Grundinställningar för fakturor

I den här artikeln

För att kunna skapa fakturor i Opter måste man först skapa nummerserier för de olika typerna av fakturor som ni kommer att använda, och sedan knyta nummerserien till fakturatyperna i Opter. Därefter ställer man in vilken rapport (mall) som ska användas som standard för fakturor, och om man vill göra undantag och använda andra rapporter för påminnelser och särskilda fakturatyper. Det går även att välja om fraktsedlar ska skrivas ut tillsammans med fakturan, och hur bifogade filer ska behandlas när fakturan skrivs ut.

Nedan visas även hur man ställer in fakturadesign för kontor, om man vill göra undantag och använda andra fakturadesigner för vissa kunder och litteror.

Instruktioner för hur man skapar fakturor finns i Fakturera.

Steg 1: Skapa nummerserie för olika fakturatyper

Skapa fakturanummerserier för till exempel vanliga fakturor, kreditfakturor, räntefakturor, manuella fakturor och kickbackfakturor. Mer information finns i Fakturanummerserier, fönster.

Det går bra att återanvända samma nummerserie till flera fakturatyper, men om man gör det blir det svårare att jobba med olika typer av fakturor parallellt eftersom det inte får bli luckor i numreringen. Du kommer till exempel inte att kunna ta bort en Manuell faktura om det finns senare vanliga fakturor i samma nummerserie.

Klicka på Ekonomi > Fakturor > Fakturanummerserier.
Klicka på för att skapa en ny fakturanummerserie. Ge nummerserien ett beskrivande Namn, till exempel ”Räntefaktura”.
Välj nummerintervall för serien i fälten Startnummer och Sista nummer, till exempel ”700001” och ”800000”.

Se till att nummerserien är tillräckligt lång så att den inte krockar med gamla fakturor ur en annan serie i framtiden.
I fritextfältet Beskrivning kan du beskriva fakturanummerserien om du vill. Beskrivningen visas inte någon annanstans än här.
Klicka på för att spara alla ändringar.
Repetera steg 2-5 ovan för att skapa nummerserier för varje fakturatyp som ni använder.

Steg 2: Ställa in nummerserie för en fakturatyp

Ställ in vilken fakturanummerserie en viss fakturatyp ska använda, till exempel, fakturatypen ”Kickbackfaktura” ska använda den fakturanummerserien som du har skapat för Kickbackfakturor. Mer information finns i Fakturatyper, fönster.

Klicka på Ekonomi > Fakturor > Fakturatyper.
Klicka på fakturatypen i listan till vänster, till exempel Kickbackfaktura.
Om ni vill ha arkivprefix på den här typen av faktura, ange det i fältet Arkivprefix. Till exempel ”2023”.
I listrutan Nummerserie väljer du den fakturanummerserie som den här typen av faktura ska använda.
Om du vill att fakturanummerserien i listrutan Nummerserie ovanför tabellen ska gälla för alla regioner, så väljer du [Ingen] i kolumnen Fakturanummerserie för alla dina regioner. ([Ingen] är redan förvalt).

Om du vill ställa in olika fakturanummerserier för olika regioner så gör du det i tabellen med hjälp av listrutan i kolumnen Fakturanummerserie.

Det är bara lämpligt att ställa in olika fakturanummerserier för olika regioner om du jobbar med flera olika företag (juridiska enheter) i ett och samma Opter-system.Mer information finns iKontor och regioner, och det finns en kryssrutan Separata fakturanummerserier för regioner på fliken Fakturainställningar i kontorsinställningarna.
I fritextfältet Fakturatext kan du beskriva fakturatypen om du vill. Texten är tillgänglig för utskrift men används inte i standardutseendet.
Klicka på för att spara alla ändringar.
Repetera steg 2-7 ovan för att knyta en fakturanummerserie till varje fakturatyp som ni ska använda.

Steg 3: Ställa in design för en fakturatyp

Ställ in vilken rapport (mall) som ska användas som standard, och om du vill göra undantag och använda andra rapporter för påminnelser och särskilda fakturatyper. Du kan även välja om fraktsedlar ska skrivas ut tillsammans med fakturan, och hur bifogade filer ska behandlas när fakturan skrivs ut. Mer information finns i Fakturadesign, fönster.

Klicka på Ekonomi > Fakturor > Fakturadesign.
I listan till vänster i fönstret Fakturadesign klickar du på den fakturadesign du vill göra inställningar för. Om du vill skapa en ny fakturadesign så klickar du på och ger fakturadesignen ett Namn och väljer en Standardrapport.

Om du vill lägga till en ny rapport eller ändra i en befintlig, klicka på . Mer information finns i Rapporter (fönster).
Om du vill göra undantag för påminnelser och särskilda fakturatyper så använder du fälten i kolumnerna Rapport, Specifikation, Bilagor och Skriv ut fraktsedlar i tabellen. Du kan till exempel välja en annan rapport för räntefakturor, välja om fraktsedlar ska skrivas ut tillsammans med fakturan, och hur bifogade filer ska behandlas när fakturan skrivs ut. Mer information finns i Fakturadesign, fönster.
Klicka på för att spara alla ändringar.

Steg 4: Ställa in fakturadesign för kontor, kund och littera

Ställ in vilken fakturadesign som ska användas som grundinställning för kontoret, därefter kan du göra undantag för vissa kunder och vissa litteror.