Avräkningsexport till Fortnox

I den här artikeln

Du kan koppla ihop Opter med ekonomisystemet Fortnox, www.fortnox.se. Därefter kan du:

Exportera avräkningar från Opter till Fortnox. Instruktioner finns nedan.

Om du ska sätta upp både faktura- och avräkningsexport till Fortnox, rekommenderar vi att du först sätter upp fakturaexporten enligt Fakturaexport till Fortnox, och sedan sätter upp avräkningsexporten.
Exportera fakturor från Opter till Fortnox. Instruktioner finns i Fakturaexport till Fortnox.
Importera betalningar från Fortnox till Opter. Instruktioner finns i Betalningsimport från Fortnox.

Varje gång du exporterar avräkningar kontrollerar Fortnox om det finns något att uppdatera i avräkningarna eller åkare/leverantörer. Fortnox uppdaterar endast avräkningar som ännu inte är bokförda i Fortnox.

Avräknings- och konteringsbelopp skickas inklusive moms.

Avräkningsuppgifter som skickas från Opter till Fortnox

I Fortnox finns det inget stöd för att presentera alla detaljer som man kan vilja ha med på en transportavräkning, som till exempel summa per fordon/förare och datum, tjänst och bränsletillägg. Därför skapas den grafiska avräkning med alla detaljer i Opter och skickas med till Fortnox som en PDF-fil, om du gör den inställningen. (Instruktion finns nedan).

När du gör en avräkningsexport till Fortnox skickar Opter över en summering av varje unik konteringskombination. Det betyder att Opter skickar en avräkningsrad per kombination av bokföringskonto och resultatenheter.

Följande information skickas till Fortnox i avräkningsexporten:

Avräkningsnummer.
Avräkningsdatum.
Avräkningens förfallodatum.
Avräkningens kontering.
Åkarens/underleverantörens namn, adress, land, två telefonnummer, faxnummer, webbsida, bankkontonummer, IBAN, BIC, bankgironummer, plusgironummer, VAT-nummer (momsregistreringsnummer), organisationsnummer och standardvaluta. Standardvalutan för åkaren/underleverantören sätts till samman standardvaluta som Opter har.
Avräkningen som en PDF-bilaga, om du har markerat kryssrutan Inkludera PDF-kopia. (Instruktion finns nedan).

Det går inte att exportera resultatenheter.

Förutsättningar

Integrationslicens och faktureringslicens

För att kunna koppla ihop (integrera) Opter med Fortnox, så behöver ni ha en integrationslicens. Ni behöver även en programlicens för fakturering i Fortnox. Dessa licenser (även kallade ”program” och ”tillägg”) kan du själv beställa i Fortnox-programmet. Kontakta Fortnox om ni behöver mer information om era licenser.

Betalningsimport kräver programlicenserna för fakturering och bokföring i Fortnox.

Fakturaexport kräver programlicensen för fakturering i Fortnox.

Webbläsare

För att det ska fungera att exportera till Fortnox så är det viktigt att man använder en modern standardwebbläsare, som till exempel Edge, Firefox eller Chrome.

Valuta

För att det ska fungera bra att exportera avräkningar från Opter till Fortnox så måste standardvalutan i Opter vara svenska kronor (SEK).

Ändra inte standardvaluta eftersom det ställer till stora problem i systemet. Om ni har en annan standardvaluta än svenska kronor går det inte att exportera avräkningar till Fortnox.

Valutakurser

Det är viktigt att ni alltid har exakt samma valutakurser i Fortnox och Opter, för att undvika problem som kursförluster, och utbetalningar som inte stämmer exakt med avräkningen i Opter.

För att alltid ha samma valutakurser i Fortnox och Opter, gör så här:

I Fortnox under Fakturering > Valuta, sätt Automatiska valutakurser till ”NEJ”.
Ställ in exakt samma valutakurser i Fortnox och Opter. När du vill uppdatera en valutakurs, ändra valutakursen samtidigt i både Fortnox och Opter. I Opter ställer du in valutakurser under Ekonomi > Valutor på fliken Valutakurser.

