Fakturaeksport til Duett (API)

Du kan forbinde (integrere) Opter med økonomisystemet Duett. Derefter kan du eksportere fakturaer fra Opter til Duett via API. Du kan finde yderligere oplysninger om Duett på duett.no.

Når foretager en fakturaeksport fra Opter til Duett, sker der følgende:

Konteringen eksporteres.

For hver eksporteret faktura oprettes et "bilag" i Duett. Dette "bilag" indeholder den kontering, der overføres, konteringsrække efter konteringsrække. En kopi af Opter-fakturaen i PDF-format vil blive vedhæftet dette bilag, hvis du har markeret afkrydsningsfeltet Inkluder PDF-kopi (du kan finde yderligere oplysninger i Trin 1 nedenfor).
Kundeoplysningerne eksporteres og opdateres i Duet, medmindre du aktivt vælger at slå det fra med indstillinger i feltet Starttekst. (Du kan finde yderligere oplysninger i Trin 1 nedenfor).

Forudsætninger

Brugerkonto hos Duett

For at kunne forbinde (integrere) Opter med Duett skal du have en brugerkonto hos Duett. Kontakt Duett, hvis du har brug for yderligere oplysninger.

Kontonummer

De kontonumre, der bruges i Opter, skal være til stede i Duett.

Fakturanummer og fakturanummerserier

Duett accepterer fakturanumre fra Opter. Vi anbefaler, at du sikrer dig, at numrene på de fakturaer, der oprettes i Opter, ikke kolliderer med numrene på de fakturaer, der oprettes direkte i Duett. Det kan du gøre ved at bruge forskellige fakturanummerserier i Opter og Duett.

Postnummer

Postnumrene på de norske kunder, der faktureres i Opter, skal være til stede i Duetts postnummerregister.

Det er ikke muligt at tilføje postnumre i Duett, hverken i klienten eller via API-kald. Hvis du får fejlmeddelelsen Postnummeret {0} mangler i Duett, når du eksporterer, kan du gøre et af følgende (eller begge dele):

Ændr postnummeret i Opter, så det stemmer overens med postnummeret i Duet. Eksportér derefter fakturaen igen.
Deaktiver kundeopdateringer ved at indstille createCustomers=false og updateCustomers=false (i Trin 1 nedenfor), og opdatér kunderegistrene i Opter og Duett manuelt.

Eksportér derefter fakturaen igen.

Valuta- og vekselkoder

Duett henvender sig til det norske marked og anvender norske kroner. Duett og Opter bruger de samme valutakoder.

Resultatenheder

I Opter kan du finde dine resultatenheder under Indstillinger > Kontor, under fanen Økonomi. Hvis de resultatenheder, der bruges i Opter, ikke er til stede i Duett, vil Opter forsøge at oprette dem i Duett.

I Opter kan du se koderne (værdierne) for de forskellige afdelinger under en resultatenhed, hvis du klikker på Økonomi > Resultatenheder og vælger resultatenhed. Hvis de koder (værdier), der anvendes for en resultatenhed, ikke er til stede i Duett, vil Opter forsøge at oprette dem i Duett.

Begrænsninger

Der er følgende begrænsning:

Det er ikke muligt at tilføje postnumre i Duett, hverken i klienten eller via API-kald. Du kan finde yderligere oplysninger i Postnummer ovenfor.

Trin 1: Opret en fakturaeksport for Duett i Opter

Klik på Økonomi > Faktura > Fakturaeksport, og opret en ny fakturaeksport ved at klikke på . Følgende felt skal udfyldes under fanen Generelt:

Navn: F.eks. "Duet (API)".
Rapport: Ingen.
Type: Duett API.
Kodning: UTF-8.
Adgangskode: Adgangskode (API-klientnøgle) fra Duett. Alternativt kan du selv oprette en API-klientnøgle i Duet. Hvis det ikke er muligt, skal du kontakte Duetts support.

Starttekst: I dette felt kan du tilføje to ekstra indstillinger, hvis du vil tilpasse eksporten.

Hvis du ønsker at oprette kunder, som ikke findes i Duett, og opdatere kundeoplysningerne automatisk under eksporten, behøver du ikke at indtaste noget i feltet Starttekst.

Brug formatet "parameter=værdi", og skriv en parameter pr. linje, som i eksemplet nedenfor.

Eksempel, feltet Starttekst

1
2
createCustomers=false
updateCustomers=false

Hvis du ikke indtaster en bestemt parameter i feltet Starttekst, anvendes standardindstillingen.

