Avräkningsexport till Fortnox

I den här artikeln

Du kan koppla ihop Opter med ekonomisystemet Fortnox, www.fortnox.se. Därefter kan du:

Exportera avräkningar från Opter till Fortnox. Instruktioner finns nedan.

Om du ska sätta upp både faktura- och avräkningsexport till Fortnox, rekommenderar vi att du först sätter upp fakturaexporten enligt Fakturaexport till Fortnox, och sedan sätter upp avräkningsexporten.
Exportera fakturor från Opter till Fortnox. Instruktioner finns i Fakturaexport till Fortnox.
Importera betalningar från Fortnox till Opter. Instruktioner finns i Betalningsimport från Fortnox.

Varje gång du exporterar avräkningar kontrollerar Fortnox om det finns något att uppdatera i avräkningarna eller åkare/underleverantörer. Fortnox uppdaterar endast avräkningar som ännu inte är bokförda i Fortnox.

Avräknings- och konteringsbelopp skickas inklusive moms.

Avräkningsuppgifter som skickas från Opter till Fortnox

I Fortnox finns det inget stöd för att presentera alla detaljer som man kan vilja ha med på en transportavräkning, som till exempel summa per fordon/förare och datum, tjänst och bränsletillägg. Därför skapas den grafiska avräkning med alla detaljer i Opter och skickas med till Fortnox som en PDF-fil, om du gör den inställningen. (Instruktion finns nedan).

När du gör en avräkningsexport till Fortnox skickar Opter över en summering av varje unik konteringskombination. Det betyder att Opter skickar en avräkningsrad per kombination av bokföringskonto och resultatenheter.

Följande information skickas till Fortnox i avräkningsexporten:

Avräkningsnummer.
Avräkningsdatum.
Avräkningens förfallodatum.
Avräkningens kontering.
Åkarens/underleverantörens namn, adress, land, två telefonnummer, faxnummer, webbsida, bankkontonummer, IBAN, BIC, bankgironummer, plusgironummer, VAT-nummer (momsregistreringsnummer), organisationsnummer och standardvaluta. Standardvalutan för åkaren/underleverantören sätts till samman standardvaluta som Opter har.
Avräkningen som en PDF-bilaga, om du har markerat kryssrutan Inkludera PDF-kopia. (Instruktion finns nedan).

Det går inte att exportera resultatenheter.

Förutsättningar

Integrationslicens och faktureringslicens

För att kunna koppla ihop (integrera) Opter med Fortnox, så behöver ni ha en integrationslicens. Ni behöver även en programlicens för fakturering i Fortnox. Dessa licenser (även kallade ”program” och ”tillägg”) kan du själv beställa i Fortnox-programmet. Kontakta Fortnox om ni behöver mer information om era licenser.

Betalningsimport kräver programlicenserna för fakturering och bokföring i Fortnox.

Fakturaexport kräver programlicensen för fakturering i Fortnox.

Webbläsare

För att det ska fungera att exportera till Fortnox så är det viktigt att man använder en modern standardwebbläsare, som till exempel Edge, Firefox eller Chrome.

Standardvaluta

För att det ska fungera att exportera fakturor och avräkningar till Fortnox och importera betalningar från Fortnox till Opter, så måste standardvalutan i Opter vara svenska kronor (SEK).

Om ert Opter har en annan standardvaluta än SEK får du felmeddelandet Standardvalutan måste vara SEK för att det ska gå att exportera avräkningar till Fortnox. Nuvarande standardvaluta: {0} när du försöker exportera avräkningar till Fortnox.

Ändra inte standardvaluta eftersom det ställer till stora problem i systemet. Om ni har en annan standardvaluta än svenska kronor går det alltså inte att att exportera fakturor och avräkningar till Fortnox och importera betalningar från Fortnox.

Valutakoder

Fortnox tar endast emot valutakoder på tre bokstäver, till exempel "DKK", "SEK", "GBP" och "EUR".

Valutakurser

Det är viktigt att ni alltid har exakt samma valutakurser i Fortnox och Opter, för att undvika problem som kursförluster, och inbetalningar som inte stämmer exakt med fakturan i Opter och därför registreras som förskott.

