Valitse välilehdellä ”Asiakaslaskut” yksi tai useampi lasku merkitsemällä laskurivin vasemmassa reunassa oleva valintaruutu.

     Napsauta oikeassa alakulmassa olevaa pudotusvalikkoa ”Kirjaa ja lähetä” (1). Valitse ”Kirjaa” (A). Tämän jälkeen lasku(i)lle tehdään kirjanpito Fortnoxissa.

     

  3. Lähetä laskut asiakkaille Opterissa.

• Kirjaa laskut Fortnoxissa ja lähetä laskut asiakkaille Fortnoxista siten, että Opter-lasku on liitteenä PDF-muodossa. Haittana on se, että asiakkaalle saattaa näyttää siltä, että olet lähettänyt kaksi laskua.

  Ohjeet

  1. Merkitse Opterissa valintaruutu Sisällytä PDF-kopio vaiheessa 2 alla.

     Opterissa luodaan kaikki tiedot sisältävä graafinen lasku, joka lähetetään Fortnoxiin PDF-tiedostona.

  2. Kun olet vienyt laskut Fortnoxiin, toimi seuraavasti:

     Napsauta Fortnoxissa ”Laskutus”. Valitse välilehdellä ”Asiakaslaskut” yksi tai useampi lasku merkitsemällä laskurivin vasemmassa reunassa oleva valintaruutu.

     Napsauta oikeassa alakulmassa olevaa pudotusvalikkoa ”Kirjaa ja lähetä” (1). Valitse ”Lähetä” (B).

     

     Lasku(t) kirjataan Fortnoxissa ja lähetetään asiakkaille Fortnoxista. Asiakas saa siis laskun Fortnoxista ja myös Opterin graafisen laskun liitteenä PDF-tiedostona.

     Asiakkaalle tämä voi valitettavasti näyttää siltä, että hän on saanut kaksi laskua.

• Kirjaa laskut Fortnoxissa ja lähetä laskut asiakkaille Fortnoxista (ilman liitteenä olevaa Opter-laskua).

  Asiakas saa yhden laskun Fortnoxista. Haittana on se, että lasku ei sisällä yksityiskohtaisia tietoja kuljetuksista, vaan ainoastaan laskun numeron, tilausnumeron ja tilauspäivän. Katso myös jäljempänä olevat tiedot korkolaskuista.

  Ohjeet

  1. Poista Opterissa merkintä valintaruudusta Sisällytä PDF-kopio vaiheessa 2 alla.

     Katso jäljempänä olevat tiedot korkolaskuista.

  2. Kun olet vienyt laskut Fortnoxiin, toimi seuraavasti:

     Napsauta Fortnoxissa ”Laskutus”. Valitse välilehdellä ”Asiakaslaskut” yksi tai useampi lasku merkitsemällä laskurivin vasemmassa reunassa oleva valintaruutu.

     Napsauta oikeassa alakulmassa olevaa pudotusvalikkoa ”Kirjaa ja lähetä” (1). Valitse ”Lähetä” (B).

     

     Lasku(t) kirjataan Fortnoxissa ja lähetetään asiakkaille Fortnoxista.

     Asiakas siis saa Fortnoxista laskun, josta ei valitettavasti käy ilmi yksityiskohtaisia tietoja kuljetuksesta.

Kuljetustiedot Fortnoxin laskussa

Opter lisää Fortnoxissa luotuun laskuun nimikkeen (kuvaus). Opter lisää seuraavat tiedot seuraavassa järjestyksessä:

• Teksti ”Lasku” (sillä kielellä, joka Opteriin on määritettynä, kun lasku luodaan Opterissa).

• Laskunumero.

• Tilausnumero.

• Tilauspäivä.

Nimike voi siis näyttää esimerkiksi seuraavalta: ”Lasku 100353, 4555, 2024-09-04”.

Uusi todennusmenetelmä

Fortnox käyttää uutta todennusmenetelmää, joka on Fortnoxin mukaan turvallisempi. Uudessa menetelmässä avautuu uusi ikkuna, jossa kirjaudutaan sisään tavanomaisella Fortnox-käyttäjänimellä ja salasanalla (jolloin väliaikainen tunnus luodaan automaattisesti) aina, kun valitset laskujen viennin tai maksujen tuonnin. Vanhan menetelmän mukaan pääsytunnus luodaan itse muutaman kerran (eli integraation aikana ja sitten kun pääsytunnus on vanhentunut).

