Fakturaexport till Heeros (API)

Du kan koppla ihop (integrera) Opter med ekonomisystemet Heeros. Därefter kan du exportera fakturor från Opter till Heeros. Mer information om Heeros finns på heeros.com (på finska) och heeros.com/en (på engelska).

Steg 1: Skapa en fakturaexport för Heeros i Opter

1. Klicka på Ekonomi > Fakturor > Fakturaexport och skapa en ny fakturaexport genom att klicka på . Följande fält måste fyllas i på fliken Allmänt:

   • Namn: Till exempel ”Heeros (API)”.

   • Rapport: Ingen.

   • Typ: XmlSerializer. (Typ måste vara XmlSerializer.)

   • Encoding: UTF-8.

   • Kundkod: Du hittar din kundkod i Heeros, ”la_id” eller "end customer id" (”loppuasiakastunnus”).

   • Kontorskod: Du hittar din kontorskod i Heeros, ”tt_id” eller "accounting customer id" (”tilitoimistotunnus”).

   • Starttext: I det här fältet kan du lägga till övriga parametrar för att anpassa exporten.

     Använd formatet är ”parameter=värde” och skriv en parameter per rad, som i exemplet nedan.

     Exempel, fältet Starttext

     1
     2
     3
     4
     5
     6
     7
     MoveOnlyToLedger=true
     SendToCustomer=false
     CreateCustomer=true
     UpdateCustomer=true
     CreateProduct=true
     UpdateProduct=true
     CreateAccountingObjects=true

     Om du inte skriver in en viss parameter i fältet Starttext, så används standardinställningen. Mer information om parametrarna finns i tabellen Parametrar i fältet Starttext nedan.

   • Markera kryssrutan En fil per faktura.

2. Klicka på för att spara alla ändringar.

3. Klicka på fliken Filöverföring. Följande fält måste fyllas i:

   • Metod: Heeros API.

   • Klientidentitet: API-användaridentitet från Heeros. (”Heeros user name”.)

   • Klientnyckel: API-nyckeln från Heeros. (”Heeros password”.)

4. Klicka på för att spara alla ändringar.

Steg 2: Lägga in transformen på fakturaexporten

Det här steget beställs av Opter. Kontakta för mer information.

Steg 3: Lägga till fakturaexporten i en fakturaexportgrupp

För att skapa en ny fakturasexportinställning (det vill säga grupp av exporter) eller för att kontrollera om det redan finns en fakturaexportinställning (grupp) där du vill lägga till fakturaexporten till Heeros, gör så här:

1. Klicka på Ekonomi > Fakturor > Fakturaexportinställningar.

2. Titta i listan till vänster om det redan finns en fakturaexportinställning (grupp) där du vill lägga till fakturaexporten till Heeros. Klicka på den fakturaexportinställningen och markera kryssrutan för ”Heeros API” (eller det namn du gav fakturaexporten) under Exporter.

   Om det inte finns någon fakturaexportinställning (grupp) där du vill lägga till fakturaexporten till Heeros, så skapar du en ny. Klicka på och ge fakturaexportinställningen ett namn, till exempel ”Heeros API”. Markera kryssrutan för ”Heeros API” (eller det namn du gav fakturaexporten) under Exporter.

3. Klicka på för att spara alla ändringar.

4. Välj vilken av fakturaexportinställningarna som ska vara standard. För att välja Heeros API som standard, markera ”Heeros API” i listan till vänster och klicka på .

5. För att försäkra sig om att alla fakturor blir bokförda i Heeros, markera ”Heeros API”-exporten för samtliga exportinställningar (grupper).

6. Klicka på för att spara alla ändringar.

7. Om du vill ställa in vilken fakturaexportinställning (grupp) som gäller för en viss kund, klicka på Register > Kunder och sök fram kunden som du vill göra inställningen för. Klicka på fliken Faktureringsuppgifter och välj fakturaexportinställning (grupp) i listrutan Fakturaexportinställning. Klicka på för att spara alla ändringar.

Steg 4: Exportera fakturor till Heeros

Du kan exportera fakturainformationen från Opter i samband med att du stänger en fakturaperiod, eller i efterhand då du kan välja om du vill exportera hela fakturaperioder eller enskilda fakturor.

1. Klicka på Ekonomi > Fakturor > Fakturor.

2. Markera den faktura eller fakturaperiod du vill exportera, högerklicka och välj Exportera.

3. Klicka på Exportera och skicka för att exportera fakturan eller fakturaperioden till Heeros.

   I fönstret Fakturaexport i Opter visas antalet fakturor som ska exporteras och antalet exporterade fakturor, samt en förloppsindikator (längst ner i fönstret). Förloppsindikatorn blir helt grön när fakturaexporten är klar.

   Om fakturaexporten misslyckas blir förloppsindikatorn grå och det står att exporten misslyckades. Om exporten misslyckades visas ett felmeddelande, se Felmeddelanden nedan.

Parametrar i fältet Starttext

Tabellen listar de parametrar som du kan skiva in i fältet Starttext. Mer information och ett exempel finns i Steg 1 ovan.

