Fakturering

Du kan fakturera dina kunder direkt från Opter. Fakturorna kan skickas som e-fakturor, i PDF-format via e-post eller skrivas ut och postas på traditionellt vis. Fakturornas innehåll plockas från de ordrar som du bestämmer ska faktureras när du skapar en fakturaperiod.

Hur själva fakturan som skickas ut till kunden ska se ut, och vilken information som ska visas på den, kan du själv bestämma. Fakturamallen som följer med vid installationen av Opter kan anpassas efter era önskemål under driftsättningen.

Alla fakturor utgår från ordrarna och det är i dem du ska göra eventuella korrigeringar om det är något på fakturan till kunden som inte stämmer. Du kan även skapa både fakturor och kreditfakturor manuellt om det behövs.

Fönstret Fakturor

Klicka på Fakturor i verktygsfältet på huvudmenyn.

Fönstret Fakturor som öppnas är uppdelat i tre delar:

• Överst finns en lista med fakturaperioder (1).

• I mitten finns sökfält där du kan söka fram enskilda fakturor (2). Du kan till exempel söka efter fakturor som tillhör en viss kund, ett fakturanummer eller fakturan som hör till en viss order. Välj sökkategori i listrutan (3) och skriv sedan in det du söker på i fältet ovanför (4).

  Använd * (asterisk) om du vill söka på delar av ord. ”opt*” hittar till exempel ”Opter” och ”Optimal”, men inte ”Copter”. ”*ter” hittar ”Opter” och ”Baxter” men inte ”Terranet”.

• Längst ner finns en lista där fakturorna i den markerade fakturaperioden, eller fakturorna som du har sökt fram, visas (5). Dubbelklicka på en faktura för att öppna en förhandsgranskning av den.

Fakturaperioder

En fakturaperiod är en samling av fakturor som har skapats vid samma tillfälle. Det behöver inte nödvändigtvis vara alla fakturor under en viss tidsperiod. Vilka fakturor som finns i fakturaperioden beror på vilka ordrar du samlade ihop när du skapade den. Mer information finns i Skapa fakturor (fönster).

När du klickar på en fakturaperiod ser du alla de fakturor som ingår i den i listan längst ned i fönstret.

Kreditfakturor får egna fakturaperioder och vanligtvis också egna nummerserier. Kreditfakturor och manuella fakturor kan skapas vid olika tillfällen men ändå hamna i samma fakturaperiod.

Öppna och stängda fakturaperioder

En fakturaperiod kan vara öppen eller stängd. Efter att du har skapat fakturorna är perioden öppen och du kan göra ändringar i ordrar och fakturor som ingår i den, och även ta bort fakturor helt och hållet. Om du tar bort en faktura uppdateras fakturanumren i perioden så att inte nummerserien innehåller några luckor.

När du har granskat och korrigerat fakturorna för en period stänger du den . När du stänger en fakturaperiod görs all kontering och du kan skicka fakturorna via e-post, skriva ut dem och/eller exportera till externa system. Mer information finns i Faktura- och avräkningsexporter. När du har stängt perioden går det inte längre att ändra fakturorna i den eller ta bort dem. Om du behöver korrigera en faktura i en stängd fakturaperiod gör du en kreditfaktura.

Som standard går det inte att ha mer än en period av samma typ öppen åt gången (fakturor, kreditfakturor, räntefakturor, manuella fakturor). Det går dock att ändra i kontorsinställningarna (listrutan Faktureringssätt på fliken Fakturainställningar). Om du har flera öppna perioder samtidigt måste de stängas i samma ordning som de öppnades, och det går bara att ta bort den fakturaperiod som skapades senast. Det går heller inte att ta bort enskilda fakturor ur någon av de öppna perioderna, vilket du kan göra om du bara har en period öppen åt gången.

Se även