Fagkyndig: David Magnusson-Rosén

Eksport af fakturaer til Procountor (API)

Du kan forbinde (integrere) Opter med økonomisystemet Procountor. Derefter kan du eksportere fakturaer fra Opter til Procountor via API. Mere information om Procountor findes på https://procountor.fi, på svensk https://procountor.se/ og på engelsk https://procountor.fi/en/.

Når du eksporterer en faktura fra Opter til Procountor, sker der følgende:

• Fakturaerne eksporteres som "konteringsprodukter", dvs. det er konteringen, der overføres.

  Hvis du ønsker det, kan den grafiske Opter-faktura med alle detaljer vedhæftes som PDF-fil. (Du foretager indstillingen i trin 2 nedenfor).

• Kundeoplysninger eksporteres og opdateres i Procountor.

Forudsætninger

Ydelsesenheder og dimensioner

Det, der kaldes et "profitcenter" i Opter, kaldes en "dimension" i Procountor. Ved eksport af fakturaer (bogføring af produkter) matches navnet på profitcentret i Opter med navnet på dimensionen i Procountor.

Kontroller følgende:

• Alle profitcentre, du bruger i Opter, er tilgængelige som dimensioner i Procountor. (Det er ikke muligt at oprette nye dimensioner i Procountor via API-kald).

• at du bruger de samme navne på profitcentre i Opter som på dimensioner i Procountor.

Hvis du tilføjer en ny afdeling eller gruppe under et profitcenter i Opter, vil den nye afdeling eller gruppe automatisk blive oprettet i Procountor under fakturaeksporten (hvis den nye afdeling eller gruppe er inkluderet i et konteringsprodukt).

Kontonummer

De kontonumre, der bruges i Opter, skal findes i Procountor.

Fakturanummer og fakturanummerserier

Procountor accepterer fakturanumre fra Opter. Vi anbefaler, at du sørger for, at numrene på de fakturaer, der er oprettet i Opter, ikke kolliderer med numrene på de fakturaer, der er oprettet direkte i Procountor. Du kan løse det ved at bruge forskellige fakturanummerserier i Opter og Procountor.

Valutakoder

Procountor bruger de samme valutakoder som Opter.

Kundenummer

Kontroller, at alle Opter-kunder har et kundenummer i feltet Finanskontonummer på fanen Generelt i kunderegistret.

Ved eksport af fakturaer sendes kundenummeret også til Procountor. Hvis der ikke er noget nummer i feltet Finanskontonummer, får du en fejlmeddelelse, når du eksporterer.

(Kundekoden er tilgængelig i Opter, men ikke i Procountor).

Kundens bank

Koden for kundens bank skal indtastes i feltet EDI kode i Opters kunderegister på fanen Detaljer. Kontroller, at feltet EDI kode indeholder de korrekte oplysninger for alle dine kunder. For mere information, se tabellen nedenfor og https://support.procountor.fi/.

Kundens bank	EDI kode
Aktia/Paikallisosuuspankki	HELSFIHH
Ålandsbanken	AABAFI22
Apix Messaging Oy	003723327487
Apix Messaging Oy (old code)	00372332748700001
BasWare Einvoices Oy	BAWCFI22
CGI Suomi (ent. Logica Suomi Oy)	003703575029
Danske Bank	DABAFIHH
DNB Bank ASA, Finland Branch	DNBAFIHX
Enfo	003714377140
Handelsbanken	HANDFIHH
InExchange Factorum AB	INEXCHANGE
InExchange Factorum AB (old code)	SE556700997101
Liaison Technologies Oy (ent. Anilinker)	003708599126
Maventa	003721291126
Netbox Finland Oy	003726044706
Nordea	NDEAFIHH
Notebeat Oy	003717203971
OpusCapita Solutions Oy	E204503
Osuuspankki	OKOYFIHH
Pagero	003723609900
POP Pankki	POPFFI22
PostNord Strålfors Oy	003701150617
Ropo Capital	003714377140
Säästöpankki	ITELFIHH
S-Pankki/LähiTapiola	SBANFIHH
Sproom ApS	SPROOM
TeliaSonera Finland Oyj	003714756079
Tieto Oyj	003701011385
Peppol	PEPPOL

Produktgruppe "(Undefined variable: UI.IES_ProcountorApiProductGroup)"

Kundenummer

Kontroller, at alle Opter-kunder har et kundenummer i feltet Finanskontonummer på fanen Generelt i kunderegistret.