För att alltid ha samma valutakurser i Fortnox och Opter, gör så här:

I Fortnox under Fakturering > Valuta, sätt Automatiska valutakurser till ”NEJ”.
Ställ in exakt samma valutakurser i Fortnox och Opter. När du vill uppdatera en valutakurs, ändra valutakursen samtidigt i både Fortnox och Opter. I Opter ställer du in valutakurser under Ekonomi > Valutor på fliken Valutakurser.

Bankkontonummer, clearingnummer

Åkarens/underleverantörens bankkontonummer skickas till Fortnox i avräkningsexporten. Opter hämtar bankkontonumret från fältet Bankkontonummer i åkar-/underleverantörsregistret (på fliken Prissättning och avräkning). Kontrollera gärna att ni har rätt bankkontonummer i fältet och att det är inskrivet i rätt format.

Om bankkontonumret tillhör en svensk bank så består bankkontonummer av ett clearingnummer (fyra till fem siffror) och ett kontonummer.

Fortnox har ett fält för clearingnummer och ett för kontonummer, medan Opter har ett fält (Bankkontonummer) som kan innehålla både clearingnummer och kontonummer, eller bara ett kontonummer. Från och med version 2025.12.00 kan Opter skilja ut vilka siffror som är clearingnumret och vilka som är kontonumret, om du skriver in dem i rätt format i fältet Bankkontonummer.

Gör så här:

Om bankkontonumret tillhör en svensk bank, skriv in clearingnumret och därefter kommatecken eller mellanslag, och sedan kontonumret. Till exempel, om clearingnumret är “83279” och kontonumret är “1466399999“, skriv på någon av följande sätt i fältet Bankkontonummer:
- 83279,1466399999
- 83279, 1466399999
- 83279 1466399999
- 8327-9 1466399999
- 8327-9 146 639 9999
- 8327-9, 146 639 9999
Detaljer

Opter förstår vilka siffror som är clearingnumret och vilka som är kontonumret så länge det första kommat eller mellanslaget är efter hela clearingnumret. Efter det första kommat eller mellanslaget kan du alltså ha hur många komman eller mellanslag du vill, till exempel för att göra bankkontonumret lättare att läsa.
Om det inte är ett svenskt bankkontonummer så skriver du in alla siffror i en följd i fältet Bankkontonummer. Opter skickar då alla siffrorna till Fortnox som ett bankkontonummer (utan clearingnummer).

Konton för leverantörsskulder, ingående moms och öresavrundning

För att Fortnox och Opter ska fungera bra tillsammans, se till att ni har samma kontonummer för leverantörsskulder, ingående moms och öresavrundning i Opter och Fortnox. Standardinställningarna är följande:

Konto 2400 är standard för leverantörsskulder i både Opter och Fortnox.
Konto 2640 är standard för ingående moms i Opter, men i Fortnox är konto 2641 standard.
Konto 3740 är standard för öresavrundning i både Opter och Fortnox, men kontot heter ”Avrundning” i Fortnox.

Avräkning kallas ”leverantörsfaktura” i Fortnox.

Steg 1: Skapa ett självsignerat certifikat

Instruktioner finns i Fakturaexport till Fortnox.

Om du ska sätta upp både faktura- och avräkningsexport till Fortnox, rekommenderar vi att du först sätter upp fakturaexporten enligt Fakturaexport till Fortnox, och sedan sätter upp avräkningsexporten.

Steg 2 (valfritt): Lägga till ett servicekonto

Om du/ni vill använda ett servicekonto vid avräkningsexport, se Fakturaexport till Fortnox.

