Kontroll av externa avräkningar

Att kontrollera externa avräkningar innebär att man hämtar information om avräkningar som en samarbetspartner har skapat. Dessa externa avräkningar importeras och matchas mot existerande ordrar med hjälp av fraktsedelsnummer eller ordernummer. De externa avräkningarna kan visas som intäkter på ordrarna i ordermottagningen eller orderkontrollen.

Fördelar

• Du kan kontrollera att en order blivit avräknad, eftersom du ser avräkningarna matchade mot fraktsedelsnummer eller ordernummer.

• Du kan se vilka avräkningar som inte matchar mot något fraktsedelsnummer eller ordernummer. Om en avräkning inte automatiskt har matchats med ett ordernummer, kan du manuellt skriva in ordernumret.

• Du kan se vilket belopp du har avräknats. Du kan se vilka avräkningar som är delvis betalda, och vilka som är helt betalda.

• Du kan se din förväntade intäkt på ordern i fönstret Externavräkningskontroll i kolumnen Förväntat belopp och du kan se skillnaden mellan Förväntat belopp och Totalbelopp i kolumnen Skillnad. Detta gör att du kan jämföra och kontrollera att du har fått ett rimligt belopp.

• Du kan ta fram en lista på ordrar ni har utfört, men som inte kommit med på avräkningen. De externa avräkningarna kan visas som intäkter på ordrarna i ordermottagningen eller orderkontrollen.

Förutsättningar

För att kunna importera och kontrollera externa avräkningar behöver du en OpterLink eller en EDI-koppling med din samarbetspartner:

• OpterLink (även kallat K2 Link). Om din samarbetspartner har Opter, kanske ni redan har ett partnerskap. Det ser du i trafikledningen på panelen Opter Link till höger, klicka på Partnerskap. Om ni inte redan har ett partnerskap kan du göra en förfrågan om ett nytt partnerskap. För instruktioner se Skapa en OpterLink-koppling med en samarbetspartner.

  Extern avräkningskontroll ingår inte i standardinställningarna för OpterLink. Om du och din samarbetspartner vill lägga till funktionalitet utöver standardinställningarna för OpterLink, beställ det av EDI-avdelningen på . EDI-teamet behöver en beskrivning av hur ni vill att det ska fungera och godkännande från båda parter. För information om kostnad för EDI-arbete, se ditt avtal med Opter.

• EDI-koppling. Om din samarbetspartner inte har Opter kan man sätta upp en EDI-koppling mellan er för att kunna göra extern avräkningskontroll. Därefter kan du importera filer med avräkningar från din samarbetspartner. Filerna måste ha något av formaten XML, EDIFACT, CSV eller JSON.

  Om din samarbetspartner inte har Opter kan man koppla ihop era system med en EDI-koppling. Den avdelning som arbetar med överföringar av data till och från andra system hos oss är Opter EDI. EDI-teamet behöver en beskrivning av hur ni vill att det ska fungera och godkännande från båda parter. Kontakta EDI-teamet på för mer information om EDI-kopplingar. För information om kostnad för EDI-arbete, se ditt avtal med Opter.

Steg 1 (valfritt): Visa externa avräkningar som intäkter på ordrar i ordermottagningen eller orderkontrollen

För att externa avräkningar ska visas i ordermottagningen eller orderkontrollen behöver du göra följande inställningar:

Steg 2: Kontrollera externa avräkningar

Steg 3: Spara importerade externa avräkningar

Du kan välja att spara importerade avräkningarna, då visas de sparade avräkningarna i fönstret Externavräkningskontroll när du söker efter externa avräkningar för datumet eller perioden då de sparades. Gör så här för att spara importerade externa avräkningar:

1. Markera kryssrutan för avräkningen i kolumn Spara i fönstret Externavräkningskontroll.

2. Klicka på för att spara alla ändringar.

Manuellt lägga till rader i listan med externa avräkningar

Om du manuellt vill lägga till rader i listan som visar externa avräkningar på en order i ordermottagningen, gör så här:

1. I ordermottagningen i rutan Extern avräkning, klicka på den tomma raden längst ner i listan.

2. Skriv beloppet i kolumnen Belopp.

   När du har skrivit in beloppet i kolumnen summeras beloppen för alla rader i listan och summan visas i fältet Belopp ovanför listan. Det finns dock ett undantag. Om du manuellt har skrivit in ett belopp i fältet Belopp ovanför listan, så är det istället det manuellt angivna beloppet som kommer att visas i fältet Belopp och även i orderkontrollen i kolumnen Extern avräkning - belopp.

   Om beloppet i fältet Belopp är kursivt visar det summan av de externa avräkningarna på ordern. Om beloppet står med vanlig text (det vill säga inte kursivt) har beloppet angetts manuellt. Mer information finns i Extern avräkning, ordermottagningen.

3. Opter föreslår dagens datum i kolumnen Datum, men om du vill kan du själv skriva in ett annat datum.

4. Om du vill kan du skriva in ett avräkningsnummer i kolumnen Avräkningsnummer. Det behövs inget avräkningsnummer, men det kan vara ett sätt att hålla reda på var pengarna kommer från.

5. Klicka på för att spara alla ändringar.

Ta bort rader i listan med externa avräkningar

Om du vill ta bort rader i listan som visar externa avräkningar på en order i ordermottagningen, gör så här:

1. I ordermottagningen i rutan Extern avräkning, klicka längst till vänster på raden så att raden markeras, tryck sedan på tangenten Delete.

   Raden är nu borttagen.

   Beloppet i fältet Belopp (ovanför listan) räknas automatiskt om så att fältet Belopp visar summan av alla rader som finns i listan med externa avräkningar. Det finns dock ett undantag. Om du manuellt har skrivit in ett belopp i fältet Belopp ovanför listan, så är det fortfarande det manuellt angivna beloppet som kommer att visas i fältet Belopp och även i orderkontrollen i kolumnen Extern avräkning - belopp.

   Om beloppet i fältet Belopp är kursivt visar det summan av de externa avräkningarna på ordern. Om beloppet står med vanlig text (det vill säga inte kursivt) har beloppet angetts manuellt. Mer information finns i Extern avräkning, ordermottagningen.

2. Klicka på för att spara alla ändringar.

Se även