Betalningspåminnelser

I den här artikeln

För att kunna skapa en betalningspåminnelse måste följande kriterier gälla:

Fakturan finns i Opter.
Ni registrerar betalningar i Opter.

Betalningspåminnelser i Opter är just bara påminnelser, som innehåller samma belopp som den ursprungliga faktura som de påminner om. Eventuella påminnelseavgifter skapas separat tillsammans med dröjsmålsräntor. Mer information finns i Dröjsmålsränta och påminnelseavgift.

Steg 1: Skapa betalningspåminnelser

För att skapa betalningspåminnelser för fakturor, gör så här:

Klicka på Ekonomi > Fakturor > Betalningspåminnelser.
Klicka på Skapa. Ställ in vilka påminnelser som ska skapas och efter hur många dagar. För beskrivning av inställningarna, se Inställningarna i fönstret Betalningspåminnelser nedan.

När det finns tre påminnelser kommer det inte att skapas några nya. Om du vill skicka Påminnelse 3 igen så markerar du kryssrutan Skapa påminnelse 3 även om den redan finns sedan tidigare och klickar på Skapa. Du kan skapa Påminnelse 3 hur många gånger du vill.
Klicka på knappen Skapa längst ner för att skapa påminnelserna.

Inställningarna i fönstret Skapa påminnelser

Funktion	Förklaring
Datum	Påminnelsedatum, en notering om när påminnelsen skapades.
Region	Om du vill skapa påminnelser för en viss region, välj region.
Skapa påminnelse 1	Om du vill att Påminnelse 1 ska skapas, kontrollera att kryssrutan är markerad och ange efter hur många dagar påminnelsen ska skapas. Till exempel, om du vill att Påminnelse 1 ska skapas 10 dagar efter en fakturas förfallodatum så anger du ”10” i fältet. Normalt låter man det gå några dagar efter förfallodatum för att ta höjd för att betalningen kan vara försenad av tekniska eller administrativa skäl.
Skapa påminnelse 2	Om du vill att Påminnelse 2 ska skapas, kontrollera att kryssrutan är markerad och ange efter hur många dagar påminnelsen ska skapas. Till exempel, om du vill att Påminnelse 2 ska skapas 20 dagar efter en fakturas förfallodatum så anger du ”20” i fältet. Påminnelserna skapas i ordning, det vill säga Påminnelse 2 skapas inte om det inte redan finns en Påminnelse 1.
Skapa påminnelse 3	Om du vill att Påminnelse 3 ska skapas, kontrollera att kryssrutan är markerad och ange efter hur många dagar påminnelsen ska skapas. Till exempel, om du vill att Påminnelse 3 ska skapas 30 dagar efter en fakturas förfallodatum så anger du ”30” i fältet. Påminnelserna skapas i ordning, det vill säga Påminnelse 3 skapas inte om det inte redan finns en Påminnelse 2. Påminnelse 3 används ofta som underlag för att skicka fakturan till inkasso snarare än till kund.
Skapa påminnelse 3 även om den redan finns sedan tidigare	Markera kryssrutan om du vill skapa Påminnelse 3 en gång till. Du kan skapa Påminnelse 3 hur många gånger du vill. Påminnelserna skapas i ordning, det vill säga den här kryssrutan har ingen mening om inte Påminnelse 1, Påminnelse 2 och Påminnelse 3 redan har skapats.
Skapa	Klicka på knappen för att skapa påminnelserna.
Stäng	Klicka på knappen för att stänga fönstret. Om du har gjort inställningar så sparas de inte.

Steg 2: Granska betalningspåminnelser

Påminnelserna skapas i en mapp, ett påminnelsetillfälle. Så länge tillfället inte är stängt kan du skapa och även ta bort påminnelser som du inte vill skicka. Du kan också ta bort hela tillfället så länge det inte är stängt. Det går med andra ord bra att skapa påminnelser för att testa, och sedan ta bort dem helt.

I övre delen av fönstret listas påminnelsetillfällen. I nedre delen av fönstret listas påminnelserna som ingår i det markerade tillfället.

När du har granskat betalningspåminnelserna och tagit bort de som inte ska skickas ut kan du stänga tillfället genom att klicka på Stäng. Då kan du inte längre ta bort påminnelserna och funktionen för att exportera betalningspåminnelserna blir tillgänglig.

Steg 3: Exportera eller skriv ut betalningspåminnelser

För att du ska kunna exportera betalningspåminnelser måste kryssrutan Skicka inte påminnelser (som kan skickas för vissa exporter) i fönstret Fakturaexport vara avmarkerad.

Vilka exporter som kan göras beror på fakturaexportinställningarna. Export av betalningspåminnelser fungerar på samma sätt som export av fakturor och avräkningsnotor.

För att exportera alla påminnelser i ett tillfälle, markera ett tillfälle och klicka på Exportera eller Skriv ut alla, beroende på vad du vill göra. Du kan också högerklicka på tillfället och välja vad du vill göra i snabbmenyn.

Om en och samma kund har många fakturor som förfallit till betalning kan du skicka ett kontoutdrag istället för att skicka många separata betalningspåminnelser.

Klicka på Ekonomi > Fakturor > Kontoutdrag. Där kan du hämta kontoutdrag. Dessa kan utformas som betalningspåminnelser genom att du redigerar rapporten för kontoutdraget.