Du kan finde yderligere oplysninger om parametrene i feltet Starttekst

Parameter	Beskrivelse
createCustomers=<true/false>	Vælg, om kunden skal oprettes automatisk i Duett eller ej: "True" (standard): Hvis kunden på den faktura, der eksporteres, ikke findes i Duett, så oprettes kunden automatisk i Duett. "False": Hvis kunden på den faktura, der eksporteres, ikke findes i Duett, får du en fejlmeddelelse fra Duett, når du eksporterer fakturaen. Fejlmeddelelsen er Kunde {0} mangler i Duett, og eksport af kunder er blevet deaktiveret. Kunden oprettes altså ikke automatisk i Duett, men du kan oprette kunden manuelt i Duett og derefter eksportere fakturaen igen.
updateCustomers=<true/false>	Vælg, om kundeoplysningerne skal opdateres automatisk i Duett eller ej: "True" (standard): Hvis kundeoplysningerne på den faktura, der eksporteres, er blevet ændret i Opter, siden kunden sidst blev inkluderet i en eksport, vil Opter opdatere kundeoplysningerne i Duet. "False": Opter opdaterer ikke kundeoplysningerne i Duett. Hvis du vælger denne mulighed, anbefaler vi, at du manuelt holder kunderegistrene i Opter og i Duett opdaterede, så de altid indeholder de samme oplysninger.

Parameter

Beskrivelse

createCustomers=<true/false>

Vælg, om kunden skal oprettes automatisk i Duett eller ej:

"True" (standard): Hvis kunden på den faktura, der eksporteres, ikke findes i Duett, så oprettes kunden automatisk i Duett.
"False": Hvis kunden på den faktura, der eksporteres, ikke findes i Duett, får du en fejlmeddelelse fra Duett, når du eksporterer fakturaen. Fejlmeddelelsen er Kunde {0} mangler i Duett, og eksport af kunder er blevet deaktiveret.

Kunden oprettes altså ikke automatisk i Duett, men du kan oprette kunden manuelt i Duett og derefter eksportere fakturaen igen.

updateCustomers=<true/false>

Vælg, om kundeoplysningerne skal opdateres automatisk i Duett eller ej:

"True" (standard): Hvis kundeoplysningerne på den faktura, der eksporteres, er blevet ændret i Opter, siden kunden sidst blev inkluderet i en eksport, vil Opter opdatere kundeoplysningerne i Duet.
"False": Opter opdaterer ikke kundeoplysningerne i Duett.

Hvis du vælger denne mulighed, anbefaler vi, at du manuelt holder kunderegistrene i Opter og i Duett opdaterede, så de altid indeholder de samme oplysninger.

Hvis du ønsker, at Opter-fakturaen skal vedhæftes i PDF-format, skal du markere afkrydsningsfeltet Inkluder PDF-kopi.

Duett understøtter ikke alle de oplysninger, du muligvis vil have inkluderet på en transportfaktura, såsom afsender, modtager, afstand, vægt, fragtbrevsnummer m.m. Derfor oprettes den grafiske faktura med alle oplysninger i Opter og sendes derefter til Duett som en PDF-fil.
Hvis du vil reducere størrelsen på PDF-filen, skal du vælge Reducér PDF-filstørrelsen.

Filstørrelsen gøres mindre ved at fjerne al tekstformatering (fed, kursiv, understreget) og ved at ændre skrifttypen til en, der bruger mindre lagerplads. Hvor meget filstørrelsen reduceres afhænger blandt andet af, hvor meget formatering den indeholder.
Klik på for at gemme alle ændringer.

Trin 2 (valgfrit): Oversæt Opters momskoder

Det er muligt at føje moms til kontonumre i Duett, men momskoden for hver konteringsrække i Opter sendes altid ved fakturaeksport til Duett. Som standard sendes momssatsen i hele procent som momskode, f.eks. "25".

Hvis du skal bruge andre momskoder, skal du indtaste momskoderne i oversættelsestabellen. Se instruktionerne nedenfor. Hvis der findes en oversættelse af konteringsrækkens moms i vinduet Fakturaeksport under fanen Koder, sendes den momskode i stedet for standardindstillingen, som er, at momssatsen sendes i hele procent som momskode.

Hvis du vil bestemme, hvilken eller hvilke momskoder der sendes til Duett, skal du gøre således:

I Opter, i vinduet Fakturaeksport, skal du klikke på fanen Koder og vælge Skattesatser fra rullemenuen.
Indtast momskoden i kolonnen Koder for den eller de momssatser, du vil administrere.
Klik på for at gemme alle ændringer.

