Motregne fradrag som fakturaer

Påslag eller fradrag på kommende avregninger kan legges inn som forhåndsdefinerte avregningspåslag. De fleste forhåndsdefinerte avregningspåslag er i realiteten fradrag, dvs. negative påslag. Det kan for eksempel være for arbeidsklær eller leie av terminal. Summen av påslagene og fradragene legges til eller trekkes fra beløpet som skal betales til bileieren. Fradrag konteres som salg og påslag konteres som kostnader.

Motregningen kan også håndteres via ordre som faktureres til underleverandøren på samme måte som vanlige kundefakturaer. Fakturaer betales av underleverandøren ved at beløpet på fakturaen automatisk trekkes fra ved neste avregning. Fakturaen registreres automatisk som betalt når fakturaperioden avsluttes.

En fordel med å lage fakturaer i stedet for å legge til fradrag i avregningen, er at underleverandøren får en tydelig oversikt. En annen fordel med bestillinger er at det er mulig å laste inn kostnader for underleverandører fra et annet system, på samme måte som vanlige EDI-ordrer.

Trinn 1: Legg til underleverandøren/underleverandøren som kunde

For å kunne opprette en ordre og fakturere den, må underleverandøren finnes som kunde i systemet, så start med å legge til underleverandøren som kunde og fyll inn all nødvendig informasjon.

For at automatiseringen skal fungere, går du deretter til fanen Faktureringsinformasjon og kobler kunderegisteret og transportør-/underleverandørregisteret ved å velge transportør/underleverandør i en av nedtrekkslistene Bileier/Underleverandør.

Trinn 2: Sett opp avdragsfradrag via faktura

Klikk på Innstillinger > Kontor og gå til fanen Fakturabetaling. Velg deretter et avreningspåslag på 0 % moms fra rullegardinmenyen Type av avregningspåslag. Salgskontoen for den valgte merverdiavgiftssatsen skal være den balansekontoen som de utestående forpliktelsene skal bokføres på.

Trinn 3: Registrer en ordre, fakturer og avregn

Registrer en ordre som vanlig med transportøren/underleverandøren som kunde. Når ordren faktureres, opprettes det en avregningsjustering med beløpet på fakturaen, og på selve fakturaen står det "Trekkes fra avregning" i stedet for "Betales" (eller lignende).

Neste gang underleverandøren/underleverandøren avregnes, trekkes summen av fakturaene fra avregningen med henvisning til fakturanumrene. Dermed trenger ikke underleverandøren å foreta seg noe for å betale fakturaen, og fakturaen registreres automatisk som betalt når fakturaperioden avsluttes.

Trinn 4: Kontroller konteringen

Eksempler på kontering av fradrag via faktura, betaling av fradrag og avregning.

Faktura

Konto	Debet	Kredit
1511 Kundefordringer	1 250
3010 Salg		1 000
2611 Utgående moms		250

Betaling

Konto XXXX er valgt på avreningspåslaget (se trinn 2 ovenfor).

Konto	Debet	Kredit
1511 Kundefordringer		1 250
XXXX Gjeldssaldo	1 250

Avregning

Konto	Debet	Kredit
2400 Leverandørgjeld		10 000
2400 Leverandørgjeld	1 250
XXXX Gjeldssaldo		1 250

Se også

• Avregningsjusteringer

• Motta fakturaer fra underleverandører og bileiere