Parameter	Beskrivning
MoveOnlyToLedge=<true/false>	Fakturor i Heeros kan skickas till mottagaren (kunden) via Opentext. Välj om fakturan ska skickas automatiskt till Opentext eller inte: ”True” (standard): Fakturan skickas automatiskt till Opentext. ”False”: Fakturan sparas i ”Heeros Sales Invoices” i status ”complete”. Du kan därefter manuellt skicka fakturan till Opentext eller direkt till kunden. Endast en av parametrarna MoveOnlyToLedge och SendToCustomer (se nedan) kan vara satt till ”true”.
SendToCustomer=<true/false>	Välj om fakturan ska skickas automatiskt till kunden eller inte: ”True”: Fakturan skickas automatiskt till kunden. ”False” (standard): Fakturan sparas i ”Heeros Sales Invoices” i status ”complete”. Du kan därefter manuellt skicka fakturan till Opentext eller direkt till kunden. Endast en av parametrarna MoveOnlyToLedge (se ovan) och SendToCustomer kan vara satt till ”true”.
CreateCustomer=<true/false>	Välj om kunden ska skapas automatiskt i Heeros eller inte: ”True” (standard): Om den kund som står på fakturan som exporteras inte finns i Heeros, så skapas kunden automatiskt i Heeros. ”False”: Om den kund som står på fakturan som exporteras inte finns i Heeros, så får man ett felmeddelande från Heeros när man exporterar fakturan. Kunden skapas alltså inte automatiskt i Heeros, men du kan manuellt skapa kunden i Heeros och sedan exportera fakturan igen.
UpdateCustomer=<true/false>	Välj om kundinformationen ska uppdateras automatiskt i Heeros eller inte: ”True” (standard): Om informationen om den kund som står på fakturan som exporteras inte stämmer med informationen i Heeros, så uppdateras kundinformationen automatiskt i Heeros. ”False”: Om informationen om den kund som står på fakturan som exporteras inte stämmer med informationen i Heeros, så får man ett felmeddelande från Heeros när man exporterar fakturan. Kunden uppdateras alltså inte automatiskt i Heeros, men du kan manuellt uppdatera informationen om kunden i Heeros och sedan exportera fakturan igen.
CreateProduct=<true/false>	I Opter kan man lista artiklar och/eller produkter på fakturan, (man brukar välja att använda artiklar eller produkter). I Heeros kallas det bara produkter. Välj om produkten ska skapas automatiskt i Heeros eller inte: ”True” (standard): Om den produkt som står på fakturan som exporteras inte finns i Heeros, så skapas produkten automatiskt i Heeros. ”False”: Om den produkt som står på fakturan som exporteras inte finns i Heeros, så får man ett felmeddelande från Heeros när man exporterar fakturan. Produkten skapas alltså inte automatiskt i Heeros, men du kan manuellt skapa produkten i Heeros och sedan exportera fakturan igen.
UpdateProduct=<true/false>	I Opter kan man lista artiklar och/eller produkter på fakturan, (man brukar välja att använda artiklar eller produkter). I Heeros kallas det bara produkter. Välj om produkten ska uppdateras automatiskt i Heeros eller inte: ”True” (standard): Om informationen om den produkt som står på fakturan som exporteras inte stämmer med informationen i Heeros, så uppdateras informationen om produkten automatiskt i Heeros. ”False”: Om informationen om den produkt som står på fakturan som exporteras inte stämmer med informationen i Heeros, så får man ett felmeddelande från Heeros när man exporterar fakturan. Informationen om produkten uppdateras alltså inte automatiskt i Heeros, men du kan manuellt uppdatera informationen i Heeros och sedan exportera fakturan igen.
CreateAccountingObjects=<true/false>	Välj om konteringen ska skapas automatiskt i Heeros eller inte: ”True” (standard): Vid fakturaexport så skapas konteringen automatiskt i Heeros. ”False”: Konteringen skapas inte automatiskt i Heeros.

Felsökning

Felmeddelanden

Om exporten till Heeros inte fungerar visas ett felmeddelande. Felmeddelanden visas endast när man exporterar och något går fel. Felmeddelandena visas i ett popup-fönster, de sparas inte någonstans.

Felmeddelande	Beskrivning
Det går inte att logga in på Heeros. Antingen är användarnamnet/lösenordet felaktigt, eller så går det inte att ansluta till Heeros. Pröva igen om några minuter.	Kontrollera att det står rätt i Opter, på fliken Filöverföring, i fälten: Klientidentitet: API-användaridentitet från Heeros. (Heeros user name.) Klientnyckel: API-nyckeln från Heeros. (Heeros password.) (Se instruktionen ovan.) Pröva sedan att exportera fakturorna igen.
Det gick inte att skicka fakturan till Heeros. Felkod från Heeros: {0}. Felmeddelande från Heeros: {1}	Läs felkoden och felmeddelandet från Heeros och försök att åtgärda problemet. Därefter kan du pröva att exportera fakturorna igen.
Fakturan har skickats men kunde inte hanteras i Heeros eftersom den inte är fullständig. Kontrollera ofullständiga fakturor i Heeros. Faktura-ID i Heeros: {0}.	Kontakta Heeros och be om mer information.
Fakturan har skickats men kunde inte bekräftas inom tidsgränsen. Kontrollera ofullständiga fakturor i Heeros för att se om den har kommit in och vad den har för status. Faktura-ID i Heeros: {0}.	Kontrollera fakturan i Heeros, om den har kommit till Heeros och vad den har för status. Du kan pröva att exportera fakturan igen.
Det gick inte att skicka faktura {0} till Heeros på grund av valideringsfel. Antal fel: {1}. Kontakta Opter-supporten.	Kontakta supporten på Opter om du får detta felmeddelande.

Se även