Senast uppdaterad: 2024-06-12

Avräkningsjusteringar

När du avräknar åkare och underleverantörer får de betalt enligt resurspriset på de ordrar de har utfört. Om du vill lägga till eller dra av pengar från en avräkning, till exempel om ni hyr terminalplats av åkaren, eller om åkaren hyr terminalplats av er, kan du göra påslag eller avdrag på avräkningen för den hyran. Summan av påslagen och avdragen läggs till eller dras av från beloppet som ska betalas ut till åkaren. Sådana justeringar kan göras på tre sätt:

• Regelbundet: Du sätter upp ett schemalagt avräkningspåslag. Påslaget skapas enligt schemat och läggs på nästa gång åkaren/underleverantören avräknas.

• Enstaka: Om ett påslag/avdrag uppstår innan det är dags att avräkna kan du lägga in den justeringen i förhand som ett fördefinierat avräkningspåslag, så läggs det på nästa gång åkaren/underleverantören avräknas. På så sätt slipper du komma ihåg att du ska göra påslaget/avdraget när du gör avräkningen.

• Direkt på avräkningen: I samband med att du skapar avräkningar kan du lägga in påslag/avdrag direkt på en avräkning i en öppen avräkningsperiod.

Avräkningsjusteringarna kan exporteras till Excel (se Exportera fördefinierade avräkningspåslag till Excel).

Typer av avräkningsjusteringar

För att det ska gå att göra några avräkningsjusteringar över huvud taget måste det finnas justeringstyper. I justeringstypen ställer du in momssats, kontering och namn på avräkningsjusteringarna. Du kan antingen ha en justeringstyp för varje post som du vill göra påslag för, till exempel ”Hyra av terminal”, ”Arbetskläder” och ”Drivmedel”, eller så kan du skapa en typ för varje momssats.

Så här skapar du en justeringstyp:

1. Klicka på Ekonomi > Avräkningar > Tilläggstyper för notor.

2. Fyll i formuläret och eventuell särskild kontering som ni vill använda för justeringarna.

   • Påslag konteras som transportkostnader eftersom det är extra pengar som åkaren/underleverantören får.

   • Avdrag konteras som transportförsäljning eftersom det är ersättning för varor/tjänster som ni har tillhandahållit.

Mer information om de enskilda fälten, till exempel rapporttaggar, finns i Tilläggstyper för avräkningsnotor (fönster).

Schemalagda avräkningspåslag

Schemalagda avräkningspåslag sätts upp för en särskild åkare/underleverantör i fönstret Fördefinierade avräkningspåslag.

Påslaget skapas enligt schemat och läggs sedan på på avräkningen nästa gång åkaren/underleverantören avräknas. Om ni avräknar en gång per månad schemalägger ni påslaget så att det skapas en gång i månaden. Om ni avräknar en gång per vecka schemalägger ni påslaget så att det skapas en gång i veckan. På så sätt läggs det på automatiskt på varje avräkning.

Om ett schemalagt påslag inte avräknas en gång sparas det och avräknas nästa gång den resursen avräknas. Du kan se de justeringar som har skapats men ännu inte har lagts på på någon avräkning genom att välja Icke avräknade i sökrutan och klicka på Sök.

Så här schemalägger du en avräkningsjustering:

1. Klicka på Ekonomi > Avräkningar > Fördefinierade avräkningspåslag.

2. Fyll i formuläret och markera Schemalagd.

   Det är inte obligatoriskt att välja en resurs när du schemalägger ett avräkningspåslag, men om du inte gör det kommer påslaget att skapas varje gång enligt schemat, men sen aldrig läggas in på någon avräkning.

3. Klicka på Schema och konfigurera schemat. Mer information och exempel finns i Skapa schemamallar. Artikeln handlar om schemalagda ordrar, men gäller även fördefinierade avräkningspåslag.

Mer information om de enskilda fälten finns i Fördefinierade avräkningspåslag (fönster).

Exempel

Budfirman avräknar sina åkare den 25:e varje månad. En av åkarna hyr terminalplats som ska betalas varje månad. Budfirman sätter därför upp ett schemalagt avräkningspåslag som skapas den 20:e varje månad. Avdraget läggs på automatiskt när åkaren avräknas den 25:e.

I juli var Budfirman tvungna att avräkna redan den 19:e eftersom alla skulle på semester. Avdraget för hyran hade då inte skapats och kom därför inte med på den avräkningen. Avdraget för juli, som skapas den 20 juli, sparas till nästa gång resursen avräknas, den 25 augusti. Då har det även skapats ett avdrag för augustihyran den 20 augusti, vilket innebär att det blir två avdragsposter för hyran på avräkningen den 25 augusti.

