Sist oppdatert: 2024-06-12

Gjelder fra og med: 2023.12-01.336 og nyere

Avregningsjusteringer

Når du avregner bileiere og underleverandører, får de betalt i henhold til ressursprisen på de ordrene de har utført. Hvis du ønsker å legge til eller trekke fra penger fra en avregning, for eksempel hvis du leier terminalplass av bileieren, eller hvis bileieren leier terminalplass av deg, kan du gjøre påslag eller fradrag på avregningen for denne leien. Summen av påslagene og fradragene legges til eller trekkes fra beløpet som skal betales til bileieren. Slike justeringer kan gjøres på tre måter:

  • Regelmessig: Du setter opp et planlagt avregningspåslag. Påslaget opprettes i henhold til tidsplanen og legges til neste gang bileieren/underleverandøren avregnes.

  • Engangsforeteelse: Hvis det oppstår et påslag/fradrag før det er tid for avregning, kan du legge inn justeringen på forhånd som et forhåndsdefinert avregningspåslag, så vil det brukes neste gang bileieren/underleverandøren avregnes. På denne måten slipper du å huske å gjøre påslaget/fradraget når du gjør avregningen.

  • Direkte på avregningen: Når du oppretter avregninger, kan du legge til påslag/fradrag direkte på en avregning i en åpen avregningsperiode.

Avregningsjusteringene kan eksporteres til Excel (se Eksportere forhåndsdefinerte avregningspåslag til Excel).

Typer avregningsjusteringer

For å kunne foreta avregningsjusteringer i det hele tatt, må det finnes justeringstyper. I justeringstypen angir du momssats, kontering og navn på avregningsjusteringene. Du kan enten ha én justeringstype for hver post som du vil gjøre påslag for, for eksempel «Leie av terminal», «Arbeidsklær» og «Drivstoff», eller du kan opprette én type for hver momssats.

Slik oppretter du en justeringstype:

  1. Klikk på Økonomi > Avregninger > Tilleggstyper for nota.

  2. Fyll ut skjemaet og en eventuell spesifikk kontering du vil bruke for justeringene.

    • Påslag konteres som transportkostnader, ettersom det er ekstra penger som bileieren/underleverandøren mottar.

    • Fradrag konteres som transportsalg, ettersom det er erstatning for varer/tjenester du har levert.

Du finner mer informasjon om de enkelte feltene, for eksempel rapporttagger, i Tillegstyper for avregningsnota (vindu).

Planlagte avregningspåslag

Planlagte avregningspåslag settes opp for en bestemt bileier/underleverandør i vinduet Predefinerte avregningspåslag.

Påslaget opprettes i henhold til tidsplanen og legges senere til avregningen neste gang bileieren/underleverandøren avregnes. Hvis du avregner én gang i måneden, må du planlegge at påslaget skal opprettes én gang i måneden. Hvis du avregner én gang i uken, må du planlegge at påslaget skal opprettes én gang i uken. På denne måten blir det automatisk lagt til i hver avregning.

Hvis et planlagt påslag ikke avregnes en gang, lagres det og avregnes neste gang ressursen avregnes. Du kan se justeringene som er opprettet, men som ennå ikke er brukt på noen avregning, ved å velge Ikke avregnet i søkeruten og klikke på Søk.

Slik planlegger du en avregningsjustering:

  1. Klikk på Økonomi > Avregninger > Forhåndsdefinerte avregningspåslag.

  2. Fyll ut skjemaet og marker Skjemalaget.

    Det er ikke obligatorisk å velge en ressurs når du planlegger et avregningspåslag, men hvis du ikke gjør det, vil påslaget opprettes hver gang i henhold til tidsplanen, men aldri legges inn på noen avregning.

  3. Klikk på Skjema og konfigurer tidsplanen. Du finner mer informasjon og eksempler i Opprette skjemamaler. Artikkelen handler om planlagte ordrer, men også forhåndsdefinerte avregningspåslag.

Du finner mer informasjon om de enkelte feltene i Predefinerte avregningspåslag (vindu).

Eksempel

Budfirmaet avregner bileierne sine den 25. i hver måned. En av bileierne leier terminalplass som skal betales hver måned. Budfirmaet setter derfor opp et planlagt avregningspåslag som opprettes den 20. i hver måned. Fradraget legges til automatisk når bileieren avregnes den 25.

I juli måtte Budfirmaet avregne allerede den 19. fordi alle skulle på ferie. Fradraget for leien var ikke opprettet på dette tidspunktet og ble derfor ikke inkludert i den avregningen. Fradraget for juli, som opprettes den 20. juli, lagres til neste gang ressursen avregnes, den 25. august. Da har det også blitt opprettet et fradrag for leien for august den 20. august, noe som betyr at det blir to fradragsposter for leien på avregningen den 25. august.

Et enkelt forhåndsdefinert avregningspåslag

Det er også mulig å legge inn engangsjusteringer for avregningen etter hvert som de oppstår, slik at du ikke trenger å huske på å gjøre dem manuelt når du gjør avregningen. Justeringen legges inn på samme måte i Predefinerte avregningspåslag, med den forskjellen at du ikke planlegger justeringen. Påslaget opprettes derfor bare én gang.

