Sist oppdatert: 2022-05-23

Gjelder fra og med: 2019.06.00 og nyere

Sende PDF-fakturaer via e-post

Du kan sende fakturaer i PDF-format via e-post ved hjelp av funksjonen fakturaeksport.

Trinn 1: Opprett en fakturaeksport

Slik går du frem for å opprette en ny fakturaeksport eller for å kontrollere om det allerede finnes en fakturaeksport av type PDF:

  1. Klikk på Økonomi > Faktura > Fakturaeksport.

  2. Se i listen til venstre om det allerede finnes en fakturaeksport av type PDF. Kontroller i så fall at den er innstilt som beskrevet her.

    Hvis det ikke finnes en fakturaeksport av type PDF, oppretter du en ny ved å klikke på og gi fakturaeksporten et navn (for eksempel «PDF-fakturaer via e-post»).

  3. Velg PDF i listeruten Type.

  4. Skriv «-» (bindestrek) i feltet Tegnkoding.

  5. Hvis du vil lagre kopier av PDF-fakturaene i en mappe i det lokale systemet deres, angir du søkebanen til mappen i feltet Arkiveringsmappe.

  6. Hvis du vil redusere størrelsen på PDF-filen, markerer du Reduser PDF-filstørrelse.

    Filstørrelsen reduseres ved å fjerne all tekstformatering (fet, kursiv, understreket), og ved å endre skrifttypen til en skrift som bruker mindre lagringsplass. Hvor mye filstørrelsen reduseres, avhenger blant annet av hvor mye formatering den inneholder.Høyreklikk, konverter til tekst (eller Ctrl + skift + F6) og skriv deretter teksten her.

  7. Gå til fanen Filoverføring og velg e-post i listeruten Metode.

  8. I listeruten Melding velger du hvilken rapport/mal du vil bruke for e-postmeldingen som skal inneholde fakturaen. Du finner mer informasjon om hvordan du oppretter en ny rapport for e-postmeldingen, i Opprette rapporter for meldinger.

  9. Hvis du bruker Outlook for e-post, kan du markere boksen Benytt Outlook. Da kan du se sendte fakturaer i mappen Sendt i Outlook.

    Hvis du ikke merker av i avmerkingsboksen, kan du se sendt e-post i Opter hvis du har krysset av for Logg meldinger på fanen Servere i kontorinnstillingene. Klikk på Hjelp> Diagnostikk > E-post logger for å se sendte e-poster.

  10. Klikk på for å lagre alle endringer.

Trinn 2: Legg til fakturaeksporten i fakturaeksportinnstillingene

Slik går du frem for å opprette en ny fakturaeksportinnstilling eller for å kontrollere om det allerede finnes en fakturaeksportinnstilling for PDF-fakturaer via e-post:

  1. Klikk på Økonomi > Faktura > Fakturaeksportinnstillinger.

  2. Se i listen til venstre om det allerede finnes en fakturaeksportinnstilling for PDF-fakturaer via e-post. Kontroller i så fall at den er innstilt som beskrevet her.

    Hvis det ikke finnes en fakturaeksportinnstilling for PDF-fakturaer via e-post, oppretter du en ny ved å klikke på og gi fakturaeksportinnstillingen et navn (for eksempel «PDF-fakturaer via e-post»).

  3. I ruten Eksportere markerer du boksen «PDF-fakturaer via e-post» (eller navnet du ga fakturaeksporten i trinnet over).

  4. Klikk på for å lagre alle endringer.

  5. Velg hvilken av fakturaeksportene som skal være standard. For å velge for eksempel «PDF-fakturaer via e-post» som standard, markerer du «PDF-fakturaer via e-post» i listen til venstre og klikker på i verktøyfeltet.

    Hvis du vil angi hvilken fakturaeksport som skal gjelde for en bestemt kunde, se Trinn 3: Angi hvilke kunder som skal faktureres med PDF-faktura via e-post.

  6. Klikk på for å lagre alle endringer.

Trinn 3: Angi hvilke kunder som skal faktureres med PDF-faktura via e-post

I trinnet over har vi angitt hvilken fakturaeksport som skal være standard. Slik går du frem for å angi inn en bestemt fakturaeksport (det vil si «PDF-fakturaer via e-post») for en spesifikk kunde, og for å angi e-postadresse for fakturaeksporten:

  1. Klikk på Register > Kunder og søk opp kunden du vil angi innstillingen for.

  2. På fanen Faktureringsinformasjon velger du for eksempel «PDF-fakturaer via e-post» i listeruten Fakturaeksportinnstilling.

  3. Skriv inn e-postadressene til personene som skal motta fakturaen hos kunden, i feltet E-post fakturaeksport. Hvis du vil angi flere adresser, avgrenser du dem med semikolon uten mellomrom, for eksempel «abc@firma.com;def@firma.com» og så videre.

  4. Klikk på for å lagre alle endringer.

Trinn 4: Eksporter PDF-fakturaer via e-post

Hvis du vil eksportere PDF-fakturaer fra Opter via e-post til kundene du har stilt det inn for i forbindelse med at du lukker en fakturaperiode, eller i ettertid, kan du velge om du vil eksportere hele fakturaperioder eller enkeltfakturaer.

Slik går du frem for å eksportere en faktura eller fakturaperiode via e-post til kundene du har stilt det inn for:

  1. Klikk på Økonomi > Faktura > Faktura.

  2. Marker fakturaen eller fakturaperioden du vil eksportere, høyreklikk og velg Eksporter.

  3. Klikk på Eksporter og send nederst i vinduet.

    PDF-fakturaene sendes via e-post til kundene du stilte det inn for.

Referansemateriale

Sende PDF-avregninger via e-post