Trin 3: Tilføj fakturaeksporten i en fakturaeksportgruppe

For at oprette en ny fakturaeksportindstilling (dvs. gruppe af eksporter) eller for at kontrollere, om der allerede findes en fakturaeksportindstilling (gruppe), hvor du ønsker at tilføje fakturaeksporten til Duett, skal du gøre følgende:

Klik på Økonomi > Faktura > Fakturainformation.
Se på listen til venstre, om der allerede findes en fakturaeksportindstilling (gruppe), hvor du vil tilføje fakturaeksporten til Duett. Klik på den pågældende fakturaeksportindstilling, og markér afkrydsningsfeltet for "Duett (API)" (eller det navn, du har givet fakturaeksporten) under Eksporter.

Hvis der ikke findes en fakturaeksportindstilling (gruppe), hvor du vil tilføje fakturaeksporten til Duett, skal du oprette en ny. Klik på , og giv fakturaeksportindstillingen et navn, f.eks. "Duett (API)". Markér afkrydsningsfeltet for "Duett (API)" (eller det navn, du har givet fakturaeksporten) under Eksporter.
Klik på for at gemme alle ændringer.
Vælg, hvilken fakturaeksportindstilling der skal bruges som standard. For at vælge Duett (API) som standard skal du markere "Duett (API)" i listen til venstre og klikke på .
For at sikre at alle fakturaer bogføres i Duett, skal du markere "Duett (API)"-eksporten for samtlige eksportindstillinger (grupper).
Klik på for at gemme alle ændringer.
Hvis du vil indstille, hvilken fakturaeksportindstilling (gruppe) der gælder for en bestemt kunde, skal du klikke på Register > Kunder og søge efter den kunde, du vil foretage indstillingen for. Klik på fanen Faktureringsinformation, og vælg fakturaeksportindstilling (gruppe) i rullemenuen Fakturaeksportindstilling. Klik på for at gemme alle ændringer.

Trin 4: Eksportér fakturaer til Duett

Du kan eksportere fakturaoplysningerne fra Opter, når du lukker en fakturaperiode, eller efterfølgende ved at vælge, om du vil eksportere hele fakturaperioder eller enkelte fakturaer.

Klik på Økonomi > Faktura > Faktura i Opter.
Markér den faktura eller fakturaperiode, du vil eksportere, højreklik, og vælg Eksportér.
Klik på Eksporter og send for at eksportere fakturaen eller fakturaperioden til Duett.

I vinduet Fakturaeksport i Opter vises antallet af fakturaer, som skal eksporteres, sammen med antallet af eksporterede fakturaer samt en statusindikator (længst nede i vinduet). Statusindikatoren bliver helt grøn, når fakturaeksporten er klar.

Hvis fakturaeksporten mislykkes, bliver statusindikatoren grå, og der står, at eksporten mislykkedes. Hvis eksporten mislykkedes, vises en fejlmeddelelse. Se Fejlmeddelelser nedenfor.
Hvis du vil kontrollere, at konteringen er overført korrekt i Duett, skal du gøre dette:
1. Da der ikke kan oprettes egentlige fakturaer via API-kald, er man nødt til at gå via kunden og se, hvilke hovedbogsposter der findes, og derfra kan man gennemgå de oprettede "bilag" og sikre, at konteringen i Duett stemmer overens med den i Opter.
  
  I Duet skal du klikke på "Menu" > "Salg" > "Kunder". Højreklik på den kunde, du vil tjekke transaktionerne for, og vælg "Transaktionsoversigt". Vinduet "Hovedbogsoversigt" åbnes.
2. Find fakturaen, og klik på bilagsnummeret i kolonnen "Bilagsnummer". Vinduet "Bilagsjournal" åbnes.
3. Brugergrænsefladen har sine begrænsninger, så vi anbefaler, at du laver en eksport fra Duet til Excel for at få alle data med.
4. Tjek, at konteringen i Duett stemmer overens med den i Opter.

Fejlfinding

Hvis eksporten til Duett ikke virker, som den skal, vises en fejlmeddelelse. Følgende gælder for fejlmeddelelserne:

De vises kun, når der opstår fejl under eksport.
De vises i et pop op-vindue på eksporttidspunktet.
Du kan finde yderligere oplysninger i Windows Eventlog. (dvs. tjek klientens hændelseslog, da opkaldene foretages via klienten).

Fejlmeddelelserne og forslag til handlinger er anført i tabellen nedenfor. Når du har løst problemet/fejlen, kan du eksportere fakturaerne igen.

Kunne ikke hente...

Vedrørende alle fejlmeddelelser, der starter med "Kunne ikke hente..." i tabellen nedenfor:

I Duett kan du oprette et vilkårligt antal fakturaer med samme nummer. I Opter er det muligt at eksportere fakturaer, som allerede er blevet eksporteret, hvilket øger risikoen for at dublere fakturaer i Duett. Derfor har Opter en kontrolfunktion, der sørger for at spørge Duett, om fakturaen med nummer x i periode y findes. Hvis fakturaen allerede findes i Duett, eksporterer Opter ikke fakturaen til Duett (igen), men går videre til den næste faktura i eksporten. Der oprettes ingen dubletter i Duett.
Hvis der går noget galt, når Opter anvender denne kontrolfunktion, vil fejlmeddelelserne, der starter med "Kunne ikke hente...", blive vist. Fejlmeddelelserne og forslag til handlinger er anført i tabellen nedenfor.

