Bytte fra å bli fakturert til å avregne (selvfakturere)

Denne veilederen er laget for deg som har bileiere eller underleverandører, heretter kalt ressurser, som du mottar fakturaer fra, men som du ønsker å avregne kostnader for i stedet.

Trinn 1: Avregne ordrer for å arkivere avregningsenheter

Forbered byttingen ved å gjøre en siste avregning for ordrene du nå har, og arkiver avregningsenhetene. Hvis du ikke har noen ordrer som skal avregnes, må du vente til du har det. Da må du utsette byttingen til senere.

Dette trinnet er viktig for at Opter skal kunne håndtere all oppdragshistorikk for ressursene rett etter byttingen. Følg instruksjonene nedenfor for at tidligere ordrer ikke skal påvirkes.

Slik går du frem hvis du har ordrer som skal avregnes:

Klikk på Økonomi > Avregninger > Avregning.
Klikk på Ny periode i menyfeltet.
La fanen Spesifikke ressurser stå urørt. Marker ingen av bileierne eller underleverandørene.
Kontroller at boksen Arkivere ubenyttede avregningsenheter er markert.
Klikk på Ok.

Trinn 2: Endre innstillinger for ressursen

Når du har gjort avregningen som arkiverer ubrukte avregningsenheter, kan du endre innstillingene for ressursen. Slik gjør du:

1. Klikk på Register > Bileier eller Register > Underleverandører.
2. Velg ressursen du vil jobbe med, i listen til venstre.
3. Gå inn på fanen Prissetting og avregning.
4. Tøm boksene Sender faktura og Opprette kostnadsartikler automatisk.
5. Klikk på for å lagre alle endringer.

Mer detaljert informasjon

Egentlig er det ikke selve kostnadsartikkelen som blir avregnet (eller ikke), men det som kalles avregningsenheten.

Før du stiller inn systemet slik at en ressurs skal avregnes i stedet for å fakturere, må det gjennomføres en avregning der ubrukte avregningsenheter blir arkivert. Opter arkiverer da avregningsenhetene som ikke skal avregnes, for eksempel avregningsenheter for ressurser som fakturerer, og avregningsenheter (for eksempel tillegg) som mangler en ressurs. Dersom avregningen foretas for spesifikke ressurser, blir arkiveringen feil. Det kommer an på hvordan Opter håndterer oppdrag og avregninger bakover i tid.

Det å arkivere ubrukte avregningsenheter innebærer at avregningsenheten aldri vil avregnes, heller ikke bakover i tid for tidligere oppdrag.

Arkiveringen skjer bare hvis:

Du oppretter en avregningsslipp for alle ressurser i en og samme periode.
Avmerkingsboksen Arkivere ubenyttede avregningsenheter er markert.

Referansemateriale

Opprette avregningsnota (vindu)