Internfakturering

För att inte blanda in transaktioner mellan avdelningar inom samma företag i den ordinarie omsättningen, och kundreskontran, kan ni använda funktionen för internfakturering. Försäljning till internkunder bokförs då på ett annat konto än försäljning till externa kunder, och fakturorna markeras som betalade automatiskt eftersom de kvittas direkt mot ett utgiftskonto, utan att några pengar flyttas.

Aktivera funktionen för internkunder i kontorsinställningarna

Klicka på Inställningar > Kontor> fliken Fakturainställningar och markera Använd internkunder. Det här aktiverar hela funktionen och tar fram konteringsinställningarna för internkunder (se steg 5 nedan).

Om du avmarkerar inställningen inaktiveras hela funktionen för internfakturering och den ordinarie konteringen används. Om du har gjort särskilda konteringsinställningar, i till exempel kundregistret, finns de kvar om du aktiverar funktionen igen.

Skapa konton för internfakturering

Klicka på Ekonomi > Konton och skapa ett försäljnings- och ett kostnadskonto som du kan kontera interna fakturor på.

Eftersom pengarna bara flyttas mellan olika avdelningar inom företaget läggs ingen moms på internförsäljning, så det behövs inga särskilda konton för ut- och ingående moms.

Skapa en momssats på 0 % för internkunder

Klicka på Ekonomi > Momssats och skapa en momssats på 0 % som ska användas för internkunder. Välj de konton för internfakturering som du skapade i steg 2 för försäljning, diff och kostnader.

Du kan välja de vanliga standardkontona för ut- och ingående moms, men inga momsbelopp kommer att bokföras på de kontona.

Ange att kunden är en internkund och ställ in momssatsen

Avdelningen eller bolaget som ni vill internfakturera måste finnas som kund i kundregistret och vara inställd som internkund.

Klicka på Register > Kunder och sök fram avdelningen/bolaget. Gå till fliken Prissättning och välj den momssats du skapade i steg 3 (1). Gå sedan till fliken Faktureringsuppgifter och markera Internkund (2). Den inställningen gör följande:

• Kontering för internförsäljning används istället för den vanliga konteringen, se steg 5 nedan.

• Konteringsschemat för kundfordringar ignoreras, se steg 5 nedan.

• Fakturor markeras automatiskt som betalda (enligt fakturadatumet) när fakturaperioden stängs.

• Det går att visa på fakturan att den gäller en internkund med taggen Header.CUS_InternalCustomer, som returnerar texten ”True” eller ”False”.

• När kundregistret exporteras till Excel syns det vilka kunder som är internkunder i kolumnen Internkund.

Ställ in konteringen

Gå till fliken Kontering i kundregistret. I och med att funktionen är aktiverad (steg 1), och att kunden är flaggad som internkund (steg 4), används inte kontona under Försäljning och Kostnad (1). Inte heller konteringsschemat för kundfordringar har någon betydelse för internkunder (2).

Istället används kontona under Internförsäljning och Motkonto internförs (3). [Standard] innebär att de konton du ställde in på momssatsen i steg 3 används. Om du vill använda andra konton för den här specifika internkunden väljer du dem i listrutorna.

När internkunden faktureras markeras fakturan som betald och beloppet bokförs på de försäljnings- och kostnadskonton som du har angett på momssatsen eller i kundregistret. Du kan skapa en testorder och kontrollera hur konteringen blir genom att klicka på Förhandsgranska kontering i ordermottagningen.

Exempel

Extern kund köper en helhetslösning och intäkterna fördelas mellan olika avdelningar

Stina köper byggtjänster för 150 000 SEK + moms (37 500 SEK) av byggavdelningen på Bygg och transport AB, som inte använder Opter. I bygget ingår transporter på 30 000 SEK, som byggavdelningen i sin tur köper av transportavdelningen. Transportavdelningen använder Opter. Stina får en faktura på hela beloppet (187 500) av Bygg och transport AB. Transportavdelningen fakturerar byggavdelningen 30 000 SEK. Eftersom byggavdelningen är en internkund bokförs beloppet på kontot för internförsäljning utan moms. Beloppet kvittas direkt genom att det motkonteras på kontot för interntutgifter.

Byggavdelningens intäkter från ordern blir 120 000 SEK, och transportavdelningens intäkter blir 30 000 SEK. Momsen redovisas som vanligt via byggavdelningens ekonomisystem.

En avdelning inom en koncern använder Opter, men inte koncernen som helhet

Budfirman är en del av Global Cargo. Global Cargo använder inte Opter. I Budfirmans Opter-system har Global Cargo lagts in som internkund. När Budfirman fakturerar Global Cargo bokförs beloppen direkt på de konton som har angetts i kundregistret.

Se även