Senast uppdaterad: 2023-08-11

Fakturaexport till Fennoa

I den här artikeln

Du kan integrera Opter med ekonomisystemet Fennoa. Integrationen skapar och uppdaterar kunder i Fennoa. Beroende på inställningar så skapar integrationen även fakturor eller fakturakontering.

Förutsättningar

Användarkonto hos Fennoa

För att det ska gå att exportera fakturor måste du ha ett API-användarkonto hos Fennoa, samt ett klientanvändar-ID och en klientnyckel. Kontakta Fennoa eller din Fennoa-leverantör om du behöver hjälp med att ta fram uppgifterna.

Obligatoriska uppgifter i Opter

För att kunna exportera från Opter till Fennoa måste följande uppgifter finnas i Opter för alla kunder vars fakturor exporteras till Fennoa:

  • Kundens Organisationsnummer på fliken Allmänt i kundregistret.

  • Kundens fakturadress på fliken Faktureringsuppgifter i rutan Information i kundregistret.

  • Om fakturorna ska skickas som e-fakturor i Finvoice-format (med ”DeliveryMethod=finvoice”): Kundens OVT nummer och EDI-kod måste finnas på fliken Detaljer i kundregistret.

  • Om fakturorna ska skickas som bifogad PDF-fil via e-post (med ”DeliveryMethod=email”): Kundens e-postadress (dit fakturor ska skickas) måste finnas i fältet E-post fakturaexport på fliken Faktureringsuppgifter i rutan Faktureringsuppgifter i kundregistret.

Fakturanummerserie

För att kunna använda exporten så måste ni skapa en fakturanummerserie i Fennoa som matchar Opters. (Om ni inte gör det så kommer Fennoa att tilldela exporterade fakturor första lediga nummer från första tillgängliga fakturanummerserie).

Steg 1: Skapa en fakturaexport i Opter

Klicka på Ekonomi > Fakturor > Fakturaexport och skapa en ny fakturaexport genom att klicka på .

Följande fält måste fyllas i på fliken Allmänt:

  • Namn: Till exempel ”Fennoa API”.
  • Typ: Fennoa API.
  • Encoding: UTF-8.
  • Användarid: Ange ditt klientanvändar-ID som du har fått av Fennoa.
  • Lösenord: Ange din klientnyckel som du har fått av Fennoa.
  • Starttext: Se Valfria inställningar i fältet Starttext nedan.

Flikarna Filöverföring och Koder är inte relevanta för denna export, ändra inget på dessa flikar.

Valfria inställningar i fältet Starttext

I fältet Starttext på fliken Allmänt kan du göra inställningar som påverkar den information som exporteras till Fennoa. Här mappar du även resultatenheterna i Fennoa till resultatenheter i Opter.

Skriv varje inställning på en egen rad, som i exemplet nedan.

Exempel: Fältet Starttext 
ExportInvoice=true
ApproveInvoice=false
SendInvoice=false
FennoaCustomerNo=cusNo
DeliveryMethod=finvoice
Eu1-DimensionTypeId=2
Eu2-DimensionTypeId=1

Det som anges som standardvärde är det som gäller om du inte anger något värde alls för inställningen.

Inställning Beskrivning
ApproveInvoice=true/false

Sätt initialt ApproveInvoice till ”false” för att föra över fakturorna som utkast till Fennoa. De kan då granskas och redigeras, och om man vill kan de även tas bort från Fennoa (eller godkännas manuellt).

Detta är värdefullt för att säkerställa att uppsättningen av till exempel kundregister är korrekt och att fakturan får samman fakturanummer som i Opter innan fakturan görs bestående i Fennoa.

Om ApproveInvoice sätts till ”true” så kommer fakturan att godkännas i Fennoa i samband med exporten och kan därefter inte tas bort ur Fennoa.

Sätt ApproveInvoice till ”true” eller ”false” enligt följande:

  • true: Fakturan som skapas i Fennoa godkänns automatiskt direkt vid exporten.

  • false (standard): Fakturan måste godkännas manuellt i Fennoa.

DeliveryMethod=

postal/manual/email/finvoice/consumerfinvoice/consumerdirect

DeliveryMethod används för att explicit sätta distributionssätt för fakturorna om de skickas från Fennoa. Denna inställning överstyr alla kontroller som automatiskt sätter distributionssätt utifrån de inställningar och uppgifter som finns i Fennoa.

Sätt DeliveryMethod till något av följande:

  • postal: Fakturan skrivs ut och kan skickas med post.

  • manual (standard): Ingen distribution av fakturan sker med automatik.

  • email: Fakturan skickas som en bifogad PDF-fil via e-post.

    Alla kunder i Opter som faktureras med denna integration måste ha en giltig e-postadress i fältet E-post fakturaexport i kundregistret. (Om detta kriteriet inte uppfylls så kommer distributionssättet att bli ”postal” (se ovan)).

  • finvoice: Fakturan skickas som en e-faktura i Finvoice-format.

    Alla kunder i Opter som faktureras med denna integration måste ha OVT nummer och EDI-kod i kundregistret. (Om detta kriteriet inte uppfylls så kommer distributionssättet att bli ”postal” (se ovan)).

  • consumerfinvoice: Fakturan skickas som en e-faktura i Finvoice-format direkt till mottagarens bank eller betalningstjänst.