Tässä sovelletaan seuraavaa:

• Jos haluat luoda uuden integraation Opterin ja Fortnoxin välille, sinun on käytettävä uutta todennusmenetelmää ja Opter-versiota 2022.04.00 tai uudempaa.

• Jos Opter ja Fortnox on jo integroitu, voit halutessasi jatkaa vanhan todennusmenetelmän käyttöä. Se toimii, kunnes pääsytunnuksesi on vanhentunut.

Edellytykset

Integrointilisenssi ja laskutuslisenssi

Tarvitset integrointilisenssin, jotta voit yhdistää (integroida) Opterin Fortnoxiin. Tarvitset myös ohjelmistolisenssin laskutukseen Fortnoxissa. Voit tilata nämä lisenssit (joita kutsutaan myös nimellä ”ohjelma” tai ”lisäosa”) itse Fortnox-ohjelmassa. Fortnox antaa tarvittaessa lisätietoja lisensseistä.

Verkkoselaimet

Jotta vienti Fortnoxiin onnistuu, on tärkeää, että käytät nykyaikaista vakioselainta, kuten Edgeä, Firefoxia tai Chromea.

Valuuttakoodit

Valuuttakurssit

Jotta valuuttakurssit ovat aina samat Fortnoxissa ja Opterissa, tee näin:

• Fortnoxissa: Siirry kohtaan Laskutus > Valuutta ja aseta kohdan Automaattiset valuuttakurssit arvoksi ”EI”.

• Syötä Fortnoxiin ja Opteriin täsmälleen samat valuuttakurssit. Jos haluat päivittää valuuttakurssia, päivitä se sekä Fortnoxissa että Opterissa. Opterissa valuuttakurssit määritetään kohdassa Hallinto > Valuutat välilehdellä Valuuttakurssit.

Asiakasnumero ja reskontranumero

Fortnox edellyttää sitä, että jokaisella asiakkaalla on numero. Jotta Fortnox ja Opter toimisivat moitteettomasti yhdessä, varmista, että Fortnox-asiakasnumero on sama kuin Opterissa kentässä Reskontranumero kohdassa Hakemisto > Asiakkaat.

Kustannuspaikka ja projekti

Jotta kustannuspaikat ja projektit siirtyisivät Opterista Fortnoxiin, Opterissa toimistoasetusten välilehdelle Hallinto on kirjoitettava tulosyksiköiden nimet seuraavasti (vaikka sinulla olisi Opter jollakin muulla kielellä kuin ruotsiksi):

• Jos käytät kustannuspaikkaa, tulosyksikön nimeksi merkitään ”KOSTNADSSTÄLLE”.

• Jos käytät projektia, tulosyksikön nimeksi merkitään ”PROJEKT”.

Laskun hyvitys, hyvityslaskun numero ja numerosarja

Kun hyvität Opterissa Fortnoxissa kirjatun debet-laskun, Fortnox luo hyvityslaskun, jossa on automaattisesti luotu laskunumero. Laskunumero saattaa olla sama kuin toisella laskulla on tai tulee olemaan Opterissa. Voit välttää tämän ongelman valitsemalla Fortnoxista Asetukset > Laskutus > Numerosarjat ja OCR ja Asiakaslasku-kentässä numerosarjan, joka ei ole ristiriidassa Opterin laskunumeroiden kanssa, ja napsauttamalla Tallenna.

Laskun hyvittäminen, OCR-numero

Fortnoxin kohdassa Asetukset > Laskutus > Numerosarjat ja OCR voit valita kohdan Asiakaslaskujen OCR-numerot asetukseksi POIS PÄÄLTÄ tai PÄÄLLÄ.

Kun hyvität Opterissa Fortnoxissa kirjatun debet-laskun, Opter luo hyvityslaskulle OCR-numeron. Jos olet määrittänyt Fortnoxissa kohdan Asiakaslaskujen OCR-numerot asetukseksi PÄÄLLÄ, myös Fortnox luo OCR-numeron. ORC-numero voi olla sama kuin toisella laskulla on tai tulee olemaan Opterissa. Ongelman välttämiseksi voit valita kohdan Asiakaslaskujen OCR-numerot asetukseksi POIS PÄÄLTÄ. Napsauta sitten Tallenna.

