Avräkningsavdrag som fakturor

Påslag eller avdrag på kommande avräkningar kan läggas in som fördefinierade avräkningspåslag. De flesta fördefinierade avräkningspåslag är i själva verket avdrag, det vill säga negativa påslag. Det kan till exempel vara för arbetskläder, eller hyra av terminal. Summan av påslagen och avdragen läggs till eller dras av från beloppet som ska betalas ut till åkaren. Avdragen konteras som försäljning och påslagen konteras som kostnader.

Avräkningsavdragen kan också hanteras via ordrar som faktureras åkaren/underleverantören precis som vanliga kundfakturor. Fakturorna betalas av åkaren/underleverantören genom att summan på fakturan automatiskt dras av på nästa avräkning. Fakturan registreras automatiskt som betald när fakturaperioden stängs.

En fördel med att skapa fakturor istället för att lägga in avdrag på avräkningen är att åkaren/underleverantören får en tydlig specifikation. En annan fördel med ordrar är att det går att läsa in kostnader för åkare/underleverantörer från ett annat system, som vanliga EDI-ordrar.

Steg 1: Lägg till åkaren/underleverantören som kund

För att det ska gå att skapa en order och fakturera den måste åkaren/underleverantören finnas som kund i systemet, så börja med att lägga till åkaren/underleverantören som kund och fyll i alla obligatoriska uppgifter.

För att automatiken ska fungera går du sedan till fliken Faktureringsuppgifter och knyter ihop kundregistret och åkarregistret/underleverantörsregistret genom att välja åkaren/underleverantören i någon av listrutorna Åkare/Underleverantör.

Steg 2: Ställ in avräkningsavdrag via faktura

Klicka på Inställningar > Kontor och gå till fliken Fakturabetalning. Välj sedan ett avräkningspåslag med 0 % moms i listrutan Typ av avräkningspåslag. Försäljningskontot för den valda momssatsen ska vara det balanskonto som de väntande skulderna ska bokföras på.

Steg 3: Registrera en order, fakturera och avräkna

Registrera en order som vanligt med åkaren/underleverantören som kund. När ordern faktureras skapas en avräkningsjustering med summan på fakturan, och på själva fakturan står det ”Dras av från avräkningen” istället för ”Att betalas” (eller liknande).

Nästa gång åkaren/underleverantören avräknas dras summan för fakturorna av från avräkningen med hänvisning till fakturanumren. Åkaren/underleverantören behöver alltså inte göra något aktivt för att betala fakturan, och fakturan registreras som betald automatiskt när fakturaperioden stängs.

Steg 4: Kontrollera konteringen

Exempel på kontering vid avdrag via faktura, betalning av avdrag och avräkning.

Faktura

Konto	Debet	Kredit
1511 Kundfordringar	1 250
3010 Försäljning		1 000
2611 Utgående moms		250

Betalning

Kontot XXXX väljs på avräkningspåslaget (se steg 2 ovan).

Konto	Debet	Kredit
1511 Kundfordringar		1 250
XXXX Skuldsaldo	1 250

Avräkning

Konto	Debet	Kredit
2400 Leverantörsskulder		10 000
2400 Leverantörsskulder	1 250
XXXX Skuldsaldo		1 250

Se även

• Avräkningsjusteringar

• Ta emot fakturor från underleverantörer och åkare