Voimassa alkaen: pter 2023.12.00

PDF-tilitysten lähettäminen sähköpostitse

Tilitysvientitoiminnon avulla voit

• lähettää tilityksiä PDF-muodossa sähköpostitse

• tallentaa tilitysten kopioita PDF-muodossa paikallisen järjestelmän kansioon.

Vaihe 1: Luo tilitysvienti

Kun haluat luoda uuden tilitysviennin tai tarkistaa, onko PDF-tyyppistä tilitysvientiä jo olemassa, toimi seuraavasti:

1. Valitse Hallinto > Tilitykset > Tilitysvienti.

2. Katso vasemmanpuoleisesta luettelosta, onko PDF-tyyppinen tilitysvienti jo olemassa. Jos on, varmista, että se on asetettu tässä kuvatulla tavalla.

   Jos PDF-tyyppistä tilitysvientiä ei ole, luo uusi valitsemalla ja antamalla tilitysviennille nimi (esim. ”PDF-tilitykset sähköpostitse”).

3. Valitse PDF pudotusvalikosta Laji.

4. Kirjoita ”-” (tavuviiva) kenttään Merkkikoodaus.

5. Jos haluat tallentaa tilitysten kopiot PDF-muodossa paikallisen järjestelmäsi kansioon, kirjoita kansion polku kenttään Arkistointikansio.

6. Avaa välilehti Tiedoston siirto ja valitse sähköposti pudotusvalikosta Menetelmä.

7. Valitse pudotusvalikosta Viesti raportti/malli, jota haluat käyttää tilityksen sisältävään sähköpostiin. Lisätietoja uuden raportin luomisesta sähköpostiviestiin on kohdassa Raporttien luominen ilmoituksille.

8. Jos yrityksessä käytetään Outlook-sähköpostia, voit merkitä valintaruudun Käytä Outlookia. Lähetetyt tilitykset näkyvät tällöin Outlookin Lähetetyt-kansiossa.

   Jos valintaruutua ei merkitä, lähetetyt sähköpostit näkyvät Opterissa, jos kohta Kirjaa viesti toimistoasetusten välilehdellä Palvelimet on merkitty. Näet lähetetyt sähköpostit valitsemalla Ohje > Diagnostiikka > Sähköpostilokit.

9. Merkitse tarvittaessa valintaruutu Käytä toimistoasetuksissa sähköpostiosoitetta lähettäjänä.

   Jos olet merkinnyt edellä olevan valintaruudun Käytä Outlookia ja et merkitse valintaruutua Käytä toimistoasetuksissa sähköpostiosoitetta lähettäjänä, lähettäjänä käytetään Outlook- sähköpostiosoitettasi.

Vaihe 2: Lisää tilitysvienti tilitysvientiryhmään

Jos haluat luoda uuden tilitysvientiasetuksen (eli vientiryhmän) tai tarkistaa, onko sähköpostitse toimitettavat PDF-tilitykset sisältävä tilitysvientiasetus jo olemassa, toimi seuraavasti:

1. Valitse Hallinto > Tilitykset > Tilitysviennin asetukset.

2. Tarkista vasemmanpuoleisesta luettelosta, onko sähköpostitse toimitettavat PDF-tilitykset sisältävä tilitysvientiasetus (tilitysryhmä) jo olemassa. Jos on, varmista, että se on asetettu tässä kuvatulla tavalla.

   Jos sähköpostitse toimitettavat PDF-tilitykset sisältävää tilitysvientiasetusta ei ole, luo uusi asetus valitsemalla ja anna sille nimi (esimerkiksi ”PDF-tilitykset sähköpostitse ja tilitysvienti Fortnoxiin”).

3. Merkitse ryhmään sisällytettävien vientien valintaruudut, esimerkiksi ”PDF-tilitykset sähköpostitse” ja ”Tilitysvienti Fortnoxiin”.

4. Tallenna muutokset valitsemalla .

5. Valitse, mitä tilitysvientiasetuksista (vientiryhmistä) käytetään oletusarvoisesti. Se tehdään toimistoasetuksissa välilehdellä Tilitys. Valitse pudotusvalikosta Tilitysvienti esimerkiksi ”PDF-tilitykset sähköpostitse ja tilitysvienti Fortnoxiin”.

   Jos haluat määrittää tilitysvientiasetuksen (vientiryhmän) tietylle liikennöitsijälle tai alihankkijalle, katso jäljempänä oleva kohta Vaihe 3: Määritä liikennöitsijät ja alihankkijat, joille tilitykset toimitetaan PDF-muodossa sähköpostitse.

6. Tallenna muutokset valitsemalla .

Vaihe 3: Määritä liikennöitsijät ja alihankkijat, joille tilitykset toimitetaan PDF-muodossa sähköpostitse

Edellisessä vaiheessa määritettiin, mitä tilitysvientiasetusta (vientiryhmää) käytetään oletusarvoisesti. Jos haluat määrittää tietyn tilitysvientiasetuksen tietylle liikennöitsijälle tai alihankkijalle ja syöttää tilitysvientiin tarvittavan sähköpostiosoitteen, toimi seuraavasti:

1. Valitse Hakemisto > Liikennöitsijä tai Hakemisto > Alihankkijat.

2. Hae liikennöitsijä tai alihankkija, jolle haluat määrittää asetuksen.

3. Napsauta välilehteä Yleinen ja tarkista, että sähköpostiosoite on oikein kentässä S-posti ruudussa Yhteystiedot.

   Jos haluat kirjoittaa useita osoitteita, rajaa ne puolipisteellä ilman välilyöntejä, esimerkiksi ”abc@yritys.com;def@yritys.com” ja niin edelleen.

4. Napsauta välilehteä Hinnoittelu ja tilitys ja valitse tilitysvientiasetus pudotusvalikosta Tilitysvienti ruudussa Tilitys, esimerkiksi ”PDF-tilitykset sähköpostitse ja tilitysvienti Fortnoxiin”.

5. Tallenna muutokset valitsemalla .

Vaihe 4: Vie tilitykset

Voit viedä PDF-muotoisia tilityksiä sähköpostitse Opterista määrittämillesi liikennöitsijöille ja alihankkijoille tilityskauden sulkemisen yhteydessä tai sen jälkeen, jolloin voit valita, haluatko viedä kokonaisia tilityskausia, mutta et yksittäisiä tilityksiä.

Voit viedä tilityksen tai tilityskauden sähköpostitse liikennöitsijöille ja alihankkijoille, joille olet määrittänyt asetuksen, seuraavasti:

1. Valitse Hallinto > Tilitykset > Liikennöitsijätilitykset.

2. Valitse tilitysjakso, jonka haluat viedä, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Vienti.

3. Valitse Vie ja lähetä ikkunan alareunassa.

   Tilitykset lähetetään PDF-muodossa sähköpostitse liikennöitsijöille ja alihankkijoille, joille määrittänyt asetuksen.

   Jos olet määrittänyt, että tilitysvientiasetus (ryhmä) sisältää useita vientejä, myös ne suoritetaan, esimerkiksi tilitysvienti Fortnoxiin. Jos et halua, että jokin vienti suoritetaan, poista sen valintaruudun merkintä ennen kuin valitset Vie ja lähetä.

   Tilitysten kopiot tallennetaan PDF-muodossa paikallisen järjestelmäsi kansioon, jos olet kirjoittanut kansion polun kenttään Arkistointikansio ikkunassa Tilitysvienti. (Ohjeet ovat edellä olevassa kohdassa Vaihe 1: Luo tilitysvienti.)

---