Lägga till nya kostnadsartiklar i kostnadskontrollen

Du kan ställa in så att kostnadsartiklar skapas automatisk för specifika åkare och underleverantörer, men det är inte alltid man vet vilken åkare eller underleverantör som utför transporterna. När du får en faktura från en åkare eller underleverantör har du därför möjlighet att manuellt föra in kostnader från fakturan genom att använda kostnadskontrollen.

I kostnadskontrollen kan du söka upp befintliga kostnadsartiklar. Du kan även skapa nya kostnadsartiklar och lägga till på en befintlig order.

Förutsättningar

För att kunna lägga till nya kostnadsartiklar så måste kolumnen Artikel vara synlig. Kontrollera gärna att även kolumnerna Ordernr, Fraktsedelsnr, Avsändarreferens, Lev.fakturanr, Lev.fakturadatum, Lev.faktura klar, Artikelbeskrivning, Resurs - artikel, Kostnad (artikel), Verklig kostnad, Förväntad kostnad och Valuta är synliga, om du vill ha det så.

Instruktioner för hur du ställer in vilka kolumner som visas i kostnadskontrollen finns i Kolumner i kostnadskontrollen.

Information om vad de olika kolumnerna i kostnadskontrollen innehåller finns i Kostnadskontroll, fönster.

Steg 1: Lägga till nya kostnadsartiklar på en befintlig order

Om du manuellt vill föra in kostnader från leverantörsfakturor och koppla dem till befintliga kostnadsartiklar eller skapa nya kostnadsartiklar, gör så här:

1. Klicka på Order > Kostnadskontroll.

2. Under Sökinställningar på fliken Vanliga sökalternativ, skriv in Ordernummer, Fraktsedelsnr eller Avsändarreferens. Klicka på Sök.

   I listan visas eventuella kostnadsartiklar som redan finns på ordern. Om ingen befintlig kostnadsartikel finns så kommer Opter automatiskt att skapa en ny kostnadsartikelrad.

3. Om de rätta kostnadsartiklarna redan finns i listan, kan du föra in kostnader på dem.

4. Om du vill lägga till en ny kostnadsartikelrad, klicka på Klicka här för att lägga till en ny rad.. Knappen ligger under sista tabellraden som visas i fönstret. Knappen är lika bred som fönstret.

   En ny rad skapas och får automatiskt de senast inskrivna värdena i kolumnerna Resurs - artikel, Lev.fakturanr och Lev.fakturadatum för att effektivisera arbetet i kostnadskontrollen.

5. För att fylla i en ny kostnadsartikelrad, börja med att välja den kostnadsartikel som du vill lägga till i kolumnen Artikel. Därefter blir övriga artikelfält redigerbara.

   För att effektivisera arbetet i kostnadskontrollen markeras kryssrutan i kolumnen Lev.faktura klar automatiskt när du skapar en ny kostnadsartikel, (eftersom man alltid markerar den kryssrutan när man har gjort klart en kostnadsartikel och fyllt i uppgifterna för den).

6. Klicka på för att spara alla ändringar.

Steg 2: Kontrollera att alla kostnadsartiklar är inlagda

När du har lagt in alla kostnadsartiklar för samtliga ordrar som hör till en leverantörsfaktura så kan du om du vill kontrollera att alla kostnadsartiklar verkligen har blivit inlagda. Gör så här:

1. I kostnadskontrollen under Sökinställningar, klicka på fliken Vanliga sökalternativ och markera kryssrutan Klara leverantörsfakturor.

2. Klicka på fliken Fler sökalternativ och ange leverantörsfakturans nummer i fältet Leverantörsfakturanr.

3. Klicka på Sök.

   I listan visas alla kostnadsartiklar som är klara för den leverantörsfakturan.

Se även