GDPR-förfrågningar

För att leva upp till kraven i GDPR kan du ta fram den personliga information som lagras i systemet.

Kunder

Om någon av dina kunder som är privatperson begär att få veta vad som finns lagrat om honom eller henne, eller vill få uppgifter ändrade, använder du de register som rör kundinformation.

Hantera uppgifter i kundregistret

Klicka på Register > Kunder och sök fram den kund det gäller.

Om du vill ta ut kunduppgifter klickar du på Arkiv > Exportera till Excel. Sök fram kunden i Excel-filen och ta ut kundinformationen därifrån.
Om du vill inaktivera kunden klickar du på Post > Inaktiv.
Du kan inte radera en kund, men du kan maskera den genom att ersätta kundens namn med exempelvis ordet ”Avidentifierad”.

Hantera uppgifter om kundreferenser för en särskild kund

Klicka på Register > Kunder och sök fram den kund det gäller. Klicka sedan på Kund > Beställare.

Klicka på den kundreferens det gäller och ändra uppgifterna. Om du vill ta ut informationen tar du en skärmbild av fönstret.
Om du vill inaktivera kundreferensen klickar du på Post > Inaktiv.
Du kan inte radera en kundreferens, men du kan maskera den genom att ersätta kundreferensens namn med exempelvis ordet ”Avidentifierad”.

Söka efter och radera adresser i snabbuppslagningen

Se Ta bort adressförslag i ordermottagningen.

Förare och anställda

Om en förare eller annan anställd vill veta vad som finns lagrat om honom eller henne, eller vill få uppgifter ändrade, använder du registren för anställda samt historiken över arbetspass och positioner.

Hantera uppgifter i register över anställda

Klicka på Register > Anställda och sök fram den person det gäller.

Om du vill ta ut personuppgifter klickar du på Arkiv > Exportera till Excel. Sök fram den anställda i Excel-filen och ta ut personinformationen därifrån.
Om du vill inaktivera den anställda klickar du på Post > Inaktiv.
Du kan inte radera en anställd, men du kan maskera den genom att ersätta den anställdas namn med exempelvis ordet ”Avidentifierad”.

Hantera arbetspasshistorik

Se Exportera arbetspass till Excel.

Hantera positionshistorik

Det här gäller organisationer som trafikleder på förare, inte fordon. Det går att visa historiska data för förarna med information om vilken position de befann sig på vid en viss tidpunkt, och se historiken på kartan i trafikledningen. Så här lämnar du ut karthistoriken från Opter:

Klicka på Order > Trafikledning.
Gå in på fliken Förare och högerklicka på en förare.
Välj Visa historik på karta på snabbmenyn och ta en skärmbild som du kan skicka till den person som efterfrågat informationen.

Om du vill ta bort positionshistoriken, se Ta bort personlig information och positionshistorik.

Enligt GDPR måste även de som söker i historiken loggas, vilket görs i databasen i Opter. Kontakta supporten om ni vill ta del av loggen över vilka som har använt positionshistoriken.

Åkare och underleverantörer

Opter utgår från att åkare och underleverantörer inte är privatpersoner. Om ni trots det sparar personuppgifter i dessa register (eller någon annanstans i systemet) måste du söka även i dem om ni får en begäran från en privatperson om att lämna ut eller ändra personuppgifter.

EDI och exporter

Om ni skickar uppgifter till ett land där GDPR inte gäller (utanför EU och EES) måste ni enligt GDPR ha avtal som gör att privatpersoner får samma rättigheter som i länder som omfattas av GDPR. Om ni får en begäran om att rätta en felaktig personuppgift måste ni skicka den begäran vidare till alla som ni har gett personuppgiften till.

Du kan se vilka EDI-meddelanden som har skickats i samband med ordrar i EDI-loggen (Inställningar > EDI > EDI-logg).

Du kan se vart fakturaexporter har skickats genom att högerklicka på en fakturaperiod i fönstret Fakturor (Ekonomi > Fakturor > Fakturor) och välja Fakturalista.

Om ni delar med er av uppgifter på annat sätt (till exempel genom att exportera kundregistret) kan ni dokumentera det utanför Opter.