Skicka PDF-fakturor via e-post

I den här artikeln

Du kan skicka fakturor i PDF-format via e-post med hjälp av funktionen fakturaexport.

Steg 1: Skapa en fakturaexport

För att skapa en ny fakturaexport eller för att kontrollera om det redan finns en fakturaexport av typen PDF, gör så här:

Klicka på Ekonomi > Fakturor > Fakturaexport.
Titta i listan till vänster om det redan finns en fakturaexport av typen PDF. Kontrollera i så fall att den är inställd som det beskrivs här.

Om det inte finns någon fakturaexport av typen PDF skapar du en ny genom att klicka på och ge fakturaexporten ett namn (till exempel ”PDF-fakturor via e-post”).
Välj PDF i listrutan Typ.
Skriv ”-” (bindestreck) i fältet Encoding.
Om du vill spara kopior av PDF-fakturorna i en mapp i ert lokala system, så anger du sökvägen till mappen i fältet Arkiveringsmapp.
Om du vill minska PDF-filens storlek markerar du Minska PDF filstorlek.

Filstorleken minskas genom att all textformatering (fetstil, kursivt, understruket) tas bort, och genom att teckensnittet ändras till ett som använder mindre lagringsutrymme. Hur mycket filstorleken minskar beror alltså bland annat på hur mycket formatering den innehåller.Högerklicka, konvertera till text (eller Ctrl + skift + F6) och skriv sedan texten här.
På fliken Filöverföring, välj e-post i listrutan Metod.
I listrutan Meddelande väljer du vilken rapport/mall du vill använda för e-postmeddelandet som ska innehålla fakturan. Mer information om hur du skapar en ny rapport för e-postmeddelanden finns i Skapa rapporter för aviseringar.
Om ni använder Outlook för e-post kan du markera kryssrutan Använd Outlook. Då kan du se skickade fakturor i mappen Skickat i Outlook.

Om du inte markerar kryssrutan kan du se skickad e-post i Opter om du har markerat Logga meddelanden på fliken Servrar i kontorsinställningarna. Klicka på Hjälp > Diagnostik > Emailloggar för att se skickad e-post.
Klicka på för att spara alla ändringar.

Steg 2: Lägga till fakturaexporten i fakturaexportinställningarna

För att skapa en ny fakturaexportinställning eller för att kontrollera om det redan finns en fakturaexportinställning för PDF-fakturor via e-post, gör så här:

Klicka på Ekonomi > Fakturor > Fakturaexportinställningar.
Titta i listan till vänster om det redan finns en fakturaexportinställning för PDF-fakturor via e-post. Kontrollera i så fall att den är inställd som det beskrivs här.

Om det inte finns någon fakturaexportinställning för PDF-fakturor via e-post skapar du en ny genom att klicka på och ge fakturaexportinställningen ett namn (till exempel ”PDF-fakturor via e-post”).
I rutan Exporter, markera kryssrutan ”PDF-fakturor via e-post” (eller det namn du gav fakturaexporten i steget ovan).
Klicka på för att spara alla ändringar.
Välj vilken av fakturaexporterna som ska vara standard. För att välja till exempel ”PDF-fakturor via e-post” som standard, markera ”PDF-fakturor via e-post” i listan till vänster och klicka på i verktygsfältet.

Om du vill ställa in vilken fakturaexport som gäller för en viss kund, se Steg 3: Ställa in vilka kunder som ska faktureras med PDF-faktura via e-post.
Klicka på för att spara alla ändringar.

Steg 3: Ställa in vilka kunder som ska faktureras med PDF-faktura via e-post

I steget ovan har vi ställt in vilken fakturaexport som ska vara standard. Om du vill ställa in en viss fakturaexport (det vill säga ”PDF-fakturor via e-post”) för en specifik kund, och för att ange e-postadress för fakturaexporten, gör så här:

Klicka på Register > Kunder och sök fram kunden som du vill göra inställningen för.
På fliken Faktureringsuppgifter, välj till exempel ”PDF-fakturor via e-post” i listrutan Fakturaexportinställning.
Skriv in e-postadresserna till de personer som ska ta emot fakturan hos kunden fältet E-post fakturaexport. Om du vill ange flera adresser avgränsar du dem med semikolon utan mellanslag, till exempel ”abc@företag.com;def@företag.com” och så vidare.
Klicka på för att spara alla ändringar.

Steg 4: Exportera PDF-fakturor via e-post

Du kan exportera PDF-fakturor från Opter via e-post till de kunder du ställt in det för i samband med att du stänger en fakturaperiod, eller i efterhand då du kan välja om du vill exportera hela fakturaperioder eller enskilda fakturor.

För att exportera en faktura eller fakturaperiod via e-post till de kunder du ställt in det för, gör så här:

Klicka på Ekonomi > Fakturor > Fakturor.
Markera den faktura eller fakturaperiod du vill exportera, högerklicka och välj Exportera.
Klicka på Exportera och skicka längst ner i fönstret.

PDF-fakturorna skickas via e-post till de kunder du ställt in det för.