Gjelder fra og med: pter 2023.12.00

Sende PDF-avregninger via e-post

Ved hjelp av avregningseksportfunksjonen kan du gjøre følgende:

• Sende avregninger i PDF-format via e-post.

• Lagre kopier av avregningene i PDF-format i en mappe på ditt lokale system.

Trinn 1: Opprette en avregningseksport

Slik går du frem for å opprette en ny avregningseksport eller for å kontrollere om det allerede finnes en avregningseksport av type PDF:

1. Klikk på Økonomi > Avregninger > Avregningseksport.

2. Se i listen til venstre om det allerede finnes en avregningseksport av type PDF. Kontroller i så fall at den er innstilt som beskrevet her.

   Hvis det ikke finnes en avregningseksport av type PDF, oppretter du en ny ved å klikke på og gi avregningseksporten et navn (for eksempel «PDF-avregninger via e-post»).

3. Velg PDF i listeruten Type.

4. Skriv «-» (bindestrek) i feltet Tegnkoding.

5. Hvis du vil lagre kopier av avregningene i PDF-format i en mappe i det lokale systemet deres, angir du søkebanen til mappen i feltet Arkiveringsmappe.

6. Gå til fanen Filoverføring og velg e-post i listeruten Metode.

7. I rullegardinmenyen Melding velger du hvilken rapport/mal du vil bruke for e-postmeldingen som skal inneholde avregningen. Du finner mer informasjon om hvordan du oppretter en ny rapport for e-postmeldingen, i Opprette rapporter for meldinger.

8. Hvis du bruker Outlook for e-post, kan du markere boksen Benytt Outlook. Da kan du se sendte avregninger i mappen Sendt i Outlook.

   Hvis du ikke merker av i avmerkingsboksen, kan du se sendt e-post i Opter hvis du har krysset av for Logg meldinger på fanen Servere i kontorinnstillingene. Klikk på Hjelp> Diagnostikk > E-post logger for å se sendte e-poster.

9. Velg om du vil krysse av avmerkingsboksen Benytt epostadresser i kontorinnstillinger som avsendere.

   Hvis du har krysset av i avmerkingsboksen Benytt Outlook ovenfor, og ikke krysser av i avmerkingsboksen Benytt epostadresser i kontorinnstillinger som avsendere, brukes din egen e-postadresse i Outlook som avsender.

Trinn 2: Legg til avregningseksporten i en avregningseksportgruppe

Gjør følgende for å opprette en ny avregningseksportinnstilling (dvs. en gruppe av eksporter) eller for å sjekke om det allerede finnes en avregningseksportinnstilling som inkluderer PDF-avregninger via e-post:

1. Klikk på Økonomi > Avregninger > Avregningseksportinnstillinger.

2. Se i listen til venstre om det allerede finnes en avregningseksportinnstilling (gruppe av eksporter) som inkluderer PDF-avregninger via e-post. Kontroller i så fall at den er innstilt som beskrevet her.

   Hvis det ikke finnes en avregningseksportinnstilling som inkluderer PDF-avregninger via e-post, kan du opprette en ny ved å klikke på og gi den et navn (for eksempel «PDF-avregninger via e-post og avregningseksport til Fortnox»).

3. Kryss av i avkrysningsboksene for de eksportene som skal inkluderes i gruppen, for eksempel «PDF-avregninger via e-post» og «Avregningseksport til Fortnox».

4. Klikk på for å lagre alle endringer.

5. Velg hvilken av avregningseksportinnstillingene (eksportgruppene) som skal være standard. Dette gjør du i kontorinnstillingene på fanen Avregning, ved å velge for eksempel «PDF-avregninger via e-post og avregningseksport til Fortnox» i rullegardinmenyen Avregningseksport.

   For å angi hvilken avregningseksportinnstilling (gruppe av eksporter) som gjelder for en bestemt bileier eller underleverandør, se Trinn 3: Angi hvilke bileiere og underleverandører som skal motta avregninger i PDF-format via e-post nedenfor.

6. Klikk på for å lagre alle endringer.

Trinn 3: Angi hvilke bileiere og underleverandører som skal motta avregninger i PDF-format via e-post

I trinnet ovenfor har vi angitt hvilken avregningseksportinnstilling (gruppe av eksporter) som skal være standard. Hvis du ønsker å angi en spesifikk avregningseksportinnstilling for en bestemt bileier eller underleverandør, og for å spesifisere e-postadressen for avregningseksporten, gjør du som følger:

1. Klikk på Register > Bileier eller Register > Underleverandører.

2. Søk opp bileieren eller underleverandøren du ønsker å gjøre innstillingen for.

3. Klikk på fanen Standard og kontroller at e-postadressen er riktig i feltet E-post i ruten Kontaktinformasjon.

   Hvis du vil angi flere adresser, avgrenser du dem med semikolon uten mellomrom, for eksempel «abc@firma.com;def@firma.com» og så videre.

4. Klikk på fanen Prissetting og avregning og velge avregningseksportinnstilling i rullegardinmenyen Avregningseksport i ruten Avregning, for eksempel «PDF-avregninger via e-post og avregningseksport til Fortnox».

5. Klikk på for å lagre alle endringer.

Trinn 4: Eksportere avregninger

Du kan eksportere avregninger i PDF-format fra Opter via e-post til de bileierne og underleverandørene du har angitt det for i forbindelse med at du avslutter en avregningsperiode, eller etterpå, siden du kan velge om du vil eksportere hele avregningsperioder eller enkeltavregninger.

Gjør følgende for å eksportere en avregning eller avregningsperiode via e-post til bileierne og underleverandørene du har angitt det for:

1. Klikk på Økonomi > Avregninger > Avregning.

2. Velg avregningsperioden du ønsker å eksportere, høyreklikk og velg Eksport.

3. Klikk på Eksporter og send nederst i vinduet.

   Avregninger sendes i PDF-format via e-post til de bileierne og underleverandørene du har angitt det for.

   Hvis du har angitt at avregningseksportinnstillingen (gruppen) inneholder flere eksporter, utføres også disse eksportene, for eksempel avregningseksport til Fortnox. Hvis du ikke vil at en bestemt eksport skal utføres, fjerner du markeringen i avmerkingsboksen for den aktuelle eksporten før du trykker på Eksporter og send.

   Kopier av avregningene i PDF-format lagres i en mappe i det lokale systemet deres, hvis du har angitt en søkebane til mappen i feltet Arkiveringsmappe i vinduet Avregningseksport. Du finner instruksjoner for dette i Trinn 1: Opprette en avregningseksport ovenfor.)

---