Skicka PDF-avräkningar via e-post

I den här artikeln

Med hjälp av funktionen avräkningsexport så kan du göra följande:

Skicka avräkningar i PDF-format via e-post.
Spara kopior av avräkningarna i PDF-format i en mapp i ert lokala system.

Steg 1: Skapa en avräkningsexport

För att skapa en ny avräkningsexport eller för att kontrollera om det redan finns en avräkningsexport av typen PDF, gör så här:

Klicka på Ekonomi > Avräkningar > Avräkningsexport.
Titta i listan till vänster om det redan finns en avräkningsexport av typen PDF. Kontrollera i så fall att den är inställd som det beskrivs här.

Om det inte finns någon avräkningsexport av typen PDF skapar du en ny genom att klicka på och ge avräkningsexport ett namn (till exempel ”PDF-avräkningar via e-post”).
Välj PDF i listrutan Typ.
Skriv ”-” (bindestreck) i fältet Encoding.
Om du vill spara kopior av avräkningarna i PDF-format i en mapp i ert lokala system, så anger du sökvägen till mappen i fältet Arkiveringsmapp.
På fliken Filöverföring, välj e-post i listrutan Metod.
I listrutan Meddelande väljer du vilken rapport/mall du vill använda för e-postmeddelandet som ska innehålla avräkningen. Mer information om hur du skapar en ny rapport för e-postmeddelanden finns i Skapa rapporter för aviseringar.
Om ni använder Outlook för e-post kan du markera kryssrutan Använd Outlook. Då kan du se skickade avräkningar i mappen Skickat i Outlook.

Om du inte markerar kryssrutan kan du se skickad e-post i Opter om du har markerat Logga meddelanden på fliken Servrar i kontorsinställningarna. Klicka på Hjälp > Diagnostik > Emailloggar för att se skickad e-post.
Välj om du vill markera kryssrutan Använd e-postadressen i kontorsinställningarna som avsändare.

Om du markerat kryssrutan Använd Outlook ovan, och inte markerar kryssrutan Använd e-postadressen i kontorsinställningarna som avsändare, så används din egen e-postadress i Outlook som avsändare.

Steg 2: Lägg till avräkningsexporten i en avräkningsexportgrupp

För att skapa en ny avräkningsexportinställning (det vill säga grupp av exporter) eller för att kontrollera om det redan finns en avräkningsexportinställning där PDF-avräkningar via e-post ingår, gör så här:

Klicka på Ekonomi > Avräkningar > Avräkningsexportinställningar.
Titta i listan till vänster om det redan finns en avräkningsexportinställning (grupp av exporter) där PDF-avräkningar via e-post ingår. Kontrollera i så fall att den är inställd som det beskrivs här.

Om det inte finns någon avräkningsexportinställning där PDF-avräkningar via e-post ingår skapar du en ny genom att klicka på och ge den ett namn (till exempel ”PDF-avräkningar via e-post och avräkningsexport till Fortnox”).
Markera kryssrutorna för de exporter som ska ingå i gruppen, till exempel ”PDF-avräkningar via e-post” och ”Avräkningsexport till Fortnox”.
Klicka på för att spara alla ändringar.
Välj vilken av avräkningsexportinställningarna (exportgrupperna) som ska vara standard. Det gör du i kontorsinställningarna på fliken Avräkning, genom att välja till exempel ”PDF-avräkningar via e-post och avräkningsexport till Fortnox” i listrutan Avräkningsexport.

Om du vill ställa in vilken avräkningsexportinställning (grupp av exporter) som gäller för en viss åkare eller underleverantör, se Steg 3: Ställa in vilka åkare och underleverantörer som ska få avräkningar i PDF-format via e-post nedan.
Klicka på för att spara alla ändringar.

Steg 3: Ställ in vilka åkare och underleverantörer som ska få avräkningar i PDF-format via e-post

I steget ovan har vi ställt in vilken avräkningsexportinställning (grupp av exporter) som ska vara standard. Om du vill ställa in en viss avräkningsexportinställning för en viss åkare eller underleverantörer, och för att ange e-postadress för avräkningsexporten, gör så här:

Klicka på Register > Åkare eller Register > Underleverantörer.
Sök fram åkaren eller underleverantören som du vill göra inställningen för.
Klicka på fliken Allmänt och kontrollera att e-postadressen är korrekt i fältet E-post i rutan Kontaktinformation.

Om du vill ange flera adresser avgränsar du dem med semikolon utan mellanslag, till exempel ”abc@företag.com;def@företag.com” och så vidare.
Klicka på fliken Prissättning och avräkning och välj avräkningsexportinställning i listrutan Avräkningsexport i rutan Avräkning, till exempel ”PDF-avräkningar via e-post och avräkningsexport till Fortnox”.
Klicka på för att spara alla ändringar.

Steg 4: Exportera avräkningarna

Du kan exportera avräkningar i PDF-format från Opter via e-post till de åkare och underleverantörer du ställt in det för i samband med att du stänger en avräkningsperiod, eller i efterhand då du kan välja om du vill exportera hela avräkningsperioder, men inte enskilda avräkningar.

För att exportera en avräkning eller avräkningsperiod via e-post till de åkare och underleverantörer du ställt in det för, gör så här:

Klicka på Ekonomi > Avräkningar > Avräkningsnotor.
Markera den avräkningsperiod du vill exportera, högerklicka och välj Exportera.
Klicka på Exportera och skicka längst ner i fönstret.

Avräkningar skickas i PDF-format via e-post till de åkare och underleverantörer du ställt in det för.

Om du har ställt in det så att avräkningsexportinställningen (gruppen) innehåller fler exporter, så utförs de exporterna också, till exempel avräkningsexport till Fortnox. Om du inte vill att en viss export ska utföras avmarkerar du kryssrutan för den exporten innan du trycker på Exportera och skicka.

Kopior av avräkningarna i PDF-format sparas i en mapp i ert lokala system, om du angett en sökvägen till mappen i fältet Arkiveringsmapp i fönstret Avräkningsexport. (Instruktioner finns i Steg 1: Skapa en avräkningsexport ovan.)