Enstaka fördefinierade avräkningspåslag

Det går också att lägga in enstaka avräkningsjusteringar när de uppstår, så behöver du inte komma ihåg att de ska göras manuellt när du gör avräkningen. Justeringen läggs in på samma sätt i Fördefinierade avräkningspåslag, med den skillnaden att du inte schemalägger justeringen. Påslaget skapas därför bara en gång.

Så här lägger du till en enstaka justering i förväg:

1. Klicka på Ekonomi > Avräkningar > Fördefinierade avräkningspåslag.

2. Fyll i formuläret men se till att inte markera Schemalagd.

Mer information om de enskilda fälten finns i Fördefinierade avräkningspåslag (fönster).

Exempel

Budfirman har sålt särskilda arbetskläder till en av sina åkare den 12 juni. Eftersom det är två veckor tills åkaren ska avräknas den 25 juni lägger de in avdraget för kläderna som ett enstaka fördefinierat avräkningspåslag direkt den 12 juni, så slipper de komma ihåg att avdraget ska göras när avräkningen skapas. Avdraget görs bara nästa gång åkaren avräknas eftersom det inte är schemalagt. Avdraget skapas alltså inte automatiskt i juni.

Avräkningsjusteringar direkt på avräkningen

När du har skapat en avräkningsperiod kan du göra manuella justeringar så länge du inte har stängt perioden och skickat avräkningarna till åkarna/underleverantörerna. Högerklicka på en avräkning i den nedre rutan i fönstret Avräkningsnotor, välj Redigera och fyll i formuläret.

I det fönstret visas även de fördefinerade avräkningspåslagen som har lagts in på avräkningen. Du kan ta bort eller ändra dem genom att välja dem i listan till vänster.

Mer information om de enskilda fälten, till exempel rapporttaggar, finns i Tillägg till nota (fönster).

Exempel

En av Budfirmans åkare köper drivmedel av Budfirman. Det ska dras av på avräkningarna. Eftersom summan varierar från månad till månad schemaläggs inte avdraget utan görs direkt på avräkningen när den skapas.

Valuta för avräkningsjusteringar

Du kan göra avräkningsjusteringar i andra valutor än den ni har som standardvaluta och den som är inställd på åkaren/underleverantören. Beloppet kan visas på avräkningen i alla tre valutorna, och de visas även i fönstret Tillägg till nota (se Tillägg till nota (fönster)). För schemalagda avräkningsjusteringar väljer du valuta i fönstret Fördefinierade avräkningspåslag. För manuella avräkningsjusteringar väljer du valuta i fönstret Tillägg till nota.

Se till att du har en valutakurs som räknar om beloppet från standardvalutan till den valuta ni väljer på avräkningsjusteringen (se Valutor). Valutakursen måste vara giltig det datum som avräkningsperioden skapas. Om det inte finns någon giltig valutakurs blir beloppet för justeringen ”0,00” på avräkningen.

Exempel

 Budfirman har följande inställningar i Opter:

• Standardvaluta (kontorsinställningarna): SEK

• Valuta för Åkare 1: DKK

• Valuta på avräkningsjusteringen: EUR

Budfirman sätter upp ett schemalagt avdrag på 200 EUR, eftersom det har med tredjepart att göra. De måste då ha en valutakurs mellan EUR och SEK för att beloppet ska bli korrekt i DKK eftersom valutan räknas om EUR > SEK > DKK. Avdraget blir då 200 EUR > 2 200 SEK > 1 452 DKK.

Om de inte hade angett någon kurs mellan EUR och SEK, eller om valutakursen lades till efter att avräkningsperioden skapades, hade avdraget blivit 0 DKK på avräkningen.

Beloppet visas i alla tre valutorna i fönstret Tillägg till nota.

Visa justeringarna på avräkningen

När du skapar en avräkningsperiod kan du se vilka justeringar som kommer att läggas på genom att högerklicka på en avräkning i den nedre rutan och välja Redigera. Där kan du även ta bort och lägga till justeringar.

Om du vill se hur de visas på avräkningen som skickas till åkaren/underleverantören klickar du på Förhandsgranska. Klicka på Ändra rapport om du vill redigera mallen på något sätt.

Rapporttaggar

Taggarna för avräkningsjusteringar finns i listan BillAdditions. Information om rapporttaggarna för enskilda fält finns i Tilläggstyper för avräkningsnotor (fönster), Fördefinierade avräkningspåslag (fönster) och Tillägg till nota (fönster).

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
    <dataitem source="object" command="BillAdditions">

      <dataitemheader fontbold="true">
        <item name="Name" x="10" y="5" fontsize="10" width="100" />
        <item name="Description" x="10" y="12" width="60" />
      </dataitemheader>

      <data name="BAT_Name" x="30" y="1" width="40" />
      <data name="BAT_Descr" x="70" y="1" width="79" />

    </dataitem>

Se även