Korkolaskut

Jotta Fortnox ja Opter toimisivat hyvin yhdessä, korkolaskut viedään tavallisina laskuina Fortnoxiin. Korkolaskuja koskevat tiedot näkyvät PDF-kopiossa, jonka Opter sisällyttää laskunvientiin Fortnoxiin, jos olet valinnut valintaruudun Sisällytä PDF-kopio kohdassa Hallinto > Laskut > Laskunvienti. Lisätietoa: Vaihe 2: Luo laskunvienti Fortnoxiin Opterissa alla.

Laskujen myynti

Jos myyt laskuja, Fortnox haluaa sinun myyvän Fortnoxissa olevat laskut. Kaikkien tietojen (kuten lähettäjän, vastaanottajan, välimatkan, painon ja rahtikirjanumeron) sisällyttämiseksi on tärkeää, että Opterin laskut ovat PDF-liitteenä, kun vienti Fortnoxiin suoritetaan. Tee tämä valitsemalla Sisällytä PDF-kopio vaiheessa 2 alla.

Vaihe 1: Luo itse allekirjoitettu varmenne

Kaikissa tietokoneissa, joita on voitava käyttää laskujen ja tilitysten viemiseen Fortnoxiin, on oltava itse allekirjoitettu varmenne todennusta varten.

1. Avaa Windows PowerShell järjestelmänvalvojana ja suorita seuraava komento.

   PowerShell

   New-SelfSignedCertificate -DnsName localhost44301 -CertStoreLocation cert:\LocalMachine\My

2. Kopioi Thumbprint yllä olevan komennon tuloksista ja käytä certhashina seuraavassa komennossa.

   PowerShell

   netsh http add sslcert ipport=0.0.0.0:44301 appid='{ae7f1bed-891a-45a3-b0ac-37fe01e6b6cd}' certhash=Liitä Thumbprint yllä olevasta komennosta

3. Toista yllä olevat vaiheet 1 ja 2 jokaisella tietokoneella, jolta on voitava viedä laskuja ja tilityksiä Fortnoxiin.

Vaihe 2: Luo laskunvienti Fortnoxiin Opterissa

1. Valitse Hallinto > Laskut > Laskunvienti. Valitse ja anna laskunviennille nimi (esimerkiksi ”Fortnox”). Kentät Laji ja Merkkikoodaus on täytettävä.

   • Laji: Fortnox API

   • Merkkikoodaus: UTF-8

   • Sisällytä PDF-kopio:  Jos haluat, että Opter-lasku liitetään PDF-muodossa.

     Fortnox ei tue kaikkien mahdollisesti tarvittavien tietojen esittämistä kuljetuslaskussa. Näitä tietoja ovat esimerkiksi lähettäjä, vastaanottaja, etäisyys, paino ja rahtikirjan numero. Siksi Opterissa luodaan kaikki tiedot sisältävä graafinen lasku, joka lähetetään Fortnoxiin PDF-tiedostona. Lisätietoa: Laskujen lähettäminen asiakkaille Fortnoxista tai Opterista edellä.

     Jotta Fortnox ja Opter toimisivat hyvin yhdessä, korkolaskut viedään tavallisina laskuina Fortnoxiin. Korkolaskuja koskevat tiedot näkyvät PDF-kopiossa, jonka Opter sisällyttää laskunvientiin Fortnoxiin, jos olet merkinnyt Sisällytä PDF-kopio.

   Kentät Salasana ja API-koodi jätetään tyhjiksi. Painiketta Nouda pääsytunnus ei myöskään käytetä Fortnoxin uuden todennusmenetelmän mukaan.

2. Jos haluat pienentää PDF-tiedoston kokoa, merkitse kohta Pienennä PDF-tiedoston kokoa.

   Tiedoston kokoa pienennetään poistamalla kaikki tekstin muotoilut (lihavointi, kursivointi, alleviivaus) ja vaihtamalla fontti sellaiseen, joka käyttää vähemmän tallennustilaa. Se, kuinka paljon tiedostokoko pienenee, riippuu muun muassa siitä, kuinka paljon muotoilua tiedosto sisältää.

3. Jos haluat, että kaikkia hyvityslaskuja käsitellään manuaalisina hyvityslaskuina, kun laskuja viedään Fortnoxiin, merkitse Vie hyvityslaskut aina manuaalisina.

