Fakturaexport till Fortnox

Du kan koppla ihop (integrera) Opter med ekonomisystemet Fortnox, www.fortnox.se. Därefter kan du:

• Exportera fakturor från Opter till Fortnox. Instruktioner finns nedan.

• Importera betalningar från Fortnox till Opter. Instruktioner finns i Betalningsimport från Fortnox.

• Exportera avräkningar från Opter till Fortnox. Instruktioner finns i Avräkningsexport till Fortnox.

Varje gång du exporterar fakturor kontrollerar Fortnox om det finns något att uppdatera i fakturorna eller kunderna. Fortnox uppdaterar endast fakturor som ännu inte är bokförda i Fortnox.

Fakturauppgifter som skickas från Opter till Fortnox

När du gör en fakturaexport till Fortnox skickar Opter över en summering av varje unik konteringskombination. Det betyder att Opter skickar en fakturarad per kombination av bokföringskonto och resultatenheter.

Skicka fakturor till kunderna från Fortnox eller Opter

I Opter kan du skapa fakturor som innehåller de detaljer du önskar om transporterna. I Fortnox finns det inget stöd för att presentera alla detaljer som man kan vilja ha med på en transportfaktura, som avsändare, mottagare, avstånd, vikt, fraktsedelsnummer med mera. På fakturan som skapas i Fortnox lägger Opter till en ”Benämning” (beskrivning) som innehåller fakturanummer, ordernummer och orderdatum. Mer information finns i Transportinformation på fakturan från Fortnox nedan.

Välj om du vill skicka fakturorna till kunderna från Fortnox eller Opter, enligt något av följande alternativ:

• Bokför fakturorna i Fortnox, men skicka fakturorna till kunderna från Opter.

  Instruktioner

  När du är redo att exportera fakturor till Fortnox, gör så här:

  1. I Opter, exportera fakturorna från Opter till Fortnox (enligt Steg 4 nedan).

  2. I Fortnox, klicka på ”Fakturering”. På fliken ”Kundfakturor” markerar du en eller flera fakturor, genom att markera kryssrutan längst till vänster på fakturans rad.

     Klicka på listrutan ”Bokför & skicka” (1) längst ner i högra hörnet. Välj ”Bokför” (A). Då bokförs fakturan/fakturorna i Fortnox.

     

  3. I Opter, skicka fakturorna till kunderna.

• Bokför fakturorna i Fortnox, och skicka fakturorna till kunderna från Fortnox, med Opter-fakturan bifogad i PDF-format. Nackdelen är att det för kunden kan se ut som att ni har skickat två fakturor.

  Instruktioner

  1. I Opter, markera kryssrutan Inkludera PDF-kopia i Steg 2 nedan.

     Den grafiska fakturan med alla detaljer skapas i Opter och skickas med till Fortnox som en PDF-fil.

  2. När du har exporterat fakturor till Fortnox, gör så här:

     I Fortnox, klicka på ”Fakturering”. På fliken ”Kundfakturor” markerar du en eller flera fakturor, genom att markera kryssrutan längst till vänster på fakturans rad.

     Klicka på listrutan ”Bokför & skicka” (1) längst ner i högra hörnet. Välj ”Skicka” (B).

     

     Då bokförs fakturan/fakturorna i Fortnox och skickas till kunderna från Fortnox. Kunden får alltså en faktura från Fortnox och dessutom PDF-filen med den grafiska fakturan från Opter som bilaga.

     För kunden kan det tyvärr se ut som att ni har skickat två fakturor.

• Bokför fakturorna i Fortnox, och skicka fakturorna till kunderna från Fortnox, (utan Opter-fakturan bifogad).

  Kunden får en faktura, från Fortnox. Nackdelen är att den fakturan tyvärr inte innehåller någon detaljerad information om transporterna, endast fakturanummer, ordernummer och orderdatum. Se även information om Räntefakturor nedan.

  Instruktioner

  1. I Opter, avmarkera kryssrutan Inkludera PDF-kopia i Steg 2 nedan.

     Se information om Räntefakturor nedan.

  2. När du har exporterat fakturor till Fortnox, gör så här:

     I Fortnox, klicka på ”Fakturering”. På fliken ”Kundfakturor” markerar du en eller flera fakturor, genom att markera kryssrutan längst till vänster på fakturans rad.

     Klicka på listrutan ”Bokför & skicka” (1) längst ner i högra hörnet. Välj ”Skicka” (B).

     

     Då bokförs fakturan/fakturorna i Fortnox och skickas till kunderna från Fortnox.

     Kunden får alltså en faktura från Fortnox, och den visar tyvärr inte någon detaljerad information om transporterna.

Transportinformation på fakturan från Fortnox

På fakturan som skapas i Fortnox lägger Opter till en ”Benämning” (beskrivning). Opter lägger in följande information i följande ordning:

• Texten ”Faktura” (på det språk som man hade sitt Opter inställt på när man skapade fakturan i Opter).

• Fakturanummer.

• Ordernummer.

• Orderdatum.

Till exempel kan benämningen se ut så här: ”Faktura 100353, 4555, 2024-09-04”.