Steg 3: Skapa en avräkningsexport i Opter

Klicka på Ekonomi > Avräkningar > Avräkningsexport och skapa en ny avräkningsexport. Följande fält måste fyllas i på fliken Allmänt:
- Namn: Till exempel ”Fortnox”.
- Typ: Fortnox.
- Encoding: ISO-8859-1.
(Lämna fältet API token tomt. Fältet används inte.)
Markera kryssrutan Använd servicekonto om du/ni vill använda ett servicekonto vid avräkningsexport. Hur du lägger till ett servicekonto finns beskrivet i Fakturaexport till Fortnox.
Markera kryssrutan Inkludera PDF-kopia om du vill att den grafiska avräkningen med alla detaljer i Opter skickas med till Fortnox som en PDF-fil.
Klicka på Spara för att spara alla ändringar.

Steg 4: Lägga till avräkningsexporten i en avräkningsexportgrupp

Klicka på Ekonomi > Avräkningar > Avräkningsexportinställningar och markera ”Fortnox” (eller det namn du gav avräkningsexporten) för de grupper som ska kunna generera en export till Fortnox. Du kan också skapa en ny exportgrupp. Eftersom alla avräkningar ska bokföras bör du markera exporten för samtliga exportgrupper.

Steg 5: Exportera avräkningar till Fortnox

Du kan exportera avräkningsinformationen från Opter i samband med att du stänger en avräkningsperiod, eller i efterhand då du kan exportera hela avräkningsperioder, men inte enskilda avräkningar.

När du exporterar så skapas en avräkning i Fortnox med avräkningrader som motsvarar konteringen i Opter.

Om du vill exportera avräkningsperioder i efterhand, gör så här:

I Opter, klicka på Ekonomi > Avräkningar > Avräkningsnotor.
Högerklicka på en avräkningsperiod och välj Exportera.
Klicka på Exportera och skicka.

Om du inte redan är inloggad i Fortnox, så öppnas ett nytt fönster där du loggar in med ditt vanliga Fortnox-användarnamn och lösenord. Om autentiseringen lyckas startar exporten.

Webb-fönstret med texten ”Close this window” kan du stänga när du vill, det stör inte avräkningsexporten.

Längst ner i fönstret Avräkningsexport i Opter visas en förloppsindikator. När avräkningsexporten är klar så är hela förloppsindikatorn grön. Om avräkningsexporten misslyckas så blir förloppsindikatorn grå och det står att exporten misslyckades.

Om alla avräkningar inte exporteras vid första försöket, klicka igen på Exportera och skicka. Det blir inte fler avräkningar om du exporterar igen. Varje gång du exporterar en avräkning kommer Fortnox att uppdatera avräkningen så länge den inte är bokförd i Fortnox.

Felsökning

Om överföringen till Fortnox inte fungerar visas ett felmeddelande. Felmeddelanden visas endast när man exporterar och något går fel. Felmeddelandena visas i ett popup-fönster, de sparas inte någonstans.

Om en avräkning inte kan exporteras i sin helhet tas eventuella rester av avräkningen bort automatiskt från Fortnox. Felen beror oftast på något av följande:

Åkarens/underleverantörens adress är felaktig eller saknas (på fliken Allmänt i respektive register).
Fortnox webbtjänst ligger nere.

Om exporten till Fortnox inte fungerar så kan det bero på något av följande:

Om ni exporterar från flera olika datorer, och det fungerar på vissa datorer men inte på alla så beror det troligen på att datorn saknar ett självsignerat certifikat. Alla datorer som ska kunna exportera fakturor och avräkningar till Fortnox måste ha ett självsignerat certifikat för att kunna autentiseras. Instruktioner finns i Fakturaexport till Fortnox.

Certifikatet går ut efter ett år utan förvarning. Om ett certifikat har gått ut får du felmeddelandet Användaruppgifterna accepterades inte av externt system.
Din webbläsare är för gammal eller Internet Explorer öppas som standard. För att det ska fungera att exportera till Fortnox så är det viktigt att man använder en modern standardwebbläsare, som till exempel Edge, Firefox eller Chrome.
Ni saknar någon licens. Mer information finns i Fakturaexport till Fortnox.
Om ert Opter har en annan standardvaluta än SEK får du felmeddelandet Standardvalutan måste vara SEK för att det ska gå att exportera avräkningar till Fortnox. Nuvarande standardvaluta: {0} när du försöker exportera avräkningar till Fortnox. Se Standardvaluta ovan.