Sist oppdatert: 2023-10-04

Gjelder fra og med: 2023.06.00 og nyere

Fakturering

Du kan fakturere kundene dine direkte fra Opter. Fakturaene kan sendes i som e-faktura, i PDF-format via e-post eller skrives ut og postlegges på vanlig måte. Innholdet i fakturaene er hentet fra ordrene du bestemmer skal faktureres når du oppretter en fakturaperiode.

Hvordan selve fakturaen som sendes ut til kunden skal se ut, og hvilken informasjon som skal vises på den, kan du bestemme selv. Fakturamalen som følger med installasjonen av Opter, kan tilpasses dine ønsker ved idriftsetting.

Alle fakturaer er basert på ordrene, og det er her du må foreta eventuelle rettelser dersom det er noe på fakturaen til kunden som ikke er korrekt. Du kan opprette både fakturaer og kreditnotaer manuelt hvis det er nødvendig.

Vinduet Fakturaer

Klikk på Faktura i hovedmenyens verktøylinje.

Vinduet Fakturaer som åpnes, er delt inn i tre deler:

• Øverst finnes en liste over fakturaperioder (1).

• I midten er det et søkefelt hvor du kan søke på enkeltfakturaer (2). Du kan for eksempel søke etter fakturaer som tilhører en bestemt kunde, et fakturanummer eller fakturaer som tilhører en bestemt ordre. Velg søkekategori i listeruten (3), og skriv deretter inn det du søker etter i feltet over (4).

  Bruk * (asterisk) for å søke etter deler av ord. «opt*» finner for eksempel «Opter» og «Optimal», men ikke «Copter». «*ter» finner «Opter» og «Baxter», men ikke «Terranet».

• Nederst er en liste hvor fakturaene i valgt fakturaperiode, eller fakturaene du har søkt etter, vises (5). Dobbeltklikk på en faktura for å åpne en forhåndsvisning av den.

Fakturaperioder

En fakturaperiode er en samling fakturaer som er opprettet ved samme hendelse. Det trenger ikke nødvendigvis å være alle fakturaer i en viss tidsperiode. Hvilke fakturaer som er i fakturaperioden, avhenger av hvilke ordrer du samlet inn da du opprettet den. Mer informasjon er tilgjengelig i Opprette fakturaer (vindu).

Når du klikker på en fakturaperiode, ser du alle fakturaene som inngår i listen nederst i vinduet.

Kredittfakturaer blir tildelt egne fakturaperioder og vanligvis også egne nummerserier. Kredittfakturaer og manuelle fakturaer kan opprettes ved ulike hendelser, men likevel havne i samme fakturaperiode.

Åpne og lukkede fakturaperioder

En fakturaperiode kan være åpen eller lukket. Etter at du har opprettet fakturaene, er perioden åpen og du kan gjøre endringer i ordrer og fakturaer som inngår i den, og til og med slette fakturaer helt. Hvis du sletter en faktura, oppdateres fakturanumrene i perioden slik at nummerserien ikke inneholder hull.

Når du har gjennomgått og korrigert fakturaene for en periode, lukker du den . Når du lukker en fakturaperiode, foretas all kontering, og du kan sende fakturaene via e-post, skrive ut og/eller eksportere til eksterne systemer. Mer informasjon er tilgjengelig i Faktura- og avregningseksporter. Når du har lukket perioden, er det ikke lenger mulig å endre fakturaene i den eller slette dem. Hvis du skal korrigere en faktura i en lukket fakturaperiode, oppretter du en kreditnota.

Som standard er det ikke mulig å ha mer enn én periode av samme type åpen om gangen (fakturaer, kreditnotaer, rentefakturaer, manuelle fakturaer). Det er imidlertid mulig å endre kontorinnstillingene (listeruten Faktureringsmetode på fanen Fakturainnstillinger). Har du flere åpne perioder samtidig, skal de lukkes i samme rekkefølge som de ble åpnet, og det er kun mulig å slette den fakturaperioden som ble opprettet sist. Det er heller ikke mulig å fjerne enkeltfakturaer fra noen av de åpne periodene, noe du kan gjøre dersom du kun har én periode åpen om gangen.

---