Förutsättningar

Integrationslicens och faktureringslicens

För att kunna koppla ihop (integrera) Opter med Fortnox, så behöver ni ha en integrationslicens. Ni behöver även en programlicens för fakturering i Fortnox. Dessa licenser (även kallade ”program” och ”tillägg”) kan du själv beställa i Fortnox-programmet. Kontakta Fortnox om ni behöver mer information om era licenser.

Webbläsare

För att det ska fungera att exportera till Fortnox så är det viktigt att man använder en modern standardwebbläsare, som till exempel Edge, Firefox eller Chrome.

Valutakoder

Valutakurser

För att alltid ha samma valutakurser i Fortnox och Opter, gör så här:

• I Fortnox: Gå till Fakturering > Valuta och sätt Automatiska valutakurser till ”NEJ”.

• Ställ in exakt samma valutakurser i Fortnox och Opter. När du vill uppdatera en valutakurs ändrar du valutakursen samtidigt i både Fortnox och Opter. I Opter ställer du in valutakurser under Ekonomi > Valutor > fliken Valutakurser.

Kundnummer och reskontranummer

Fortnox kräver att alla kunder har ett nummer. För att Fortnox och Opter ska fungera bra tillsammans, se till att Fortnox-kundnumret är samma nummer som ligger i fältet Reskontranummer under Register > Kunder i Opter.

Kostnadsställe och projekt

För att kostnadsställe och projekt ska kunna föras över från Opter till Fortnox måste du skriva namnen på resultatenheterna enligt nedan på fliken Ekonomi i kontorsinställningarna (även om du har Opter på ett annat språk än svenska):

• Om du använder kostnadsställe måste en resultatenhet heta ”KOSTNADSSTÄLLE”.

• Om du använder projekt måste en resultatenhet heta ”PROJEKT”.

Kreditering av faktura, kreditfakturans fakturanummer och nummerserie

När du i Opter krediterar en debetfaktura som är bokförd i Fortnox kommer Fortnox att skapa en kreditfaktura med ett automatiskt genererat fakturanummer. Detta fakturanummer kan vara samma nummer som en annan faktura har eller kommer att få i Opter. För att undvika detta problem kan du i Fortnox under Inställningar > Fakturering > Nummerserier och OCR i fältet Kundfaktura välja en nummerserie som inte kommer att krocka med fakturanumren i Opter, och klicka på Spara.

Kreditering av faktura, OCR-nummer

I Fortnox, under Inställningar > Fakturering > Nummerserier och OCR kan du ställa in OCR på kundfakturor på AV eller PÅ.

När du i Opter krediterar en debetfaktura som är bokförd i Fortnox genererar Opter ett OCR-nummer till kreditfakturan. Om du har valt att i Fortnox ställa in OCR på kundfakturor på PÅ kommer även Fortnox att generera ett OCR-nummer. Detta OCR-nummer kan vara samma OCR-nummer som en annan faktura har eller kommer att få i Opter. För att undvika detta problem kan du välja att ställa in OCR på kundfakturor på AV och klicka på Spara.

Räntefakturor

För att Fortnox och Opter ska fungera bra tillsammans exporteras räntefakturor som vanliga fakturor till Fortnox. Den information som är specifik för räntefakturor visas i en PDF-kopia, som Opter bifogar fakturaexporten till Fortnox om du har markerat kryssrutan Inkludera PDF-kopia på Ekonomi > Fakturor > Fakturaexport. Mer information finns i Steg 2: Skapa en fakturaexport för Fortnox i Opter nedan.

Sälja fakturor

Om säljer era fakturor vill Fortnox att ni säljer de fakturor som finns i Fortnox. För att få med alla detaljer (som avsändare, mottagare, avstånd, vikt, fraktsedelsnummer med mera) är det viktigt att ni bifogar Opter-fakturorna som PDF-filer vid exporten till Fortnox. Det gör ni genom att markera Inkludera PDF-kopia i steg 2 nedan.

Steg 1: Skapa ett självsignerat certifikat

Alla datorer som ska kunna exportera fakturor och avräkningar till Fortnox måste ha ett självsignerat certifikat för att kunna autentiseras.

1. Öppna Windows PowerShell med administratörsrättigheter och kör följande kommando.

   PowerShell

   New-SelfSignedCertificate -DnsName localhost44301 -CertStoreLocation cert:\LocalMachine\My

2. Kopiera Thumbprint från resultatet av ovanstående kommando och använd som certhash i följande kommando.

   PowerShell

   netsh http add sslcert ipport=0.0.0.0:44301 appid='{ae7f1bed-891a-45a3-b0ac-37fe01e6b6cd}' certhash=Klistra in Thumbprint från ovanstående kommando

3. Upprepa punkt 1 och 2 ovan på varje dator som ska kunna exportera fakturor och avräkningar till Fortnox.

Steg 2: Skapa en fakturaexport för Fortnox i Opter

1. Klicka på Ekonomi > Fakturor > Fakturaexport. Klicka på och ge fakturaexporten ett namn (till exempel ”Fortnox”). Fälten Typ och Encoding måste fyllas i.