Ved eksport af fakturaer sendes kundenummeret også til Procountor. Hvis der ikke er noget nummer i feltet Finanskontonummer, får du en fejlmeddelelse, når du eksporterer.

(Kundekoden er tilgængelig i Opter, men ikke i Procountor).

Begrænsninger

Procountor-integration til forskellige markeder

Integrationen er kun testet på det finske marked. Hos Opter kan vi dog tilpasse integrationen til alle Procountors markeder. Hvis du ønsker at kunne bruge Procountor på et andet marked end Finland, skal du kontakte Opters support.

Trin 1: Opret en bruger og en API-nøgle i Procountor

For at kunne eksportere fakturaer til Procountor skal du først oprette en såkaldt m2m-bruger ("machine to machine"-bruger). M2m-brugeren skal have rettigheder som vist i tabellen nedenfor og en tilknyttet API-nøgle. Du behøver ingen personlige login-oplysninger for at eksportere fakturaer til Procountor.

For at kunne eksportere fakturaer til Procountor skal du gøre følgende:

1. Opret en m2m-bruger i Procountor. Se "Opret ny bruger" (under "Brugere og brugerrettigheder" > "Tilføjelse og fjernelse af en bruger"), https://support.procountor.fi/hc/en-us/articles/360000252297-Adding-and-removing-a-user#CREATENEWUSER.

   Hvis du har brug for hjælp til at oprette en m2m-bruger, give den rettigheder og en API-nøgle, kan du kontakte Procountors support.

2. I Procountor skal du sørge for, at m2m-brugeren har alle rettigheder i henhold til nedenstående tabel.

   For at opsætte brugerrettigheder i Procountor, se "Brugere og brugerrettigheder", https://support.procountor.fi/hc/en-us/articles/10142366663580-Users-and-user-rights.

   Betegnelse	Niveau af rettigheder
   basicAccountingInfo	ALL_RIGHTS
   importData	ALL_RIGHTS
   editPersonalInfo	ALL_RIGHTS
   salesOrGroupInvoices	ALL_RIGHTS
   salesInvoiceSearch	ALL_RIGHTS
   customerRegister	ALL_RIGHTS
   productRegister	ALL_RIGHTS
   verification	ALL_RIGHTS
   godkendelse	ALL_RIGHTS
   journalReceipts	ALL_RIGHTS
   journalReceiptSearch	ALL_RIGHTS

3. I Procountor skal du oprette en API-nøgle ("API-nøgle"). Se "Oprettelse af en API-nøgle ved hjælp af Procountor UI", https://dev.procountor.com/m2m-authentication/#creating en api-nøgle ved hjælp af procountor ui.

   (Derefter kopierer du API-nøglen og sætter den ind i Opter i trinnet nedenfor).

4. Gem alle ændringer i Procountor.

Trin 2: Opret en fakturaeksport

1. I Opter skal du klikke på Økonomi > Faktura > Fakturaeksport og oprette en ny fakturaeksport ved at klikke på . Følgende felt skal udfyldes under fanen Generelt:

   • Navn: For eksempel "Procountor (API)".

   • Rapport: Ingen.

   • Type: Procountor API.

   • Kodning: UTF-8.

   • Adgangskode: Her indtaster du den API-nøgle, du oprettede i Procountor i trinnet ovenfor.

2. Hvis du ønsker, at Opter-fakturaen skal vedhæftes i PDF-format, skal du markere afkrydsningsfeltet Inkluder PDF-kopi.

   Vedhæft Opter-fakturaen, hvis du vil have alle detaljer om transporten med i Procountor, f.eks. ordrens afsender, modtager, afstand, vægt og fragtbrevsnummer.

   Hvis PDF-filen ikke kan vedhæftes fakturaen under eksporten, vises der en advarsel (se Fejlmeddelelser nedenfor). Dette stopper dog ikke oprettelsen af fakturaen i Procountor.

3. Hvis du vil reducere størrelsen på PDF-filen, skal du vælge Reducér PDF-filstørrelsen.

   Filstørrelsen gøres mindre ved at fjerne al tekstformatering (fed, kursiv, understreget) og ved at ændre skrifttypen til en, der bruger mindre lagerplads. Hvor meget filstørrelsen reduceres afhænger blandt andet af, hvor meget formatering den indeholder.

4. Klik på for at gemme alle ændringer.

Trin 3: Oversæt Opters momskoder

Fakturaer eksporteres fra Opter til Procountor som "bogføringsprodukter". I Procountor indstilles "momsstatus" på hvert regnskabsprodukt.

