PDF-laskujen lähettäminen sähköpostitse

Voit lähettää laskut PDF-muodossa sähköpostitse käyttämällä laskunvientitoimintoa.

Vaihe 1: Luo laskunvienti

Kun haluat luoda uuden laskunviennin tai tarkistaa, onko PDF-tyyppistä laskunvientiä jo olemassa, toimi seuraavasti:

Valitse Hallinto > Laskut > Laskunvienti.
Katso vasemmanpuoleisesta luettelosta, onko PDF-tyyppinen laskunvienti jo olemassa. Jos on, varmista, että se on asetettu tässä kuvatulla tavalla.
Jos PDF-tyyppistä laskunvientiä ei ole, luo uusi valitsemalla ja antamalla laskunviennille nimi (esim. ”PDF-laskut sähköpostitse”).
Valitse PDF pudotusvalikosta Laji.
Kirjoita ”-” (tavuviiva) kenttään Merkkikoodaus.
Jos haluat tallentaa PDF-laskujen kopiot paikallisen järjestelmäsi kansioon, kirjoita kansion polku kenttään Arkistointikansio.
Jos haluat pienentää PDF-tiedoston kokoa, merkitse kohta Pienennä PDF-tiedoston kokoa.
Tiedoston kokoa pienennetään poistamalla kaikki tekstin muotoilut (lihavointi, kursivointi, alleviivaus) ja vaihtamalla fontti sellaiseen, joka käyttää vähemmän tallennustilaa. Se, kuinka paljon tiedostokoko pienenee, riippuu muun muassa siitä, kuinka paljon muotoilua tiedosto sisältää.Napsauta hiiren kakkospainikkeella, muunna tekstiksi (tai Ctrl + Shift + F6) ja kirjoita sitten teksti tähän.
Avaa välilehti Tiedoston siirto ja valitse sähköposti pudotusvalikosta Menetelmä.
Valitse pudotusvalikosta Viesti raportti/malli, jota haluat käyttää laskun sisältävään sähköpostiin. Lisätietoja uuden raportin luomisesta sähköpostiviestiin on kohdassa Raporttien luominen ilmoituksille.
Jos yrityksessä käytetään Outlook-sähköpostia, voit merkitä valintaruudun Käytä Outlookia. Lähetetyt laskut näkyvät tällöin Outlookin Lähetetyt-kansiossa.
Jos valintaruutua ei merkitä, lähetetyt sähköpostit näkyvät Opterissa, jos kohta Kirjaa viesti toimistoasetusten välilehdellä Palvelimet on merkitty. Näet lähetetyt sähköpostit napsauttamalla Ohje > Diagnostiikka > Sähköpostilokit.
Tallenna muutokset valitsemalla .

Vaihe 2: Lisää laskunvienti laskunvientiasetuksiin

Jos haluat luoda uuden laskunvientiasetuksen tai tarkistaa, onko laskunvientiasetusta jo olemassa sähköpostitse lähetettäville PDF-laskuille, toimi seuraavasti:

Valitse Hallinto > Laskut > Laskunvientiasetukset.
Katso vasemmalla olevasta luettelosta, onko sähköpostitse lähetettäville PDF-laskuille jo olemassa laskunvientiasetus. Jos on, tarkista, että asetus on tehty tässä kuvatulla tavalla.
Jos sähköpostitse lähetettävien PDF-laskujen vientiasetusta ei ole, luo uusi valitsemalla ja antamalla laskunviennille nimi (esim. ”PDF-laskut sähköpostitse”).
Valitse ruudusta Viennit ”PDF-laskut sähköpostitse” (tai nimi, jonka annoit laskunviennille yllä olevassa vaiheessa).
Tallenna muutokset valitsemalla .
Valitse, mitä laskunvientiä käytetään oletuksena. Jos haluat esimerkiksi valita ”PDF-laskut sähköpostitse” oletusasetukseksi, valitse vasemmalla olevasta luettelosta ”PDF-laskut sähköpostitse” ja napsauta kohtaa työkalupalkissa.
Jos haluat määritellä tietyn laskuviennin tietylle asiakkaalle, katso Vaihe 3: Määritä asiakkaat, joille lähetetään PDF-lasku sähköpostitse.
Tallenna muutokset valitsemalla .

Vaihe 3: Määritä asiakkaat, joille lähetetään PDF-lasku sähköpostitse

Yllä olevassa vaiheessa on määritetty, mikä laskunvienti on oletusarvoinen. Jos haluat määrittää tietyn laskunviennin (eli ”PDF-laskut sähköpostitse”) tietylle asiakkaalle ja syöttää laskunviennille sähköpostiosoitteen, toimi seuraavasti:

Valitse Hakemisto > Asiakkaat ja etsi asiakas, jolle haluat tehdä asetuksen.
Valitse välilehdellä Laskutustiedot esimerkiksi ”PDF-laskut sähköpostitse” pudotusvalikosta Laskun vientiasetukset.
Syötä laskun vastaanottajien sähköpostiosoitteet kenttään S-posti laskuvienti. Jos haluat kirjoittaa useita osoitteita, rajaa ne puolipisteellä ilman välilyöntejä, esimerkiksi ”abc@yritys.com;def@yritys.com” ja niin edelleen.
Tallenna muutokset valitsemalla .

Vaihe 4: Vie PDF-laskuja sähköpostitse

Voit viedä PDF-laskut Opterista sähköpostitse määrittämällesi asiakkaalle laskutuskauden sulkemisen yhteydessä tai sen jälkeen, kun olet valinnut, haluatko viedä kokonaisia laskutuskausia vai yksittäisiä laskuja.

Jos haluat viedä laskun tai laskutuskauden sähköpostitse asiakkaille, joille se on määritetty, toimi seuraavasti:

Valitse Hallinto > Laskut > Laskut.
Valitse lasku tai laskutuskausi, jonka haluat viedä, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Vie.
Valitse Vie ja lähetä ikkunan alakulmassa.
PDF-laskut lähetetään sähköpostitse määrittämillesi asiakkaille.

Viitemateriaalit

PDF-tilitysten lähettäminen sähköpostitse