Slik legger du til en engangsjustering på forhånd:

  1. Klikk på Økonomi > Avregninger > Forhåndsdefinerte avregningspåslag.

  2. Fyll ut skjemaet, men pass på at du ikke markerer Skjemalaget.

Du finner mer informasjon om de enkelte feltene i Predefinerte avregningspåslag (vindu).

Eksempel

Budfirmaet har solgt spesielle arbeidsklær til en av sine bileiere den 12. juni. Ettersom det er to uker til bileieren skal avregnes den 25. juni, legger de inn fradraget for klærne som et enkelt forhåndsdefinert avregningspåslag direkte den 12. juni, slik at de ikke trenger å huske at fradraget skal gjøres når avregningen opprettes. Fradraget gjøres bare neste gang bileieren avregnes, ettersom det ikke er planlagt. Fradraget opprettes altså ikke automatisk i juni.

Avregningsjusteringer direkte på avregningen

Når du har opprettet en avregningsperiode, kan du gjøre manuelle justeringer så lenge du ikke har avsluttet perioden og sendt avregningene til bileierne/underleverandørene. Høyreklikk på en avregning i den nederste ruten i vinduet Avregningsslipper, velg Redigere og fyll ut skjemaet.

I dette vinduet vises også de forhåndsdefinerte avregningspåslagene som er lagt inn i avregningen. Du kan fjerne eller endre dem ved å velge dem fra listen til venstre.

Du finner mer informasjon om de enkelte feltene, for eksempel rapporttagger, i Tillegg til nota (vindu).

Eksempel

En av Budfirmaets bileiere kjøper drivstoff av Budfirmaet. Det skal trekkes fra på avregningene. Siden beløpet varierer fra måned til måned, planlegges ikke fradraget, men gjøres direkte på avregningen når den opprettes.

Valuta for avregningsjusteringer

Du kan gjøre avregningsjusteringer i andre valutaer enn standardvalutaen og den som er angitt for bileieren/underleverandøren. Beløpet kan vises på avregningen i alle tre valutaene, og de vises også i vinduet Tillegg til nota (se Tillegg til nota (vindu)). For planlagte avregningsjusteringer velger du valuta i vinduet Predefinerte avregningspåslag. For manuelle avregningsjusteringer velger du valuta i vinduet Tillegg til nota.

Sørg for at du har en valutakurs som regner om beløpet fra standardvalutaen til den valutaen du velger på avregningsjusteringen (se Valutaer). Valutakursen må være gyldig på den datoen avregningsperioden opprettes. Hvis det ikke finnes en gyldig valutakurs, vil justeringsbeløpet være «0,00» på avregningen.

Eksempel

 Budfirmaet har følgende innstillinger i Opter:

  • Standardvaluta (kontorinnstillinger): SEK

  • Valuta for Bileier 1: DKK

  • Valuta på avregningsjusteringen: EUR

Budfirmaet setter opp et planlagt fradrag på EUR 200, siden det er relatert til tredjepart. De må da ha en valutakurs mellom EUR og SEK for at beløpet skal bli korrekt i DKK, siden valutaen omregnes EUR > SEK > DKK. Fradraget blir da EUR 200 > SEK 2200 > DKK 1452.

Hvis de ikke hadde angitt en valutakurs mellom EUR og SEK, eller hvis valutakursen hadde blitt lagt til etter at avregningsperioden ble opprettet, ville fradraget blitt DKK 0 på avregningen.

Beløpet vises i alle tre valutaene i vinduet Tillegg til nota.

Vis justeringene på avregningen

Når du oppretter en avregningsperiode, kan du se hvilke justeringer som vil legges til ved å høyreklikke på en avregning i den nederste ruten og velge Redigere. Der kan du også fjerne og legge til justeringer.

Hvis du vil se hvordan de vises på avregningen som sendes til bileieren/underleverandøren, klikker du på Forhåndsvis. Klikk på Endre rapport hvis du vil redigere malen på noen måte.

Rapporttagger

Taggene for avregningsjustering finner du i listen BillAdditions. Du finner informasjon om rapporttaggene for de enkelte feltene i Tillegstyper for avregningsnota (vindu), Predefinerte avregningspåslag (vindu) og Tillegg til nota (vindu).

Eksempel
    <dataitem source="object" command="BillAdditions">

      <dataitemheader fontbold="true">
        <item name="Name" x="10" y="5" fontsize="10" width="100" />
        <item name="Description" x="10" y="12" width="60" />
      </dataitemheader>

      <data name="BAT_Name" x="30" y="1" width="40" />
      <data name="BAT_Descr" x="70" y="1" width="79" />

    </dataitem>

Referansemateriale

Tillegstyper for avregningsnota (vindu)

Predefinerte avregningspåslag (vindu)

Tillegg til nota (vindu)

Eksportere forhåndsdefinerte avregningspåslag til Excel