Konton för leverantörsskulder, ingående moms och öresavrundning

För att Fortnox och Opter ska fungera bra tillsammans, se till att ni har samma kontonummer för leverantörsskulder, ingående moms och öresavrundning i Opter och Fortnox. Standardinställningarna är följande:

Konto 2400 är standard för leverantörsskulder i både Opter och Fortnox.
Konto 2640 är standard för ingående moms i Opter, men i Fortnox är konto 2641 standard.
Konto 3740 är standard för öresavrundning i både Opter och Fortnox, men kontot heter ”Avrundning” i Fortnox.

Avräkning kallas ”leverantörsfaktura” i Fortnox.

Steg 1: Skapa ett självsignerat certifikat

Instruktioner finns i Fakturaexport till Fortnox.

Om du ska sätta upp både faktura- och avräkningsexport till Fortnox, rekommenderar vi att du först sätter upp fakturaexporten enligt Fakturaexport till Fortnox, och sedan sätter upp avräkningsexporten.

Steg 2: Skapa en avräkningsexport i Opter

Klicka på Ekonomi > Avräkningar > Avräkningsexport och skapa en ny avräkningsexport. Följande fält måste fyllas i på fliken Allmänt:
- Namn: Till exempel ”Fortnox”.
- Typ: Fortnox.
- Encoding: ISO-8859-1.
Markera kryssrutan Inkludera PDF-kopia om du vill att den grafiska avräkningen med alla detaljer i Opter skickas med till Fortnox som en PDF-fil.
Klicka på för att spara alla ändringar.

Steg 3: Lägg till avräkningsexporten i en avräkningsexportgrupp

Klicka på Ekonomi > Avräkningar > Avräkningsexportinställningar och markera ”Fortnox” (eller det namn du gav avräkningsexporten) för de grupper som ska kunna generera en export till Fortnox. Du kan också skapa en ny exportgrupp. Eftersom alla avräkningar ska bokföras bör du markera exporten för samtliga exportgrupper.

Steg 4: Exportera avräkningar till Fortnox

Du kan exportera avräkningsinformationen från Opter i samband med att du stänger en avräkningsperiod, eller i efterhand då du kan exportera hela avräkningsperioder, men inte enskilda avräkningar.

När du exporterar så skapas en avräkning i Fortnox med avräkningrader som motsvarar konteringen i Opter.

Om du vill exportera avräkningsperioder i efterhand, gör så här:

I Opter, klicka på Ekonomi > Avräkningar > Avräkningsnotor.
Högerklicka på en avräkningsperiod och välj Exportera.
Klicka på Exportera och skicka.

Ett nytt fönster öppnas, där loggar du in med ditt vanliga Fortnox-användarnamn och lösenord. Om autentiseringen lyckas startar exporten.

Webb-fönstret med texten ”Close this window” kan du stänga när du vill, det stör inte avräkningsexporten.

Längst ner i fönstret Avräkningsexport i Opter visas en förloppsindikator. När avräkningsexporten är klar så är hela förloppsindikatorn grön. Om avräkningsexporten misslyckas så blir förloppsindikatorn grå och det står att exporten misslyckades.

Om alla avräkningar inte exporteras vid första försöket, klicka igen på Exportera och skicka. Det blir inte fler avräkningar om du exporterar igen. Varje gång du exporterar en avräkning kommer Fortnox att uppdatera avräkningen så länge den inte är bokförd i Fortnox.

Felsökning

Om överföringen till Fortnox inte fungerar visas ett felmeddelande. Felmeddelanden visas endast när man exporterar och något går fel. Felmeddelandena visas i ett popup-fönster, de sparas inte någonstans.

Om en avräkning inte kan exporteras i sin helhet tas eventuella rester av avräkningen bort automatiskt från Fortnox. Felen beror oftast på något av följande:

Åkarens/underleverantörens adress är felaktig eller saknas (på fliken Allmänt i respektive register).
Fortnox webbtjänst ligger nere.

Om exporten till Fortnox inte fungerar så kan det bero på något av följande:

Om ni exporterar från flera olika datorer, och det fungerar på vissa datorer men inte på alla så beror det troligen på att datorn saknar ett självsignerat certifikat. Alla datorer som ska kunna exportera fakturor och avräkningar till Fortnox måste ha ett självsignerat certifikat för att kunna autentiseras. Instruktioner finns i Fakturaexport till Fortnox.
Din webbläsare är för gammal eller Internet Explorer öppas som standard. För att det ska fungera att exportera till Fortnox så är det viktigt att man använder en modern standardwebbläsare, som till exempel Edge, Firefox eller Chrome.