Gjelder fra og med: 2019.12.00

Internfakturering

For å unngå å blande transaksjoner mellom avdelinger i samme selskap i den vanlige omsetningen og kundereskontroen kan du bruke funksjonen for internfakturering. Salg til internkunder bokføres da på en annen konto enn salg til eksterne kunder, og fakturaene markeres automatisk som betalt fordi de utlignes direkte mot en utgiftskonto, uten at det flyttes penger.

Aktiver funksjonen for internkunder i kontorinnstillingene

Klikk på Innstillinger > Kontor > fanen Fakturainnstillinger, og marker Benytt internkunder. Dette aktiverer hele funksjonen og viser konteringsinnstillingene for internkunder (se trinn 5 nedenfor).

Hvis du fjerner markeringen av denne innstillingen, deaktiveres hele funksjonen for internfakturering, og den vanlige konteringen brukes. Hvis du har gjort spesifikke konteringsinnstillinger, for eksempel i kunderegisteret, vil de bli stående hvis du aktiverer funksjonen på nytt.

Opprett kontoer for internfakturering

Klikk på Økonomi > Kontoer og opprett en salgs- og en utgiftskonto som du kan bokføre interne fakturaer på.

Ettersom pengene kun flyttes mellom ulike avdelinger i selskapet, belastes det ikke moms på interne salg, og det er derfor ikke nødvendig med separate regnskaper for utgående og inngående moms.

Opprett en momssats på 0 % for internkunder

Klikk på Økonomi > MVA-sats og opprett en momssats på 0 % som skal brukes for internkunder. Velg kontoene for internfakturering som du opprettet i trinn 2 for salg, differanse og kostnader.

Du kan velge de vanlige standardkontoene for utgående og inngående moms, men ingen momsbeløp vil bli bokført på disse kontoene.

Angi at kunden er en internkunde, og angi momssatsen

Avdelingen eller selskapet du ønsker å internfakturere, må være oppført som kunde i kunderegisteret og være angitt som internkunde.

Klikk på Register > Kunder, og søk etter avdeling/selskap. Åpne fanen Prissetting, og velg momssatsen du opprettet i trinn 3 (1). Gå deretter til fanen Faktureringsinformasjon, og marker Internkunde (2). Denne innstillingen gjør følgende:

• Kontering for internt salg brukes i stedet for vanlig kontering, se trinn 5 nedenfor.

• Konteringsskjemaet for kundefordringer ignoreres, se trinn 5 nedenfor.

• Fakturaer blir automatisk merket som betalt (iht. fakturadatoen) når fakturaperioden avsluttes.

• Det er mulig å angi på fakturaen at den gjelder en internkunde med taggen Header.CUS_InternalCustomer, som returnerer teksten "True" eller "False".

• Når kunderegisteret eksporteres til Excel, vises kundene som er internkunder i kolonnen Internkunde.

Still inn konteringen

Åpne fanen Kontering i kunderegisteret. Når funksjonen er aktivert (trinn 1), og kunden er flagget som en internkunde (trinn 4), brukes ikke kontoene under Salg og Kostnad (1). På samme måte er konteringsskjemaet for kundefordringer ikke relevant for internkunder (2).

I stedet brukes kontoene under Internsalg og contra-konto internføres (3). [Standard] betyr at kontoene du satte opp for momssatsen i trinn 3, brukes. Hvis du vil bruke andre kontoer for denne spesifikke internkunden, velger du dem fra rullegardinlistene.

Når internkunden faktureres, markeres fakturaen som betalt, og beløpet bokføres på de salgs- og utgiftskontoene du har angitt på momssatsen eller i kunderegisteret. Du kan opprette en testordre og kontrollere hvordan konteringen blir ved å klikke på Forhåndsvis kontering i ordremottaket.

Eksempel

En ekstern kunde kjøper en helhetsløsning, og inntektene deles mellom ulike avdelinger

Stina kjøper byggetjenester for 150 000 SEK + moms (37 500 SEK) fra byggeavdelingen til Bygg och transport AB, som ikke bruker Opter. I bygget er det inkludert transport på 30 000 SEK, som byggeavdelingen i sin tur kjøper fra transportavdelingen. Transportavdelingen bruker Opter. Stina får en faktura på hele beløpet (187 500) fra Bygg och transport AB. Transportavdelingen fakturerer byggeavdelingen 30 000 SEK. Ettersom byggeavdelingen er en internkunde, føres beløpet på kontoen for internsalg uten moms. Beløpet avstemmes direkte ved en motkontering på kontoen for internutgifter.

Byggeavdelingens inntekter fra ordren vil være 120 000 SEK, og transportavdelingens inntekter vil være 30 000 SEK. Momsen regnskapsføres som vanlig via byggesaksavdelingens økonomisystem.

En avdeling i et konsern bruker Opter, men ikke konsernet som helhet

Budfirmaet er en del av Global Cargo. Global Cargo bruker ikke Opter. I budfirmaets Opter-system er Global Cargo lagt inn som internkunde. Når budfirmaet fakturerer Global Cargo, bokføres beløpene direkte på de kontoene som er angitt i kunderegisteret.

---