Laskujen perusasetukset

Jotta voit luoda laskuja Opterissa, sinun pitää ensin luoda numerosarja eri laskutyypeille ja yhdistää sitten numerosarja eri laskutyyppeihin Opterissa. Määritä sitten laskujen oletusraportti (malli). Voit myös määrittää poikkeustilanteet, jolloin käytetään jotakin toista raporttia, esimerkiksi muistutuksia ja tiettyjä laskutyyppejä varten. Voit myös valita, että rahtikirjat tulostetaan samaan aikaan laskun kanssa, ja määrittää miten liitetiedostoja tulisi käsitellä laskua tulostettaessa.

Alla näytetään, miten toimiston laskutyyli valitaan, tehdään poikkeuksia ja käytetään eri laskutyylien tietyille asiakkaille ja työkohteille.

Ohjeet laskujen luomiseen löydät kohdasta Laskutus.

Vaihe 1: Luo numerosarjat eri laskutyypeille

Luo laskunumerosarjat esimerkiksi tavallisille laskuille, hyvityslaskuille, korkolaskuille, manuaalisille laskuille ja kickback-laskuille. Lisätietoa: Laskunumerosarja, ikkuna.

Voit käyttää samaa numerosarjaa useammalle laskutyypille, mutta silloin voi olla hankalaa työskennellä eri laskutyyppien kanssa samaan aikaan, sillä numerointiin ei saa jäädä aukkoja. Et voi esimerkiksi poistaa Manuaalinen lasku jos samaan numerosarjaan on tehty myöhemmin tavallisia laskuja.

Valitse Hallinto > Laskut > Laskunumerosarja.
Luo uusi laskunumerosarja valitsemalla . Anna laskunumerosarjalle kuvaava Nimi, esimerkiksi "Korkolasku".
Syötä sarjan numerointervalli kenttiin Aloitusnumero ja Viimeinen numero, esimerkiksi ”700001” ja ”800000”.
Varmista, että numerosarja on riittävän pitkä, jotta se ei myöhemmin ole ristiriidassa toisen sarjan vanhojen laskujen kanssa.
Voit kirjoittaa kuvauksen numerosarjasta vapaatekstikenttään Kuvaus. Kuvausta ei näytetä muualla kuin täällä.
Tallenna muutokset valitsemalla .
Toista vaiheet 2–5 yllä luodaksesi numerosarjat jokaiselle käyttämällenne laskutyypille.

Vaihe 2: Laskutyypin numerosarjan asettaminen

Määritä, mitä laskunumerosarjaa tietyn laskulajin tulee käyttää. Esimerkiksi laskulajin ”Kickback-lasku” tulee käyttää sitä laskunumerosarjaa, jonka olet luonut kickback-laskuille. Lisätietoa: Laskulajit, ikkuna.

Valitse Hallinto > Laskut > Laskulajit.
Valitse laskulaji vasemmalla olevasta luettelosta, esimerkiksi Kickback-lasku.
Jos haluat käyttää arkistoetuliitettä tälle laskulajille, syötä se kenttään Arkisto prefiksi. Esimerkiksi ”2023”.
Valitse laskulajin laskunumerosarja pudotusvalikosta Numerosarja.
Jos haluat, että taulukon yläpuolella olevan pudotusvalikon Numerosarja laskunumerosarja koskee kaikkia alueita, valitse [Ei Mikään] sarakkeessa Laskunumerosarjakaikille alueillesi. ([Ei Mikään] on valittu valmiiksi).
Jos haluat asettaa eri laskunumerosarjoja eri alueille, se tehdään taulukossa käyttämällä pudotusvalikkoa sarakkeessa Laskunumerosarja.
Eri alueille on tarkoituksenmukaista asettaa eri laskunumerosarjoja vain, jos useiden eri yritysten (oikeushenkilöiden) kanssa työskennellään samassa Opter-järjestelmässä. Lisätietoa: Toimistot ja alueet. Toimistoasetusten välilehdellä Laskuasetukset on valintaruutu Erilliset laskunumerosarjat alueille.
Voit kirjoittaa laskulajin kuvauksen vapaatekstikenttään Laskuteksti. Teksti on tulostettavissa, mutta sitä ei käytetä oletusulkoasussa.
Tallenna muutokset valitsemalla .
Toista vaiheet 2–7 liittääksesi laskunumerosarja jokaiseen käyttämäänne laskulajiin.

Vaihe 3: Laskulajin ulkoasun määrittely

Määritä oletusraportti (malli). Voit myös määrittää poikkeustilanteet, joissa käytetään muita raportteja, esimerkiksi muistutuksia ja tiettyjä laskutyyppejä varten. Voit myös valita, että rahtikirjat tulostetaan samaan aikaan laskun kanssa, ja määrittää miten liitetiedostoja tulisi käsitellä laskua tulostettaessa. Lisätietoa: Laskumuotoilu, ikkuna.

Valitse Hallinto > Laskut > Laskun malli.
Napsauta ikkunan Laskumuotoilu vasemmalla puolella olevasta luettelosta laskumallia, jolle haluat tehdä asetuksia. Jos haluat luoda uuden laskumallin, napsauta , anna laskumallille Nimi ja valitse Oletusraportti.
Jos haluat lisätä uuden raportin tai tehdä muutoksia olemassa olevaan raporttiin, valitse . Lisätietoa: Raportit (ikkuna).
Jos haluat tehdä poikkeuksen muistutusten ja tiettyjen laskulajien kohdalla, käytä luettelon sarakkeita Raportti, Määrittely, Liitteet ja Tulosta rahtikirja. Voit esimerkiksi määrittää, että korkolaskuissa käytetään eri mallia tai että rahtikirjat tulostetaan samaan aikaan laskun kanssa, ja määrittää miten liitetiedostoja tulisi käsitellä laskua tulostettaessa. Lisätietoa: Laskumuotoilu, ikkuna.
Tallenna muutokset valitsemalla .

Vaihe 4: Määritä toimiston, asiakkaan tai työkohteen laskumalli

Määritä toimiston oletuslaskumalli. Sen jälkeen voit tehdä poikkeuksia tietyille asiakkaille ja työkohteille.