Betalingspåminnelser

Følgende betingelser må være oppfylt for at man skal kunne opprette en betalingspåminnelse:

Fakturaen finnes i Opter.
Du registrerer betalinger i Opter.

Betalingspåminnelser i Opter er, som navnet tilsier, bare påminnelser. De inneholder samme beløp som den opprinnelige fakturaen som de minner kunden om. Eventuelle purregebyrer opprettes separat sammen med forsinkelsesrenter. Mer informasjon er tilgjengelig i Fakturere forsinkelsesrente og purregebyr .

Trinn 1: Opprett betalingspåminnelser

Slik oppretter du betalingspåminnelser for fakturaer:

Klikk på Økonomi > Faktura > Betalingspåminnelse.
Klikk på Opprette. Angi hvilke påminnelser som skal opprettes, og etter hvor mange dager. Se Innstillingene i vinduet Betalingspåminnelser nedenfor for en beskrivelse av innstillingene.
Når det er opprettet tre påminnelser, vil det ikke opprettes flere. Hvis du vil sende Påminnelse 3 på nytt, markerer du boksen Opprett purring 3 selv om den allerede finnes fra før og klikker på Opprette. Du kan opprette Påminnelse 3 så mange ganger du vil.
Klikk på knappen Opprette nederst for å opprette påminnelsene.

Innstillingene i vinduet Opprette purringer

Funksjon	Forklaring
Dato	Påminnelsesdato, en kommentar om når påminnelsen ble opprettet.
Region	Hvis du vil opprette påminnelser for en bestemt region, velg region.
Opprette purring 1	Hvis du vil at Påminnelse 1 skal opprettes, kontrollerer du at boksen er markert og angir etter hvor mange dager påminnelsen skal opprettes. Hvis du for eksempel vil at Påminnelse 1 skal opprettes ti dager etter forfallsdatoen på en faktura, skriver du «10» i feltet. Normalt lar man det gå noen dager etter forfallsdatoen for å ta høyde for at betalingen kan være forsinket av tekniske eller administrative grunner.
Opprette purring 2	Hvis du vil at Påminnelse 2 skal opprettes, kontrollerer du at boksen er markert og angir etter hvor mange dager påminnelsen skal opprettes. Hvis du for eksempel vil at Påminnelse 2 skal opprettes tjue dager etter forfallsdatoen på en faktura, skriver du «20» i feltet. Påminnelsene opprettes i rekkefølge, det vil si at Påminnelse 2 ikke opprettes hvis det ikke finnes en Påminnelse 1 fra før.
Opprette purring 3	Hvis du vil at det skal opprettes en Påminnelse 3, sjekker du at boksen er markert og angir etter hvor mange dager påminnelsen skal opprettes. Hvis du for eksempel vil at Påminnelse 3 skal opprettes 30 dager etter forfallsdatoen på en faktura, skriver du «30» i feltet. Påminnelsene opprettes i rekkefølge, det vil si at Påminnelse 3 ikke blir opprettet hvis det ikke allerede finnes en Påminnelse 2. Påminnelse 3 brukes ofte som grunnlag for å sende fakturaen til inkasso i stedet for til kunden.
Opprett purring 3 selv om den allerede finnes fra før	Marker boksen hvis du vil opprette Påminnelse 3 en gang til. Du kan opprette Påminnelse 3 så mange ganger du vil. Påminnelsene opprettes i rekkefølge. Det vil si at denne boksen ikke har noen mening med mindre Påminnelse 1, Påminnelse 2 og Påminnelse 3 allerede er opprettet.
Opprette	Klikk på knappen for å opprette påminnelsene.
Lukk	Klikke på knappen for å lukke vinduet. Hvis du har angitt innstillinger, blir de ikke lagret.

Trinn 2: Undersøk betalingspåminnelser

Påminnelsene opprettes i en mappe, en påminnelseshendelse. Så lenge hendelsen ikke er lukket, kan du opprette og også fjerne påminnelser du ikke vil sende. Du kan også fjerne hele hendelsen så lenge den ikke er lukket. Det er med andre ord mulig å opprette påminnelser for å teste, og så fjerne dem helt.

Påminnelseshendelsene føres opp i en liste øverst i vinduet. Påminnelser som gjelder den markerte hendelsen, føres opp nederst i vinduet.

Når du har sett på betalingspåminnelsene og fjernet de som ikke skal sendes ut, kan du lukke hendelsen ved å klikke på Lukk. Da kan du ikke lenger fjerne påminnelsene, og funksjonen for å eksportere betalingspåminnelsene blir tilgjengelig.

Trinn 3: Eksporter eller skriv ut betalingspåminnelser

For at du skal kunne eksportere betalingspåminnelser, må boksen Ikke send påminnelser (som kan sendes for visse eksporter) i vinduet Fakturaeksport være tom.

Hvilke eksporter som kan utføres, er avhengig av fakturaeksportinnstillingene. Eksport av betalingspåminnelser fungerer på samme måte som eksport av fakturaer og avregningsslipper.

For å eksportere alle påminnelser i en hendelse, markerer du hendelsen og klikker på Eksporter eller Skriv ut alle, avhengig av hva du vil gjøre. Du kan også høyreklikke på hendelsen og velge hva du vil gjøre, i hurtigmenyen.

Hvis en og samme kunde har mange fakturaer som er forfalt til betaling, kan du sende en kontoutskrift i stedet for å sende mange separate betalingspåminnelser.

Klikk på Økonomi > Faktura > Kontoutdrag. Der kan du hente kontoutskrifter. Disse kan utformes som betalingspåminnelser ved at du redigerer rapporten for kontoutskriften.