   Kun viedään tavallisia hyvityslaskuja, Fortnox ei salli sitä, että hyvityslaskun numero määritettäisiin Opterissa. Jos käytät manuaalisia hyvityslaskuja, Fortnox sallii hyvityslaskun numeron määrittämisen Opterissa. Hyvityslaskua ei tällöin kuitenkaan merkitä toisen laskun hyvitykseksi ja yhteys alkuperäiseen laskuun menetetään.

   Jos olet aiemmin vienyt hyvityslaskuja tavallisina hyvityslaskuina Fortnoxiin ja sitten siirryt aina viemään hyvityslaskut manuaalisina hyvityslaskuina, numerosarja todennäköisesti katkeaa.

4. Tallenna muutokset valitsemalla .

Vaihe 3: Lisää laskunvienti laskunvientiasetuksiin

1. Valitse Hallinto > Laskut > Laskunvientiasetukset.

2. Valitse ja anna vientiasetuksille nimi (esimerkiksi ”Fortnox”). Valitse ”Fortnox” (tai nimi, jonka annoit laskunviennille) kohdassa Viennit.

3. Tallenna muutokset valitsemalla .

4. Valitse, mitä laskunvientiä käytetään oletuksena. Valitse Fortnox oletukseksi merkitsemällä ”Fortnox” vasemmalla olevassa luettelossa ja napsauta -painiketta.

5. Sen varmistamiseksi, että kaikki laskut kirjataan kirjanpitoon Fortnoxissa, valitse ”Fortnox”-vienti kaikkiin vientiasetuksiin.

6. Tallenna muutokset valitsemalla .

Vaihe 4: Laskujen vienti Fortnoxiin

Voit viedä laskutiedot Opterista laskutuskauden sulkemisen yhteydessä tai sen jälkeen, kun olet valinnut, haluatko viedä kokonaisia laskutuskausia vai yksittäisiä laskuja. Fortnoxissa lasku luodaan laskuriveillä, jotka vastaavat kirjausta Opterissa.

1. Valitse Hallinto > Laskut > Laskut.

2. Valitse lasku tai laskutuskausi, jonka haluat viedä, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Vie.

3. Valitse Vie ja lähetä. Valitusta todennusmenetelmästä riippuen tapahtuu seuraavaa:

   • Jos käytät Fortnoxin uutta todennusmenetelmää, avautuu uusi ikkuna, jossa kirjaudutaan sisään tavallisella Fortnox-käyttäjänimellä ja salasanalla. Jos todennus onnistuu, vienti alkaa.

     Voit sulkea verkkoikkunan ”Close this window” milloin halua. Se ei häiritse laskunvientiä.

   • Jos käytät vanhaa todennusmenetelmää, todennus tapahtuu taustalla. Jos se onnistuu, vienti alkaa.

   Opterin ikkunan Laskunvienti alareunassa on edistymisen merkkivalo, joka muuttuu täysin vihreäksi, kun laskunvienti on valmis. Jos laskunvienti epäonnistuu, edistymispalkin väri on harmaa.

Vianetsintä

Jos vienti Fortnoxiin epäonnistuu, näytetään virheilmoitus. Virheilmoitus näytetään vain, jos vienti epäonnistuu ja tapahtuu virhe. Virheilmoitukset näytetään ponnahdusikkunassa, eikä sitä tallenneta mihinkään.

Jos vienti Fortnoxiin ei toimi, syynä voi olla jokin seuraavista:

• Jos vientejä tehdään useista eri tietokoneista ja vienti toimii joillakin tietokoneilla mutta ei kaikilla, syynä on todennäköisesti se, että tietokoneella ei ole itse allekirjoitettua varmennetta. Kaikissa tietokoneissa, joita on voitava käyttää laskujen ja tilitysten viemiseen Fortnoxiin, on oltava itse allekirjoitettu varmenne todennusta varten. Katso Vaihe 1: Luo itse allekirjoitettu varmenne edellä.

• Verkkoselaimesi on liian vanha tai Internet Explorer on avattu oletusarvoisesti. Jotta vienti Fortnoxiin onnistuu, on tärkeää, että käytät nykyaikaista vakioselainta, kuten Edgeä, Firefoxia tai Chromea.

• Fortnoxin verkkopalvelu on poissa käytöstä.

• Sinulla ei ole lisenssiä. Lisätietoja on edellä olevassa kohdassa Integrointilisenssi ja laskutuslisenssi.