Innstillinger for å ta imot fakturaer og følge opp kostnader

For å ta imot fakturaer fra bileiere og underleverandører, heretter kalt ressurser, og kunne følge opp kostnadene for dem på en god måte, må du kanskje tilpasse ressursprissettinger, velge innstillinger for ressursene og legge til tomme kostnadsartikler i prislistene dine. I denne veilederen finner du informasjon om hvordan du velger disse innstillingene.

Trinn 1. Opprette og tilpasse ressursprissettinger

Start med å sørge for at du har en ressursprissetting som passer, eller opprett en. Slik gjør du:

Klikk på Register > Ressursprissettinger.
Velg en ressursprissetting i listen til venstre, eller opprett en ny ved å klikke på og angi de grunnleggende opplysningene som skal gjelde for den.
Hvis du har en prisliste for bileieren eller underleverandøren, velger du den i listeruten Prisliste. Hvis du ikke vil bruke en prisliste, velger du [Ingen].
Ressursprissettingen må kunne generere en kostnad ved å ha en prisliste eller generere avregningsprosenten (provisjonen).
Kontroller at boksen Andel av kundeprisens ressursverdi om ikke annen pris kan regnes ut er tom.
Her er to situasjoner der boksen Andel av kundeprisens ressursverdi om ikke annen pris kan regnes ut skal være markert:
- dersom bileieren/underleverandøren skal få en prosentandel av kundeprisens ressursverdi. Gi da Avregningsfaktor en prosentverdi tilsvarende den andelen du vil at bileieren/underleverandøren skal få
- dersom du vil opprette «tomme» kostnadsartikler der du selv skriver inn pris på ordren. Da gir du Avregningsfaktor verdien %.
Klikk på for å lagre alle endringer.

Trinn 2. Innstillinger for bileiere og underleverandører

Slik stiller du inn systemet slik at du kan følge opp kostnader for en ressurs som sender fakturaer:

Klikk på Register > Bileier eller Register > Underleverandører.
Velg ressursen du vil jobbe med, i listen til venstre eller klikk på for å opprette en ny.
Gå til fanen Prissetting og avregning.
Velg ønsket prissetting i listeruten Ressursprissetting.
Marker boksen Sender faktura.
Hvis du vil at den forventede kostnaden for ressursens faktura skal føres inn på ordrer og oppdrag automatisk, markerer du boksen Opprette kostnadsartikler automatisk.
Pass på at du ikke har både manuelle og automatiske kostnadsartikler på en ordre. Det vil gi doble kostnader på fakturaene til ressursen.
Klikk på for å lagre alle endringer.

Trinn 3. Innstillinger i prislister

Når du skal forberede prislistene dine for at ressurser skal sende fakturaer, må du sørge for at det finnes en tom artikkel av type Kostnad som brukes for å vise forventet og faktisk kostnad for ressurser. Slik gjør du:

Klikk på Økonomi > Prislister.
Åpne mappen Prislister ved å klikke på .
Velg en prisliste som skal fungere som hovedprisliste for alle prislistene som skal kunne brukes sammen med bileieren eller underleverandøren, og opprett en artikkel av typen kostnad med prisen 0 i denne prislisten. Slik:
1. Åpne hovedprislisten ved å klikke på til venstre for mappen, og åpne mappen Artikler på samme måte.
2. Hvis mappen inneholder artikler, klikker du på hver artikkelmappe og sjekker om en av dem har Kostnad valgt i listeruten Artikkeltype og prisen 0.
  Det bør bare være én kostnadsartikkel i hver prisliste. Hvis det finnes flere, kan det føre til feil under oppfølging av kostnader for ressurser.
3. Hvis prislisten ikke inneholder en artikkel av typen kostnad, klikker du på for å opprette en ny. Velg Kostnad i listeruten Artikkeltype og gi artikkelen prisen 0.
  Artikler av type Kostnad bør alltid ha prisen 0. Jobb med prissettingen i ressursprissettingen i stedet for å gjøre det direkte i kostnadsartikkelen.
4. Klikk på for å lagre alle endringer.
Gå til hver prisliste som skal kunne brukes sammen med bileieren eller underleverandøren, og velg hovedprislisten i listeruten Hovedprisliste. Ikke glem å lagre endringen i hver prisliste.