Ta bort personlig information och positionshistorik

För att både kraven i GDPR och kraven på uppföljning ska kunna uppfyllas kan du anonymisera personlig information i ordrar och register, istället för att radera den helt. Tanken med funktionen är att ta bort gammal information från vissa fält regelbundet, men det går även att köra enstaka rensningar.

Aktiva rensningar körs i samband med den dagliga rensningen, som ställs in i systeminställningarna (ett klockslag i fältet Tid för dagliga uppgifter).

De fält du rensar gäller samtliga ordrar och poster i registren (t.ex. fältet Telefon 1 på alla anställda). Det går inte att ta bort specifik information, till exempel ”telefonnummer som börjar på 123”, eller telefonnumret för specifika anställda. Använd i så fall respektive register eller orderkontrollen.

Steg 1: Ställ in vilken information som ska rensas

Klicka på Inställningar > Rensa (maskera) information. I kolumnerna Register/ordrar och Fält ser du de fält i Opter som kan rensas.

Markera kryssrutan i kolumnen Aktiv för de fält du vill rensa.

Ange sedan hur gammal informationen ska vara för att den ska rensas i kolumnen Rensa information som är äldre än (dagar). De fält som inte har redigerats på det antal dagar du anger ersätts med ersättningsordet.

Steg 2: Ange vad informationen ska ersättas med

Skriv in vad du vill ersätta informationen med i kolumnen Ersättningsord. Endast fält som redan innehåller information ändras till det du anger som ersättningsord. Tomma fält i register och ordrar förblir tomma även efter rensningen.

Du kan lämna kolumnen Ersättningsord tom, då raderas informationen i fältet utan att ersättas med någon annan text. Om du sedan fyller i något i kolumnen och kör rensningen igen ersätts inte de tomma fälten som du nyss rensade med det nya ersättningsordet, eftersom tomma fält inte påverkas av den här funktionen.

Steg 3: Rensa informationen regelbundet eller bara en gång

Rensa information regelbundet

Klicka på Spara och stäng. Rensningen görs i samband med övriga regelbundna uppgifter som utförs en gång per dygn. Men bara de poster i registren/ordrarna som är äldre än det antal dagar som du angav i steg 1 rensas.

Vilken tidpunkt på dagen de dagliga uppgifterna körs ser du i Inställningar > Systeminställningar > fältet Tid för dagliga uppgifter.

Rensa information en enstaka gång

Om du bara vill rensa informationen en gång, och inte regelbundet, klickar du på Spara och kör rensning. Kontrollera att informationen har rensats. Avmarkera sedan kryssrutorna Aktiv för alla fält och klicka på Spara och stäng. Annars rensas fälten igen nästa gång de dagliga uppgifterna körs.

Se även