Inställningar för att ta emot fakturor och följa upp kostnader

I den här artikeln

För att ta emot fakturor från åkare och underleverantörer, hädanefter kallat resurser, och kunna följa upp kostnaderna för dem på ett bra sätt, kan du behöva anpassa resursprissättningar, göra inställningar för resursen och lägga till tomma kostnadsartiklar i dina prislistor. I den här guiden hittar du information om hur du gör dessa inställningar.

Steg 1. Skapa och anpassa resursprissättningar

Börja med att se till att du har en resursprissättning som passar, eller skapa en. Gör så här:

Klicka på Register > Resursprissättningar.
Välj en resursprissättning i listan till vänster eller skapa en ny genom att klicka på och ange de grundläggande uppgifter som ska gälla för den.
Om du har en prislista för åkaren eller underleverantören, välj den i listrutan Prislista. Om du inte vill använda någon prislista väljer du [Ingen].

Resursprissättningen måste kunna generera en kostnad, genom att ha en prislista eller generera avräkningsprocent (provision).
Kontrollera att kryssrutan Andel av kundprisets resursvärde om inget pris kan räknas ut är avmarkerad.
Två tillfällen då kryssrutan Andel av kundprisets resursvärde om inget pris kan räknas ut ska vara markerad är:
- om åkaren/underleverantören ska få en procentuell andel av kundprisets resursvärde. Ge då Avräkningsfaktor värdet på den andel du vill att åkaren/underleverantören ska få i procent
- om du vill skapa ”tomma” kostnadsartiklar där du själv skriver in pris på ordern. Ge då Avräkningsfaktor värdet 0%.
Klicka på för att spara alla ändringar.

Steg 2. Inställningar för åkare och underleverantörer

För att ställa in så att du kan följa upp kostnader för en resurs som skickar faktura, gör så här:

Klicka på Register > Åkare eller Register > Underleverantörer.
Välj den resurs du vill arbeta med i listan till vänster eller klicka på för att skapa en ny.
Gå till fliken Prissättning och avräkning.
Välj önskad prissättning i listrutan Resursprissättning.
Markera kryssrutan Skickar faktura.
Om du vill att den förväntade kostnaden för resursens faktura ska föras in på ordrar och uppdrag automatiskt markerar du kryssrutan Skapa kostnadsartiklar automatiskt.

Kontrollera gärna att du inte har både manuella och automatiska kostnadsartiklar på en order. Det ger dubbla kostnader för resursens faktura.
Klicka på för att spara alla ändringar.

Steg 3. Inställningar i prislistor

För att förbereda dina prislistor för att resurser ska skicka fakturor behöver du se till att det finns en tom artikel av typen Kostnad som används för att visa förväntad och verklig kostnad för resurser. Gör så här:

Klicka på Ekonomi > Prislistor.
Öppna mappen Prislistor genom att klicka på .
Välj en prislista som ska fungera som huvudprislista för alla de prislistor som ska kunna användas tillsammans med åkaren eller underleverantören och skapa en artikel av typen kostnad med priset 0 i den prislistan. Så här:
1. Öppna huvudprislistan genom att klicka på till vänster om mappen och öppna mappen Artiklar på samma sätt.
2. Om mappen innehåller artiklar, klicka på varje artikelmapp och se efter om någon av dem har Kostnad valt i listrutan Artikeltyp och priset 0.
  
  Det bör endast finnas en kostnadsartikel i varje prislista. Finns det fler kan det orsaka fel rörande uppföljningen av kostnader för resurser.
3. Om prislistan inte innehåller någon artikel av typen kostnad, klicka på för att skapa en ny. Välj Kostnad i listrutan Artikeltyp och ge artikeln priset 0.
  
  Artiklar av typen Kostnad bör alltid ha priset 0. Arbeta med prissättningen i resursprissättningen istället för att göra det direkt i kostnadsartikeln.
4. Klicka på för att spara alla ändringar.
Gå till varje prislista som ska kunna användas tillsammans med åkaren eller underleverantören och välj huvudprislistan i listrutan Huvudprislista. Glöm inte att spara ändringen i varje prislista.