Grunninnstillinger for fakturaer

For å opprette fakturaer i Opter må du først opprette nummerserier for de ulike fakturatypene du skal bruke, og deretter knytte nummerseriene til fakturatypene i Opter. Deretter angir du hvilken rapport (mal) som skal brukes som standard for fakturaer, og om du vil gjøre unntak og bruke andre rapporter for purringer og spesifikke fakturatyper. Det er også mulig å velge om fraktbrev skal skrives ut sammen med fakturaen, og hvordan vedlagte filer skal behandles når fakturaen skrives ut.

Nedenfor vises det også hvordan du konfigurerer fakturadesignet for kontorer, hvis du ønsker å gjøre unntak og bruke ulike fakturadesign for enkelte kunder og anlegg.

Du finner instruksjoner om hvordan du oppretter fakturaer på Fakturere.

Trinn 1: Opprett nummerserier for ulike fakturatyper

Opprett fakturanummerserier for for eksempel vanlige fakturaer, kreditnotaer, rentefakturaer, manuelle fakturaer og returfakturaer. Mer informasjon er tilgjengelig i Fakturanummerserie, vindu.

Det er mulig å gjenbruke samme nummerserie for flere fakturatyper, men det gjør det vanskeligere å arbeide med ulike fakturatyper parallelt fordi det ikke må være hull i nummereringen. Du kan f.eks. ikke slette en Manuell faktura hvis det finnes senere ordinære fakturaer i samme nummerserie.

Klikk på Økonomi > Faktura > Fakturanummerserier.
Klikk på for å opprette en ny fakturanummerserie. Gi nummerserien et beskrivende Navn, for eksempel «Rentefaktura».
Velg tallområdet for serien i feltene Startnummer og Siste nummer, for eksempel «700001» og «800000».
Pass på at nummerserien er lang nok slik at den ikke overlapper med gamle fakturaer fra en annen serie i fremtiden.
I fritekstfeltet Beskrivelse kan du beskrive fakturanummerserien hvis du ønsker det. Beskrivelsen vises bare her.
Klikk på for å lagre alle endringer.
Gjenta trinn 2–5 ovenfor for å opprette nummerserier for hver fakturatype du bruker.

Trinn 2: Angi nummerserie for en fakturatype

Angi hvilken fakturanummerserie en bestemt fakturatype skal bruke, for eksempel skal fakturatypen «Kickbackfaktura» bruke fakturanummerserien du har opprettet for Kickbackfakturaer. Mer informasjon er tilgjengelig i Fakturatyper, vindu.

Klikk på Økonomi > Faktura > Fakturatyper.
Klikk på fakturatypen i listen til venstre, for eksempel Kickbackfaktura.
Dersom du ønsker et arkivprefiks på denne typen faktura, angir du det i feltet Arkivprefiks. For eksempel «2023».
I listeruten Nummerserie velger du fakturanummerserien som skal brukes for denne fakturatypen.
Dersom du ønsker at fakturanummerserien i listeruten Nummerserie over tabellen skal gjelde for alle regioner, så velger du [Ingen] i kolonnen Fakturanummerserie for alle dine regioner. ([Ingen] er allerede forhåndsvalgt).
Ønsker du å stille inn ulike fakturanummerserier for ulike regioner, gjør du det i tabellen ved hjelp av listeruten i kolonnen Fakturanummerserie.
Det er kun hensiktsmessig å stille inn ulike fakturanummerserier for ulike regioner dersom man jobber med flere ulike selskaper (juridiske enheter) i ett og samme Opter-system. Mer informasjon er tilgjengelig i Kontorer og regioner, og det finnes en avmerkingsboks Seperate fakturanummerserier for regioner på fanen Fakturainnstillinger i kontorinnstillingene.
I fritekstfeltet Fakturatekst kan du beskrive fakturatypen hvis du ønsker det. Teksten er tilgjengelig for utskrift, men brukes ikke i standardutseendet.
Klikk på for å lagre alle endringer.
Gjenta trinn 2-7 ovenfor for å knytte en fakturanummerserie til hver fakturatype du skal bruke.

Trinn 3: Angi design for en fakturatype

Angi hvilken rapport (mal) som skal brukes som standard, og om du vil gjøre unntak og bruke andre rapporter for purringer og spesifikke fakturatyper. Du kan også velge om fraktbrev skal skrives ut sammen med fakturaen, og hvordan vedlagte filer skal behandles når fakturaen skrives ut. Mer informasjon er tilgjengelig i Fakturaskjemaer, vindu.

Klikk på Økonomi > Faktura > Fakturadesign.
I listen til venstre i vinduet Fakturaskjemaer klikker du på fakturadesignet du vil foreta innstillinger for. Hvis du vil opprette et nytt fakturadesign, klikker du på og gir fakturadesignet et Navn og velger et Standardrapport.
Klikk på for å legge til en ny rapport eller endre en eksisterende rapport. Mer informasjon er tilgjengelig i Rapporter (vindu).
Hvis du vil gjøre unntak for purringer og spesielle fakturatyper, bruker du feltene i kolonnene Rapport, Spesifikasjon, Bilag og Skriv ut fraktbrev i tabellen. Du kan for eksempel velge en annen rapport for rentefakturaer, velge om fraktbrev skal skrives ut sammen med fakturaen, og hvordan vedlagte filer skal behandles når fakturaen skrives ut. Mer informasjon er tilgjengelig i Fakturaskjemaer, vindu.
Klikk på for å lagre alle endringer.

Trinn 4: Still inn fakturadesign for kontor, kunde og anlegg

Still inn hvilket fakturadesign som skal brukes som grunninnstilling for kontoret, så kan du gjøre unntak for enkelte kunder og enkelte anlegg.