For at kunne oprette korrekte bogføringsprodukter skal Opter vide, hvilken momsstatuskode der skal bruges for hver momssats i Opter. For eksempel skal 'momsstatuskode' = 'vat_1' bruges til en momssats på 25,5 %.

Beskrivelser og de mest almindelige koder ("momsstatuskoder") findes på https://support.procountor.fi/hc/en-us/articles/360000240818-VAT-defaults. Hvis du vil se en komplet liste over alle koder, skal du gå til Procountors brugergrænseflade og søge på engelsk "VAT defaults" eller på finsk "ALV-oletukset".

For at Opter kan vide, hvilken "momsstatuskode" der skal bruges for hver momssats i Opter, skal du gøre følgende:

1. I Opter skal du klikke på Økonomi > Faktura > Fakturaeksport.

2. I vinduet Fakturaeksport skal du vælge "Procountor (API)" på listen til venstre.

   Klik på fanen Koder, og vælg Skattesatser i rullemenuen.

3. Indtast "momsstatuskoden" i kolonnen Koder for den eller de momssatser, du bruger. Se eksempel på billedet nedenfor.

   

4. Klik på for at gemme alle ændringer.

Trin 4: Tilføj fakturaeksporten i en fakturaeksportgruppe

Gør følgende for at oprette en ny fakturaeksportindstilling (dvs. en gruppe af eksporter) eller for at kontrollere, om der allerede findes en fakturaeksportindstilling (gruppe), hvor du vil tilføje fakturaeksporten til Procountor:

1. Klik på Økonomi > Faktura > Fakturainformation.

2. Se i listen til venstre, om der allerede findes en fakturaeksportindstilling (gruppe), hvor du vil tilføje Procountor-eksporten. Klik på den pågældende fakturaeksportindstilling, og marker afkrydsningsfeltet for "Procountor (API)" (eller det navn, du har givet fakturaeksporten) under Eksporter.

   Hvis der ikke er nogen fakturaeksportindstilling (gruppe), hvor du vil tilføje Procountor-eksporten, skal du oprette en ny. Klik på , og giv fakturaeksportindstillingen et navn, for eksempel "Procountor (API)". Marker afkrydsningsfeltet for "Procountor (API)" (eller det navn, du har givet fakturaeksporten) under Eksporter.

3. Klik på for at gemme alle ændringer.

4. Vælg, hvilken fakturaeksportindstilling der skal bruges som standard. For at vælge Procountor (API) som standard skal du vælge "Procountor (API)" på listen til venstre og klikke på .

5. For at sikre, at alle fakturaer bogføres i Procountor, skal du markere eksporten "Procountor (API)" for alle eksportindstillinger (grupper).

6. Klik på for at gemme alle ændringer.

7. Hvis du vil indstille, hvilken fakturaeksportindstilling (gruppe) der gælder for en bestemt kunde, skal du klikke på Register > Kunder og søge efter den kunde, du vil foretage indstillingen for. Klik på fanen Faktureringsinformation, og vælg fakturaeksportindstilling (gruppe) i rullemenuen Fakturaeksportindstilling. Klik på for at gemme alle ændringer.

Trin 5: Eksport af fakturaer til Procountor

Du kan eksportere fakturaoplysningerne fra Opter, når du lukker en fakturaperiode, eller efterfølgende ved at vælge, om du vil eksportere hele fakturaperioder eller enkelte fakturaer.

Sådan gør du:

1. Klik på Økonomi > Faktura > Faktura i Opter.

2. Markér den faktura eller fakturaperiode, du vil eksportere, højreklik, og vælg Eksportér.

3. Klik på Eksporter og send for at eksportere fakturaen eller fakturaperioden til Procountor.

   I vinduet Fakturaeksport i Opter vises antallet af fakturaer, som skal eksporteres, sammen med antallet af eksporterede fakturaer samt en statusindikator (længst nede i vinduet). Statusindikatoren bliver helt grøn, når fakturaeksporten er klar.

   Hvis fakturaeksporten mislykkes, bliver statusindikatoren grå, og der står, at eksporten mislykkedes. Hvis eksporten mislykkedes, vises en fejlmeddelelse, se Fejlfinding nedenfor.

Fejlfinding

Hvis eksporten til Procountor ikke fungerer korrekt, vises en fejlmeddelelse. Følgende gælder for fejlmeddelelserne:

• De vises kun, når der opstår fejl under eksport.