   • Typ: Fortnox API

   • Encoding: UTF-8

   • Inkludera PDF-kopia:  Om du vill att Opter-fakturan bifogas i PDF-format.

     I Fortnox finns det inget stöd för att presentera alla detaljer som man kan vilja ha med på en transportfaktura, som avsändare, mottagare, avstånd, vikt, fraktsedelsnummer med mera. Därför skapas den grafiska fakturan med alla detaljer i Opter och skickas med till Fortnox som en PDF-fil. Mer information finns i Skicka fakturor till kunderna från Fortnox eller Opter ovan.

     För att Fortnox och Opter ska fungera bra tillsammans exporteras räntefakturor som vanliga fakturor till Fortnox. Den information som är specifik för räntefakturor visas i PDF-kopian som Opter inkluderar i fakturaexporten till Fortnox, om du har markerat Inkludera PDF-kopia.

   (Fälten Lösenord och API-kod lämnar du tomma. Knappen Hämta åtkomsttoken används inte.)

2. Om du vill minska PDF-filens storlek markerar du Minska PDF filstorlek.

   Filstorleken minskas genom att all textformatering (fetstil, kursivt, understruket) tas bort, och genom att teckensnittet ändras till ett som använder mindre lagringsutrymme. Hur mycket filstorleken minskar beror alltså bland annat på hur mycket formatering den innehåller.

3. Om du vill att alla kreditfakturor ska behandlas som manuella kreditfakturor vid fakturaexport till Fortnox markerar du Exportera alltid kreditfakturor som manuella.

   Vid fakturaexport av vanliga kreditfakturor tillåter inte Fortnox att man i Opter bestämmer kreditfakturans nummer. Om du använder manuella kreditfakturor godkänner Fortnox att kreditfakturans nummer bestäms i Opter, men kreditfakturan märks inte upp som en kreditering av en annan faktura och tappar kopplingen till originalfakturan.

   Om du tidigare har exporterat kreditfakturor som vanliga kreditfakturor till Fortnox, och sedan ändrar till att alltid exportera kreditfakturor som manuella kreditfakturor kommer troligen nummerserien att brytas.

4. Klicka på för att spara alla ändringar.

Steg 3: Lägg till fakturaexporten i fakturaexportinställningarna

1. Klicka på Ekonomi > Fakturor > Fakturaexportinställningar.

2. Klicka på och ge exportinställningen ett namn (till exempel ”Fortnox”). Markera ”Fortnox” (eller det namn du gav fakturaexporten) under Exporter.

3. Klicka på för att spara alla ändringar.

4. Välj vilken av fakturaexporterna som ska vara standard. För att välja Fortnox som standard, markera ”Fortnox” i listan till vänster och klicka på .

5. För att försäkra sig om att alla fakturor blir bokförda i Fortnox, markera ”Fortnox”-exporten för samtliga exportinställningar.

6. Klicka på för att spara alla ändringar.

Steg 4: Exportera fakturor till Fortnox

Du kan exportera fakturainformationen från Opter i samband med att du stänger en fakturaperiod, eller i efterhand då du kan välja om du vill exportera hela fakturaperioder eller enskilda fakturor. En faktura skapas i Fortnox med fakturarader som motsvarar konteringen i Opter.

1. Klicka på Ekonomi > Fakturor > Fakturor.

2. Markera den faktura eller fakturaperiod du vill exportera, högerklicka och välj Exportera.

3. Klicka på Exportera och skicka.

   Ett nytt fönster öppnas där du loggar in med ditt vanliga Fortnox-användarnamn och lösenord. Om autentiseringen lyckas startar exporten.

   Webbfönstret med texten ”Close this window” kan du stänga när du vill, det stör inte fakturaexporten.

   Längst ner i fönstret Fakturaexport i Opter visas en förloppsindikator som blir helt grön när fakturaexporten är klar. Om fakturaexporten misslyckas blir förloppsindikatorn grå och det står att exporten misslyckades.

Felsökning

Om överföringen till Fortnox inte fungerar visas ett felmeddelande. Felmeddelanden visas endast när man exporterar och något går fel. Felmeddelandena visas i ett popup-fönster, de sparas inte någonstans.

Om exporten till Fortnox inte fungerar så kan det bero på något av följande:

• Om ni exporterar från flera olika datorer, och det fungerar på vissa datorer men inte på alla så beror det troligen på att datorn saknar ett självsignerat certifikat. Alla datorer som ska kunna exportera fakturor och avräkningar till Fortnox måste ha ett självsignerat certifikat för att kunna autentiseras. Se Steg 1: Skapa ett självsignerat certifikat ovan.

• Din webbläsare är för gammal eller Internet Explorer öppas som standard. För att det ska fungera att exportera till Fortnox så är det viktigt att man använder en modern standardwebbläsare, som till exempel Edge, Firefox eller Chrome.

• Fortnox webbtjänst ligger nere.

• Ni saknar någon licens. Mer information finns ovan, se Integrationslicens och faktureringslicens.

Se även