Legge til nye kostnadsartikler i kostnadskontrollen

Du kan stille inn systemet slik at det opprettes kostnadsartikler automatisk for spesifikke bileiere og underleverandører, men det er ikke alltid man vet hvilken bileier eller underleverandør som utfør en transport. Når du får en faktura fra en bileier eller underleverandør, har du derfor mulighet til å føre inn kostnader fra fakturaen manuelt ved å bruke kostnadskontrollen.

I kostnadskontrollen kan du søke opp eksisterende kostnadsartikler. Du kan også opprette nye kostnadsartikler og legge dem til på en eksisterende ordre.

Hvis du vil stille inn systemet slik at det opprettes kostnadsartikler automatisk for spesifikke bileiere og underleverandører, markerer du Opprette kostnadsartikler automatisk og gjør noen flere innstillinger. Mer informasjon er tilgjengelig i Innstillinger for å ta imot fakturaer og følge opp kostnader.

Forutsetninger

For å kunne legge til nye kostnadsartikler må kolonnen Artikkel være synlig. Kontroller gjerne at også kolonnene Ordrenr, Fraktbrevnr, Avsenders referanse, Lev.fakturanr, Lev.fakturadato, Lev.faktura klar, Artikkelbeskrivelse, Ressurs - artikkel, Kostnad (artikkel), Virkelig kostnad, Forventet kostnad og Valuta er synlige, hvis du vil at de skal være det.

Du finner instruksjoner for hvordan du stiller inn hvilke kolonner som skal vises i kostnadskontrollen, i Kolonner i kostnadskontrollen.

Du finner informasjon om hva de forskjellige kolonnene i kostnadskontrollen inneholder, i Kostnadskontroll, vindu.

Trinn 1: Legg til nye kostnadsartikler på en eksisterende ordre

Slik går du frem hvis du vil føre inn kostnader fra leverandørfakturaer manuelt og koble dem til eksisterende kostnadsartikler eller opprette nye:

Klikk på Ordre > Kostnadskontroll.
Under Søkeinnstillinger på fanen Vanlige søkealternativ skriver du inn Ordrenummer, Fraktbrevnr eller Avsenders referanse. Klikk på Søk.
Listen inneholder eventuelle kostnadsartikler som allerede finnes på ordren. Hvis det ikke finnes noen kostnadsartikler, vil Opter automatisk opprette en ny kostnadsartikkellinje.
Hvis de riktige kostnadsartiklene allerede finnes i listen, kan du føre inn kostnader på dem.
Hvis du vil legge til en ny kostnadsartikkellinje, klikker du på Klikk for å legge til en ny rad.. Knappen ligger under den siste tabelllinjen som skal vises i vinduet. Knappen er like bred som vinduet.
Det opprettes en ny linje som automatisk får de sist innskrevne verdiene i kolonnene Ressurs - artikkel, Lev.fakturanr og Lev.fakturadato for å effektivisere arbeidet i kostnadskontrollen.
For å fylle i en ny kostnadsartikkellinje må du først velge kostnadsartikkelen du vil legge til i kolonnen Artikkel. Da blir de andre artikkelfeltene redigerbare.
For å effektivisere arbeidet i kostnadskontrollen markeres boksen i kolonnen Lev.faktura klar automatisk når du oppretter en ny kostnadsartikkel (siden man alltid markerer den boksen når man har gjort ferdig en kostnadsartikkel og fylt inn opplysningene for den).
Klikk på for å lagre alle endringer.

Trinn 2: Kontroller at alle kostnadsartikler er lagt inn

Når du har lagt inn alle kostnadsartikler for samtlige ordrer som hører til en leverandørfaktura, kan du velge å kontrollere at alle kostnadsartikler faktisk er lagt inn. Slik gjør du:

Gå til kostnadskontrollen under Søkeinnstillinger, klikk på fanen Vanlige søkealternativ og marker boksen Klare leverandørsfakturaer.
Klikk på fanen Flere søkealternativ og angi leverandørfakturaens nummer i feltet Leverandørfakturanr.
Klikk på Søk.
I listen vises alle kostnadsartikler som er ferdige for den aktuelle leverandørfakturaen.