Kontroll av eksterne avregninger

Å kontrollere eksterne avregninger betyr at man henter informasjon om avregninger som en samarbeidspartner har opprettet. Disse eksterne avregningene importeres og matches med eksisterende ordrer ved hjelp av fraktbrevnummer eller ordrenummer. De eksterne avregningene kan vises som inntekter på ordrene i ordremottaket eller ordrekontrollen.

Fordeler

Du kan kontrollere at en ordre er avregnet, siden du ser avregningene matchet mot fraktbrevnummer eller ordrenummer.
Du kan se hvilke avregninger som ikke samsvarer med et fraktbrevnummer eller ordrenummer. Hvis en avregning ikke automatisk er matchet med et ordrenummer, kan du skrive inn ordrenummeret manuelt.
Du kan se hvilket beløp du har avregnet. Du kan se hvilke avregninger som er delvis betalt, og hvilke som er helt betalt.
Du kan se din forventede inntekt på ordren i vinduet Eksternavregningskontroll i kolonnen Forventet beløp, og du kan se differansen mellom Forventet beløp og Totalbeløp i kolonnen Forskjell. Dette gjør at du kan sammenlikne og kontrollere at du har fått et rimelig beløp.
Du kan lage en liste over ordrer dere har utført, men som ikke kommet med på avregningen. De eksterne avregningene kan vises som inntekter på ordrene i ordremottaket eller ordrekontrollen.

Forutsetninger

For å kunne importere og kontrollere eksterne avregninger trenger du en OpterLink eller en EDI-kobling med samarbeidspartneren din:

OpterLink (også kalt K2 Link). Hvis samarbeidspartneren din har Opter, har dere kanskje allerede et partnerskap. Det ser du i trafikkledelsen på panelet Opter Link til høyre – klikk på Partnerskap. Hvis dere ikke har et partnerskap, kan du lage en forespørsel om et nytt partnerskap. Se Partnerskap for instruksjoner.
Ekstern avregningskontroll er ikke inkludert i standardinnstillingene for OpterLink. Hvis du og samarbeidspartneren din vil legge til funksjonalitet ut over standardinnstillingene for OpterLink, kan dere bestille det av EDI-avdelingen på . EDI-teamet vil da trenge en beskrivelse av hvor dere vil bruke den nye funksjonen, og en godkjenning fra begge parter. Du finner mer informasjon om kostnader for EDI-arbeid i avtalen dere har inngått med Opter.
EDI-kobling. Hvis samarbeidspartneren din ikke har Opter, kan man likevel sette opp en EDI-kobling mellom dere for å kunne gjøre ekstern avregningskontroll. Deretter kan du importere filer med avregninger fra samarbeidspartneren din. Filene må være i formatet XML, EDIFACT, CSV eller JSON.
Hvis samarbeidspartneren din ikke har Opter, kan systemene deres kobles sammen med en EDI-kobling. Avdelingen som jobber med å overføre data til og fra andre systemer, heter Opter EDI. EDI-teamet vil da trenge en beskrivelse av hvor dere vil bruke den nye funksjonen, og en godkjenning fra begge parter. Kontakt EDI-teamet på for å få mer informasjon om EDI-koblinger. Du finner mer informasjon om kostnader for EDI-arbeid i avtalen dere har inngått med Opter.

Trinn 1 (valgfritt): Vis eksterne avregninger som inntekter på ordrer i ordremottaket eller ordrekontrollen

Du må velge følgende innstillinger for at eksterne avregninger skal vises i ordremottaket eller ordrekontrollen:

Trinn 2: Kontroller eksterne avregninger

Trinn 3: Lagre importerte eksterne avregninger

Du kan velge å lagre de importerte avregningene; da vises de lagrede avregningene i vinduet Eksternavregningskontroll når du søker etter eksterne avregninger på de datoen eller periodene de ble lagret. Slik lagrer du importerte eksterne avregninger:

Marker boksen for avregningen i kolonne Lagre i vinduet Eksternavregningskontroll.
Klikk på for å lagre alle endringer.

Legge til linjer manuelt i listen over eksterne avregninger

Slik går du frem hvis du vil legge til linjer manuelt i listen som viser eksterne avregninger på en ordre i ordremottaket:

I ordremottaket i ruten Ekstern avregning klikker du på den tomme linjen nederst i listen.
Skriv beløpet i kolonnen Beløp.
Når du har skrevet inn beløpet i kolonnen, summeres beløpene for alle linjer i listen, og summen vises i feltet Beløp over listen. Men det er ett unntak. Hvis du har skrevet inn et beløp i feltet Beløp over listen manuelt, er det dette beløpet som vil vises i feltet Beløp og dessuten i ordrekontrollen i kolonnen Ekstern avregning - beløp.
Hvis beløpet i feltet Beløp står i kursiv, viser det summen av de eksterne avregningene på ordren. Hvis beløpet er skrevet med vanlig tekst (det vil si ikke kursiv), er beløpet angitt manuelt. Mer informasjon er tilgjengelig i Ekstern avregning, ordremottaket.
Opter foreslår dagens dato i kolonnen Dato, men du kan velge å skrive inn en annen dato selv.
Hvis du vil, kan du skrive inn et avregningsnummer i kolonnen Avregningsnummer. Avregningsnummer er ikke nødvendig, men det kan være en måte å holde rede på hvor pengene kommer fra.
Klikk på for å lagre alle endringer.

Slett linjer i listen over eksterne avregninger

Slik går du frem hvis du vil fjerne linjer i listen som viser eksterne avregninger på en ordre i ordremottaket:

I ruten Ekstern avregning i ordremottaket klikker du lengst til venstre på linjen, slik at den markeres. Deretter trykker du på Delete-tasten.
Nå er linjen slettet.
Beløpet i feltet Beløp (over listen) regnes automatisk om, slik at feltet Beløp viser summen av alle linjer som finnes i listen over eksterne avregninger. Men det er ett unntak. Hvis du har skrevet inn et beløp i feltet Beløp over listen manuelt, er det fortsatt dette beløpet som vil vises i feltet Beløp og dessuten i ordrekontrollen i kolonnen Ekstern avregning - beløp.
Hvis beløpet i feltet Beløp står i kursiv, viser det summen av de eksterne avregningene på ordren. Hvis beløpet er skrevet med vanlig tekst (det vil si ikke kursiv), er beløpet angitt manuelt. Mer informasjon er tilgjengelig i Ekstern avregning, ordremottaket.
Klikk på for å lagre alle endringer.