• De vises i et pop op-vindue i Opter på eksporttidspunktet.

• Du kan finde yderligere oplysninger i Windows Eventlog. (dvs. tjek klientens hændelseslog, da opkaldene foretages via klienten).

Fejlmeddelelserne og forslag til handlinger er anført i tabellen nedenfor. Når du har løst problemet/fejlen, kan du eksportere fakturaerne igen.

Fejlmeddelelser

Fejlbesked	Beskrivelse
(Undefined variable: UI.IES_ERR_ProcountorApiError)	Denne fejlmeddelelse er knyttet til en fejlmeddelelse fra Procountor. Kontakt Opter-supporten.
(Undefined variable: UI.IES_ERR_ProcountorApiErrorAuthenticationFailed)	Sørg for, at du har indtastet API-nøglen fra Procountor i feltet Adgangskode(se trin 1 og trin 2 ovenfor). Tjek, at den m2m-bruger, du har oprettet, har alle de rettigheder, der er vist i tabellen i trin 1 ovenfor.
(Undefined variable: UI.IES_ERR_ProcountorApiErrorProductGroupMissing)	For mere information, se produktgruppen "OpterGroup " ovenfor. Kontakt Opter-supporten.
(Undefined variable: UI.IES_ERR_ProcountorApiErrorAccountFormatError)	Kontrollér kontonummeret i Opter.
(Undefined variable: UI.IES_ERR_ProcountorApiErrorAccountMissing)	De kontonumre, der bruges i Opter, skal findes i Procountor.
(Undefined variable: UI.IES_ERR_ProcountorApiErrorGettingAccounts)	Kontakt Opter-supporten.
(Undefined variable: UI.IES_ERR_ProcountorApiErrorDimensionMissing)	Det, der kaldes et "profitcenter" i Opter, kaldes en "dimension" i Procountor. Du kan finde yderligere oplysninger i Resultat af enheder og dimensioner ovenfor.
(Undefined variable: UI.IES_ERR_ProcountorApiErrorGettingLedgerReceipt)	Opter kunne ikke hente bogføringen for den faktura, som Opter eksporterede. Kontakt Opter-supporten.
(Undefined variable: UI.IES_ERR_ProcountorApiErrorUpdatingAccounting)	Kontakt Opter-supporten.
(Undefined variable: UI.IES_ERR_ProcountorApiErrorFiscalYearMissingOrClosed)	Procountor har ikke faktureringsperioder, men fakturadatoen i Opter skal falde inden for et åbent regnskabsår i Procountor.
(Undefined variable: UI.IES_ERR_ProcountorApiErrorCreatingCustomer)	Du kan prøve at oprette kunden manuelt i Procountor. Det er vigtigt, at kundenummeret stemmer overens med det, der allerede findes i Opter, se Kundenummer ovenfor. Derefter kan du prøve at eksportere fakturaen igen.
(Undefined variable: UI.IES_ERR_ProcountorApiErrorUpdatingCustomer)	Du kan prøve at opdatere kundeoplysningerne manuelt i Procountor. Det er vigtigt, at kundenummeret stemmer overens med det, der allerede findes i Opter, se Kundenummer ovenfor. Derefter kan du prøve at eksportere fakturaen igen.
Kundenummer mangler i Opter for kunde: {0} (kundekode: {1}, kundenr: {2})	Se kundenummeret ovenfor. Derefter kan du prøve at eksportere fakturaen igen.
(Undefined variable: UI.IES_ERR_ProcountorApiErrorAttachingPdf)	Denne fejlmeddelelse er en advarsel, men den stopper ikke oprettelsen af fakturaen i Procountor. Opter-fakturaen i PDF-format kunne ikke vedhæftes til fakturaen i Procountor. Det kan f.eks. skyldes, at PDF-filen er for stor. Du kan manuelt tilføje PDF-filen (Opter-fakturaen) til fakturaen i Procountor. Hvis du ikke allerede har markeret afkrydsningsfeltet Reducér PDF-filstørrelsen, kan du se, om det hjælper, næste gang du skal eksportere fakturaer. (Se Trin 2: Opret en fakturaeksport ovenfor). Hvis du ikke vil have Opter-fakturaen vedhæftet eksporten, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Inkluder PDF-kopi, (se Trin 2: Opret en fakturaeksport ovenfor).
(Undefined variable: UI.IES_ERR_ProcountorApiErrorRateLimiterError)	Kontakt Opter-supporten.

Se også