  • consumerdirect: Fakturan skickas som en e-faktura i Finvoice-format till leverantören, och samtidigt skickas en faktura i ett annat format till betalaren. Den här metoden används om betalaren inte kan ta emot e-fakturor i sin bank eller betaltjänst.
Eu1-DimensionTypeId=<resultatenhetens ID i Fennoa>

Om ni använder kostnadsställen:

Mappa resultatenhet 1 i Opter till en resultatenhet i Fennoa.

I Opter ser du dina resultatenheter och deras nummer i kontorsinställningarna på fliken Ekonomi.

Om ni inte använder kostnadsställen så ska den här inställningen utelämnas.
Eu2-DimensionTypeId=<resultatenhetens ID i Fennoa>

Om ni använder kostnadsställen:

Mappa resultatenhet 2 i Opter till en resultatenhet i Fennoa.

Om ni inte använder kostnadsställen så ska den här inställningen utelämnas.
Eu3-DimensionTypeId=<resultatenhetens ID i Fennoa>

Om ni använder kostnadsställen:

Mappa resultatenhet 3 i Opter till en resultatenhet i Fennoa.

Om ni inte använder kostnadsställen så ska den här inställningen utelämnas.
Eu4-DimensionTypeId=<resultatenhetens ID i Fennoa>

Om ni använder kostnadsställen:

Mappa resultatenhet 4 i Opter till en resultatenhet i Fennoa.

Om ni inte använder kostnadsställen så ska den här inställningen utelämnas.
Eu5-DimensionTypeId=<resultatenhetens ID i Fennoa>

Om ni använder kostnadsställen:

Mappa resultatenhet 5 i Opter till en resultatenhet i Fennoa.

Om ni inte använder kostnadsställen så ska den här inställningen utelämnas.

ExportInvoice=true/false

Sätt ExportInvoice till ”true” för att exporten ska fungera.

  • true: kundinformation överförs och fakturan upprättas i Fennoa.

  • false (standard): Fakturan upprättas inte i Fennoa.
FennoaCustomerNo=cusNo/cusCode/orgNo

Du kan välja vilket fält i kundregistret i Opter (på fliken Allmänt) som ska användas som kundnummer i Fennoa.

  • cusNo (standard, rekommenderas): Reskontranummer

  • cusCode: Kundkod

  • orgNo: Organisationsnummer

Exempel: ”FennoaCustomerNo=cusNo”
SendInvoice=true/false

Sätt initialt SendInvoice till ”false” om du först vill säkerställa att uppsättningen av fakturaexporten fungerar som den ska. Därefter kan du sätta SendInvoice till ”true” om du vill att fakturor ska skickas ut automatiskt.

Ange om fakturan ska skickas ut automatiskt från Fennoa efter att den har exporterats från Opter.

  • true: Fakturan skickas ut automatiskt från Fennoa.

    Du måste ha angett ”ApproveInvoice=true” för att fakturan ska kunna skickas automatiskt.

    Med inställningen ”SendInvoice=true” så kommer fakturor att distribueras enligt inställningar i Fennoa, om du inte har ställt in något distributionssätt med hjälp av inställningen DeliveryMethod (se ovan).

  • false (standard): Fakturan skickas inte ut.

Steg 2: Lägg till fakturaexporten i fakturaexportinställningarna

Klicka på Ekonomi > Fakturor > Fakturaexportinställningar och markera ”Fennoa” (eller det namn du gav fakturaexporten) för de grupper som ska kunna generera en export till Fennoa.

Klicka på för att spara alla ändringar.

Steg 3: Exportera till Fennoa

Du kan exportera fakturainformationen från Opter i samband med att du stänger en fakturaperiod, eller i efterhand då du kan välja om du vill exportera hela fakturaperioder eller enskilda fakturor. Kundinformation och kontering exporteras till Fennoa enligt specifikationen i transformen.

Så här exporterar du fakturor i efterhand:

  1. Klicka på Ekonomi > Fakturor > Fakturor.

  2. Högerklicka på en fakturaperiod eller enskild faktura och välj Exportera.

  3. Klicka på Exportera och skicka.

Antalet fakturor som ska exporteras och antalet exporterade fakturor visas, samt en förloppsindikator.

Felsökning

Om överföringen till Fennoa inte fungerar visas ett meddelande (på engelska) i fakturaexportloggen. Meddelandet genereras av Fennoa, inte Opter. Eventuella fel beror oftast på något av följande:

  • Kundens Organisationsnummer är felaktigt eller saknas i Opter på fliken Allmänt i kundregistret.

  • Kundens fakturadress är felaktig eller saknas i Opter på fliken Faktureringsuppgifter i rutan Information i kundregistret.

  • Kundens OVT nummer eller EDI-kod är felaktigt eller saknas i Opter på fliken Detaljer i kundregistret. Om du har valt ”DeliveryMethod=finvoice” så är OVT nummer och EDI-kod obligatoriska fält i Opter för alla kunder som faktureras med denna integration.

  • Kundens e-postadress dit fakturor ska skickas är felaktig eller saknas i Opter i fältet E-post fakturaexport på fliken Faktureringsuppgifter i kundregistret. Om du har valt ”DeliveryMethod=email” så är E-post fakturaexport ett obligatoriskt fält i Opter för alla kunder som faktureras med denna integration.

  • Fennoas webbtjänst ligger nere.

Se även