Fejlmeddelelser

Fejlbesked	Beskrivelse
Fejl ved API-kald	Denne fejlmeddelelse er knyttet til en fejlmeddelelse fra Duett. Kontakt Opter-supporten.
Det var ikke muligt at logge ind på Duett	Kontrollér, at du har indtastet den korrekte adgangskode i feltet Adgangskode (i Trin 1 ovenfor).
Et modul mangler i Duett. Log ind på Duett og løs problemet.	Tilføj det manglende modul. Du kan eventuelt selv føje det manglende modul til Duett. Hvis det ikke er muligt, skal du kontakte Duetts support.
Forkert angivet kontonummer: {0}	Kontrollér kontonummeret i Opter.
Konto {0} mangler i Duett. Tjek tilgængelige konti i Duett.	De kontonumre, der bruges i Opter, skal være til stede i Duett.
Kunne ikke hente konti	Opter kunne ikke indhente oplysninger om kontiene, da Opter brugte kontrolfunktionen. Du kan finde yderligere oplysninger i Kunne ikke hente... ovenfor. Kontakt Opter-supporten.
Det var ikke muligt at oprette kunden i Duett	Du har angivet createCustomers=true i feltet Starttekst (i Trin 1 ovenfor). Du kan oprette kunden manuelt i Duett og derefter eksportere fakturaen igen. Hvis du vil, kan du også deaktivere kundeopdateringer ved at indstille createCustomers=false og updateCustomers=false (i Trin 1 nedenfor), og opdatere kunderegistrene i Opter og Duett manuelt.
Kunne ikke hente kunder	Opter kunne ikke indhente oplysninger om kunden, da Opter brugte kontrolfunktionen. Du kan finde yderligere oplysninger i Kunne ikke hente... ovenfor. Kontakt Opter-supporten.
Kunde {0} mangler i Duett, og eksport af kunder er blevet deaktiveret	Du har angivet createCustomers=false i feltet Starttekst (i Trin 1 ovenfor). Du kan gøre et af følgende: Opret kunden manuelt i Duett, og eksportér derefter fakturaen igen. Indstil createCustomers=true i feltet Starttekst, seTrin 1 ovenfor, og eksportér derefter fakturaen igen.
Kunne ikke hente kundeoplysninger for {0}	Opter kunne ikke indhente oplysninger om den angivne kunde, da Opter brugte kontrolfunktionen. Du kan finde yderligere oplysninger i Kunne ikke hente... ovenfor. Kontakt Opter-supporten.
Der opstod en fejl ved opdatering af kunde {0}	Denne fejlmeddelelse er knyttet til en fejlmeddelelse fra Duett. Kontakt Opter-supporten.
Postnummeret {0} mangler i Duett	Se sektionen Postnummer ovenfor.
Det var ikke muligt at oprette resultatenheden {0} i Duett	Hvis de resultatenheder, der bruges i Opter, ikke er til stede i Duett, vil Opter forsøge at oprette dem i Duett. Hvis du får denne fejlmeddelelse, har Opter ikke kunnet oprette resultatenhederne i Duet. Du kan finde yderligere oplysninger isektionen Resultatenheder ovenfor. Kontakt Opter-supporten.
Det var ikke muligt at oprette værdien {0} for resultatenheden i Duett	Kontrollér i Opter, at alle afdelinger har en kode (en værdi) i feltet Kode (i vinduerne Resultatenheder 1-Resultatenheder 5). Du kan finde yderligere oplysninger isektionen Resultatenheder ovenfor.
Kunne ikke hente resultatenheder	Opter kunne ikke indhente oplysninger om resultatenheder, da Opter brugte kontrolfunktionen. Du kan finde yderligere oplysninger i Kunne ikke hente... ovenfor. Kontakt Opter-supporten.
Det var ikke muligt at eksportere faktura {0} til Duett	Det var ikke muligt at eksportere den angivne faktura til Duett. Kontakt Opter-supporten.
Kunne ikke hente fakturaer	Noget gik galt, da Opter brugte kontrolfunktionen til at spørge Duett, om fakturaen med nummer x i periode y allerede findes i Duett. Du kan finde yderligere oplysninger i Kunne ikke hente... ovenfor. Kontakt Opter-supporten.
For mange kald	Kontakt Opter-supporten.