Sende PDF-fakturaer via e-post

I denne artikkelen

Du kan sende fakturaer i PDF-format via e-post ved hjelp av funksjonen fakturaeksport.

Trinn 1: Opprett en fakturaeksport

Slik går du frem for å opprette en ny fakturaeksport eller for å kontrollere om det allerede finnes en fakturaeksport av type PDF:

Klikk på Økonomi > Faktura > Fakturaeksport.
Se i listen til venstre om det allerede finnes en fakturaeksport av type PDF. Kontroller i så fall at den er innstilt som beskrevet her.

Hvis det ikke finnes en fakturaeksport av type PDF, oppretter du en ny ved å klikke på og gi fakturaeksporten et navn (for eksempel «PDF-fakturaer via e-post»).
Velg PDF i listeruten Type.
Skriv «-» (bindestrek) i feltet Tegnkoding.
Hvis du vil lagre kopier av PDF-fakturaene i en mappe i det lokale systemet deres, angir du søkebanen til mappen i feltet Arkiveringsmappe.
Hvis du vil redusere størrelsen på PDF-filen, merker du av i avmerkingsboksen Reduser PDF-filstørrelse.

Filstørrelsen reduseres ved å fjerne all tekstformatering (fet, kursiv, understreket) og ved å endre skrifttypen til Trebuchet MS, som bruker mindre lagringsplass. Hvor mye filstørrelsen reduseres, avhenger blant annet av hvor mye formatering den inneholder.
Gå til fanen Filoverføring og velg e-post i listeruten Metode.
I listeruten Melding velger du hvilken rapport/mal du vil bruke for e-postmeldingen som skal inneholde fakturaen. Du finner mer informasjon om hvordan du oppretter en ny rapport for e-postmeldingen, i Opprette rapporter for meldinger.
Hvis du bruker Outlook for e-post, kan du markere boksen Benytt Outlook. Da kan du se sendte fakturaer i mappen Sendt i Outlook.

Hvis du ikke merker av i avmerkingsboksen, kan du se sendt e-post i Opter hvis du har krysset av for Logg meldinger på fanen Servere i kontorinnstillingene. Klikk på Hjelp> Diagnostikk > E-post logger for å se sendte e-poster.
Klikk på for å lagre alle endringer.

Trinn 2: Legg til fakturaeksporten i fakturaeksportinnstillingene

Slik går du frem for å opprette en ny fakturaeksportinnstilling eller for å kontrollere om det allerede finnes en fakturaeksportinnstilling for PDF-fakturaer via e-post:

Klikk på Økonomi > Faktura > Fakturaeksportinnstillinger.
Se i listen til venstre om det allerede finnes en fakturaeksportinnstilling for PDF-fakturaer via e-post. Kontroller i så fall at den er innstilt som beskrevet her.

Hvis det ikke finnes en fakturaeksportinnstilling for PDF-fakturaer via e-post, oppretter du en ny ved å klikke på og gi fakturaeksportinnstillingen et navn (for eksempel «PDF-fakturaer via e-post»).
I ruten Eksportere markerer du boksen «PDF-fakturaer via e-post» (eller navnet du ga fakturaeksporten i trinnet over).
Klikk på for å lagre alle endringer.
Velg hvilken av fakturaeksportene som skal være standard. For å velge for eksempel «PDF-fakturaer via e-post» som standard, markerer du «PDF-fakturaer via e-post» i listen til venstre og klikker på i verktøyfeltet.

Hvis du vil angi hvilken fakturaeksport som skal gjelde for en bestemt kunde, se Trinn 3: Angi hvilke kunder som skal faktureres med PDF-faktura via e-post.
Klikk på for å lagre alle endringer.

Trinn 3: Angi hvilke kunder som skal faktureres med PDF-faktura via e-post

I trinnet over har vi angitt hvilken fakturaeksport som skal være standard. Slik går du frem for å angi inn en bestemt fakturaeksport (det vil si «PDF-fakturaer via e-post») for en spesifikk kunde, og for å angi e-postadresse for fakturaeksporten:

Klikk på Register > Kunder og søk opp kunden du vil angi innstillingen for.
På fanen Faktureringsinformasjon velger du for eksempel «PDF-fakturaer via e-post» i listeruten Fakturaeksportinnstilling.
Skriv inn e-postadressene til personene som skal motta fakturaen hos kunden, i feltet E-post fakturaeksport. Hvis du vil angi flere adresser, avgrenser du dem med semikolon uten mellomrom, for eksempel «abc@firma.com;def@firma.com» og så videre.
Klikk på for å lagre alle endringer.

Trinn 4: Eksporter PDF-fakturaer via e-post

Hvis du vil eksportere PDF-fakturaer fra Opter via e-post til kundene du har stilt det inn for i forbindelse med at du lukker en fakturaperiode, eller i ettertid, kan du velge om du vil eksportere hele fakturaperioder eller enkeltfakturaer.

Slik går du frem for å eksportere en faktura eller fakturaperiode via e-post til kundene du har stilt det inn for:

Klikk på Økonomi > Faktura > Faktura.
Marker fakturaen eller fakturaperioden du vil eksportere, høyreklikk og velg Eksporter.
Klikk på Eksporter og send nederst i vinduet.

PDF-fakturaene sendes via e-post til kundene du stilte det inn for.